Eröffnungstermin
Ein öffentliches Vergabeverfahren beginnt mit dem Eröffnungstermin.
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Eröffnungstermin: Definition
Der Eröffnungstermin, auch Öffnungstermin oder Submissionstermin genannt, bezeichnet den Termin, an dem eine Vergabestelle nach Ablauf der Angebotsfrist die eingegangenen Angebote der Bieter:innen zu einem öffentlichen Vergabeverfahren öffnet.
Erklärung zu Eröffnungstermin
Diese Definition oder Begriffsbeschreibung zu Eröffnungstermin ist noch durch die Erklärung zu ergänzen, dass Bieter:innen nicht in jedem Fall über das Ausschreibungsergebnisses eines Eröffnungstermins informiert werden müssen.
Verschluss der Angebote bis zum Eröffnungstermin
Angebote müssen bis zum Eröffnungstermin ungeöffnet bleiben und bis dahin unter Verschluss gehalten werden. Der Verschluss stellt vor allem sicher, dass Mitbietende ihr Angebot nicht auf die Angebote der Konkurrenz abstimmen können.
Dürfen Bieter beim Eröffnungstermin dabei sein?
Ob Bieter:innen beim Eröffnungstermin anwesend sein dürfen oder nicht, hängt vom Anwendungsbereich des Vergabeverfahrens ab. Je nach Vergabeart bestehen unterschiedliche Vorschriften.
Eröffnungen im Bereich VOL
Bei Angebotseröffnungen im Bereich VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) sind Bieter:innen und deren Bevollmächtigte nicht zugelassen.
Eröffnungen im Bereich VOB
Bei EU-weiten Vergaben im Bereich VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) dürfen Bieter:innen und ihre Bevollmächtigten am Eröffnungstermin anwesend sein. Bei nationalen Vergaben ist dagegen eine Teilnahme von Bieter:innen an der Eröffnung in der Regel nicht vorgesehen, außer falls sowohl schriftliche als auch elektronische Angebote zugelassen sind.
Dokumentation der Eröffnung
Zur Angebotsöffnung am Eröffnungstermin ist eine Niederschrift anzufertigen. Dieses Angebotseröffnungsprotokoll oder Submissionsprotokoll ist ein Teil der Vergabeakte und darf nicht von Bieter:innen oder der Öffentlichkeit eingesehen werden.
Mindestens zwei Vertreter:innen der Auftraggeberseite müssen die Eröffnung gemeinsam durchführen und dokumentieren. Dabei müssen Namen und Anschrift der Bieter:innen festgehalten werden sowie die Beträge ihrer Angebote und andere Angaben, die den Preis betreffen. Ebenfalls muss dokumentiert werden, ob es Nebenangebote gab und von wem diese eingereicht wurden.
Informationen zu den Ergebnissen des Eröffnungstermins
Über das Ergebnis eines Eröffnungstermins müssen Bieter:innen bei Vergaben von Liefer- und Dienstleistungen nicht informiert werden.
Dagegen müssen bei nationalen und europaweit ausgeschriebenen Bauleistungen alle Bieter:innen über die Ergebnisse der Angebotsöffnung unterrichtet werden. Bieter:innen und ihre Bevollmächtigten sind auch berechtigt, das Protokoll der Eröffnung und die dazugehörigen Nachträge einzusehen.
Bei Bauvergaben im oberschwelligen Bereich müssen öffentliche Auftraggeber:innen nach dem Eröffnungstermin allen Bieter:innen folgende Informationen zur Verfügung stellen: Namen aller Bietenden, Beträge der Angebote, Preisnachlässe und die Anzahl an Nebenangeboten.
