Vorinformation

Über eine Vorinformation können interessierte Bieter schon im Vorfeld eines Vergabeverfahrens Informationen über beabsichtigte Auftragsvergaben erhalten.

Vorinformation: Definition

Erklärung zu Vorinformation: Die Vorinformation ist in Zusammenhang mit Vergabeverfahren eine Bekanntmachung des öffentlichen Auftraggebers, in der dieser die Absicht einer geplanten Auftragsvergabe bekanntgibt. Die Vorinformation geht dem eigentlichen Vergabeverfahren voraus.

Wie erfolgt die Veröffentlichung einer Vorinformation?

Der öffentliche Auftraggeber kann die Vorinformation gemäß § 38 der Vergabeverordnung im Beschafferprofil veröffentlichen oder die Vorinformation an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union senden. Falls er die Vorinformation im Beschafferprofil veröffentlicht, muss er eine Mitteilung dazu an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union senden. Dafür muss er ein vorgegebenes Muster verwenden.

Verkürzung der Mindestfrist für den Eingang von Angeboten

Nach der Veröffentlichung einer Vorinformation kann die Mindestfrist für den Angebotseingang wie folgt verkürzt werden:

  • Offenes Verfahren: 15 Tage,
  • Nicht offenes Verfahren oder Verhandlungsverfahren: 10 Tage.

Dies gilt jedoch in folgenden Fällen:

  • Die Vorinformation muss alle nach der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 erforderlichen Informationen enthalten.
  • Die Vorinformation muss mindestens 35 Tage und nicht später als 12 Monate vor dem Absendedatum der Auftragsbekanntmachung übermittelt werden.

Vorinformation bei Bauaufträgen

Auftraggeber sind nach § 17a der VOB/A berechtigt, über wesentliche Merkmale bestimmter baulicher Anlagen und Bauaufträge eine Vorinformation zu veröffentlichen, wenn der geschätzte Gesamtauftragswert ohne Umsatzsteuer mindestens EUR 750.000,00 beträgt. Wenn der Auftraggeber von seiner Möglichkeit Gebrauch macht, die Mindestfrist für den Angebotseingang nach § 18a der VOB/A zu verkürzen, ist dann eine Vorinformation zwingend vorgeschrieben.

Verzicht auf Auftragsbekanntmachung

Im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren können Vergabestellen auch auf eine Auftragsbekanntmachung verzichten. Dies gilt dann, wenn in der Vorinformation die Liefer- oder Dienstleistungen benannt werden, um die es bei dem Auftrag geht. Die Vorinformation muss den Hinweis enthalten, dass der Auftrag ohne Auftragsbekanntmachung vergeben wird. Zusätzlich müssen interessierte Unternehmen zur Interessenbekundung aufgefordert werden.

Vorteile einer Vorinformation

Durch eine Vorinformation können die regelmäßigen Bekanntmachungsfristen verkürzt werden. Dadurch erhalten Bieter schon frühzeitig Informationen zu beabsichtigten Vergabeverfahren. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass es im Falle einer Vorinformation keine Verpflichtung mehr gibt, die Vergabeunterlagen zu veröffentlichen. Jede Vergabestelle außer denjenigen der obersten Bundesbehörden kann bei nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren darauf verzichten, eine förmliche Bekanntmachung zu veröffentlichen. Bei Wahl der Vorinformation haben Vergabestellen zusätzlich die Möglichkeit, die Frist für den Angebotseingang zu verkürzen.

Vermehrte Nutzung der Vorinformation

Seit der Reform des Vergaberechts im Jahr 2016 hat die Vorinformation eine größere Bedeutung erlangt. Dies zeigt sich auch darin, dass nach Angaben des Deutschen Auftragsdienstes (DTAD) die Zahl der Vorinformationen ohne nachfolgende Bekanntmachung in 2016 stark zugenommen hat.

Abgrenzung der Vorinformation von der Vorabinformation

Die Vorinformation sollte nicht mit der Vorabinformation verwechselt werden. Unter der Vorabinformation versteht man die Benachrichtigung eines Bieters darüber, dass sein Angebot abgelehnt wurde.

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