Vergabeakten

Im Rahmen eines Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens sind alle Unterlagen und Dokumentationen an einem zentralen Ort zusammenzufassen. Öffentliche Auftraggeber haben sich hinsichtlich der Transparenz ihrer Vergabeverfahren gesetzes- und ausschreibungskonform zu verhalten; im Zweifel müssen sie in der Lage sein, dies nach außen zu dokumentieren.

Der Begriff "Vergabeakten" ist nicht definiert. Vergabeakten beinhalten die Dokumentation sämtlicher Vorgänge, die in Bezug zum Ausschreibungs- und Vergabeverfahren stehen und notwendig sind, um die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens zu beurteilen.

Anspruch des Bieters

Jeder einzelne Bieter hat Anspruch darauf, dass sämtliche wesentliche Schritte und Entscheidungen vom Auftraggeber schriftlich dokumentiert werden. Laut § 20 VOB/A ist der Auftraggeber beispielsweise dazu verpflichtet, die einzelnen Verfahrensschritte, die einzelnen Maßnahmen, maßgebenden Feststellungen und die Begründung einzelner Beschlüsse und Entscheidungen in Textform festzuhalten.

Dokumentationspflicht des Auftraggebers

Die Pflicht zur Dokumentation setzt bereits sehr früh im Vergabeverfahren ein. Die Vergabeakten müssen Informationen darüber enthalten, für welches bestimmte Vergabeverfahren sich der Auftraggeber entschieden hat und wie hoch der Auftragswert ist. Gegebenenfalls sind Aussagen darüber hinzuzufügen, ob und aus welchen Gründen sich der Auftraggeber für oder gegen eine Losvergabe entschieden hat.

Vergabeakten sind zeitnah zu führen und während des Ausschreibungsverfahrens fortlaufend und lückenlos zu erweitern.

Erklärung zu Vergabeakten: Das Interesse der Beteiligten

In der Regel kommen die Auftraggeber ihrer Dokumentationspflicht zuverlässig nach. In diesem Fall können die Vergabeakten nach Verfahrensabschluss in das Archiv des Auftraggebers übernommen werden.

Es gibt jedoch Fälle, in denen ein Bieter sich bei Vergaben oberhalb des Schwellenwertes zur Vergaberüge entschließt und bei der Vergabekammer Antrag auf Überprüfung stellt. Die Kammer wird daraufhin den Auftraggeber auffordern, die vollständige Vergabeakte kurzfristig zu übermitteln.

Das Recht auf Einsicht in die Vergabeakte

Während eines laufenden Verfahrens vor der Vergabekammer hat nicht nur die Kammer selbst das Recht auf Akteneinsicht. Auch der Bieter, der den Nachprüfungsantrag gestellt hat, kann nach § 111 GWB Einsicht in die betreffende Vergabeakte verlangen. Je nach Interessenlage gibt es unterschiedliche Meinungen darüber, wie umfangreich das Akteneinsichtsrecht des Bieters ist.