Kommunale Vergabegrundsätze NRW: Was Sie zur Abschaffung wissen müssen

Im Antrag „Kommunale Demokratie und kommunales Ehrenamt als Fundament unserer freiheitlichen Demokratie stärken und fördern“ gingen die CDU und die Grünen 2024 auf die Herausforderungen der kommunalen Verwaltungen des Landes ein. Das gestufte Aufgabenmodell von 1981 sei nämlich nicht mehr zeitgemäß: Es könne nicht angenommen werden, dass höhere Einwohnerzahlen zu einer gesteigerten Verwaltungskraft führen. Die Kommunalverwaltungen NRWs sollten dabei unterstützt werden, ihre Ressourcen zu schonen, indem Prozesse entbürokratisiert und Barrieren abgebaut werden.

Ein Blick auf die Zahlen verdeutlicht den Mehraufwand, den Kommunen allein bei unterschwelligen Vergabeverfahren auf sich nehmen:

• In NRW waren 2023 21.488 von 23.587 kommunalen Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich. Das sind 91 Prozent.
• Allerdings machten die Auftragswerte von unterschwelligen Vergaben nur 47,3 Prozent des Gesamtwertes aus.
• „Ein erheblicher Anteil des Verwaltungsaufwandes“ wird also nur für kommunale Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich aufgewendet – obwohl diese nur knapp die Hälfte der Finanzierung betreffen.

Aus diesen Überlegungen geht die Änderung der Kommunalen Vergabegrundsätze hervor. Ziel ist es, mit den Anpassungen den bürokratischen Mehraufwand zu senken. Auch die interkommunale Zusammenarbeit soll durch die Einführung des § 75a GO NRW verbessert werden.

Ab dem 1. Januar 2026 sollen Beschaffungsprozesse schneller und flexibler ablaufen.

Wenn ein Beschaffungsbedarf besteht, wird der Auftragsgegenstand bestimmt. Hierbei wird aber nicht nur der geschätzte Preis berechnet, sondern Qualitätsmerkmale können ebenfalls als relevant festgelegt werden. Wie gewohnt muss der Auftragswert geschätzt werden, damit sichergestellt wird, dass nicht im Oberschwellenbereich ausgeschrieben werden muss (§ 3 VgV).

Ab hier können Kommunen selbst entscheiden, welche Verfahrensart sie bevorzugen. Ihnen steht es frei, ob sie sich auch weiterhin an die Regelungen der VOB oder der UVgO halten – es stehen aber auch alle weiteren Verfahrensarten zur Auswahl, um die Beschaffung auszuführen. Ab sofort sind auch Preisverhandlungen sowie Vertragsänderungen im Nachhinein zulässig. So können Kommunen beispielsweise drei geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern, wenn sie sich beim Marktpreis unsicher sind und mit ihnen in Verhandlungen gehen.

Weiterhin ist es wichtig, dass sich Kommunen trotzdem an die allgemeinen Vergabegrundsätze sowie an die geltenden Gesetze, wie das Haushaltsrecht, halten.

Die Vergabegrundsätze nach § 75a Abs. 1 GO NRW sind sehr allgemein gehalten – daher haben Kommunen die Möglichkeit, detailliertere Anforderungen zu definieren, indem sie eine Satzung dafür erlassen (§ 75a Abs. 2 GO NRW).

Am 5. September 2025 wurde eine Mustersatzung vorgestellt, die Kommunen dabei als Hilfestellung dienen soll. Die Satzung ist nur ein Vorschlag – das heißt, sie kann nach Bedarf angepasst, ergänzt oder durch eigene Regelungen ersetzt werden. Sie orientiert sich, vor allem in Sprache und Struktur, an den rechtlichen Grundlagen der UVgO und VOB/A, ist aber an vielen Stellen allgemein gehalten. Berücksichtigt wurde dabei die Heterogenität von kommunalen Strukturen.

Unter anderem werden diese Inhalte in der Mustersatzung aufgegriffen:

• Vertraute Begriffe werden aus der UVgO und der VOB/A aufgegriffen, wie beispielsweise die Definition von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen, aber auch die verschiedenen Vergabearten.
• Es wird betont, dass die Vergabeart von der Kommune frei gewählt werden kann.
• Die Kommune kann die Höhe der Wertgrenzen für Direktaufträge selbst festlegen.
• Zwar wird von einer "fortlaufenden Dokumentation in Textform" (§ 4 Abs. 1) der Vergaben gesprochen, allerdings werden keine näheren Angaben zu Inhalt, Umfang und Prüfbarkeit gemacht.
• Gewichtung und Mindestanforderungen der Qualitätskriterien liegen nun ebenfalls in der Hand der Kommunen. Hierzu werden keine Vorgaben wie in UVgO oder VOB/A gemacht.

Bis zum 1. Januar 2026 sollten Kommunen entschieden haben, ob sie eine eigene Satzung erlassen. Ohne diese gelten nur die Vergabegrundsätze nach § 75a GO NRW. Zwar ist das auch erlaubt, allerdings wird dadurch potenziell nicht genug Rechtssicherheit gewährt. Denn es muss weiterhin nachgewiesen werden können, dass Vergaben die Grundsätze aus § 75a GO NRW befolgen.

Auch für Bieter und Bieterinnen sollen die Änderungen der Kommunalen Vergabegrundsätze in NRW Vorteile mit sich bringen. Die angepassten Regelungen basieren nämlich auf dem „Schweizer Modell“: Es soll nicht mehr nur das günstigste Angebot den Zuschlag erhalten, sondern das wirtschaftlichste. Da Kommunen nicht mehr dazu verpflichtet sind, das preisgünstigste Angebot zu wählen, wird der Fokus nun vermehrt auf die Qualität der Leistung gelegt. Bieter:innen können mit anderen Kriterien neben dem Preis überzeugen, wie die Zweckmäßigkeit, Betriebskosten oder Nachhaltigkeit.

Ein Beispiel hierfür wäre: Eine Kommune schreibt zwei Unternehmen an, die beide Malerarbeiten durchführen. Zwar hat ein Unternehmen das günstigste Angebot abgegeben – allerdings sticht das zweite Unternehmen dadurch heraus, dass es nachhaltige Produkte einsetzt. Durch eine Gewichtung, die Qualitätsmerkmale ebenfalls berücksichtigt, kann der Zuschlag auch an das Unternehmen gehen, das preislich zwar auf dem zweiten Platz liegt, dafür aber qualitativ überzeugt.

Neben den Vorteilen, die der § 75a GO NRW mit sich bringen soll, ergeben sich trotzdem rechtliche Risiken. Besonders schwierig wird die unterschwellige Vergabe ohne eine eigene Satzung. Denn die Vergabegrundsätze sind sehr allgemein gehalten – wenn es keine detaillierten Regelungen gibt, können sie unterschiedlich interpretiert und umgesetzt werden.

Des Weiteren fehlt es dadurch an einer kontrollierenden Rechtsgrundlage: Kommunen können Unternehmen willkürlich für Aufträge aussuchen und diskriminierend entscheiden. Im schlimmsten Fall steigt dadurch auch die Korruptionsgefahr, wenn Kommunen davon überzeugt werden, im Interesse eines Unternehmens zu handeln. Damit die Vergabegrundsätze wirklich gewahrt werden, sollte die Auswahl daher immer dokumentiert und transparent gestaltet werden. Es muss immer begründet werden können, wieso sie sich für eine Vergabe entschieden haben.

In der Praxis bedeutet das für Bieter:innen vor allem eine Herausforderung: Wie wird man von den Kommunen gesehen und für Aufträge berücksichtigt? Da öffentliche Ausschreibungen wegfallen, wird es schwierig, sich bei den jeweiligen Kommunen zu platzieren.

Hier wird besonders der persönliche Kontakt entscheidend. Unternehmen sollten sich und ihre Leistungen frühzeitig bei Kommunen platzieren, um auf dem Radar zu bleiben. Je sichtbarer man ist, desto eher wird man für die Vergabe berücksichtigt.

Die Neuerungen der Kommunalen Vergabegrundsätze in NRW stellen keine Deregulierung dar, sondern markieren einen bewusst eingeleiteten Systemwechsel. Ziel ist es, die Vergaben im Unterschwellenbereich spürbar zu entbürokratisieren und damit Kommunen zu entlasten.

Zum Inkrafttreten des § 75 GO NRW sollten sich Kommunen gut vorbereiten, um rechtssicher und effizient aufgestellt zu sein. Die bereitgestellten Mustersatzungen bieten hierbei eine Orientierung, um die Mindestanforderungen an Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerb zu erfüllen. Ebenso entscheidend sind Schulungen und Workshops für Mitarbeitende, damit neue Abläufe sicher umgesetzt werden können. Digitale Lösungen schaffen zudem zusätzliche Entlastung: Sie ermöglichen standardisierte Vorlagen und reduzieren den Dokumentationsaufwand.

Ob Kommunen die Mustersatzung vollständig übernehmen oder eine eigene, passgenaue Satzung entwickeln möchten, hängt letztlich von ihrer individuellen Struktur, ihren Ressourcen und ihren vergaberechtlichen Erfahrungswerten ab.

Auch für Bauunternehmen und andere Auftragnehmer:innen bedeuten die neuen Kommunalen Vergabegrundsätze in NRW eine Umstellung. Da kommunale Auftraggeber:innen künftig mehr Entscheidungsspielräume haben, können Unsicherheiten entstehen, insbesondere bezüglich der Transparenz bei Vergaben. Umso relevanter wird es für Unternehmen, durch Qualität, Zuverlässigkeit und nachhaltige Lösungen zu überzeugen und sich klar von Mitbewerbern abzuheben.

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