Bis wann müssen Bieterfragen beantwortet werden

Bieterfragen treffen oft unmittelbar vor Ablauf der Angebotsfrist bei der Vergabestelle ein. Dürfen diese eine zusätzliche Frist für das Stellen von Fragen festlegen?

Bis wann müssen Bieterfragen beantwortet werden © foxyburrow

Bei Ausschreibungen haben Bieter das Recht, ergänzende Informationen zu erfragen, wenn es Unklarheiten bezüglich der Vergabeunterlagen oder der Leistungsbeschreibung gibt. Allerdings werden oft unmittelbar vor Ablauf der Angebotsfrist noch Fragen gestellt, sodass das Verfahren nicht innerhalb des veröffentlichten Zeitplans durchgeführt werden kann. Deswegen stehen Vergabestellen oftmals vor der Frage, bis zu welchem Zeitpunkt sie Bieterfragen beantworten müssen.

Die rechtliche Grundlage für Bieterfragen

Alle am Verfahren Beteiligten haben ein Interesse daran, dass Bieterfragen gestellt und beantwortet werden. So weisen Bieter beispielsweise oft auf Fehler in den Vergabeunterlagen hin, die zu einem späteren Zeitpunkt zu einem Nachprüfungsverfahren führen könnten. Vergabestellen sind deswegen grundsätzlich dazu verpflichtet, Bieterfragen zu beantworten. Die VgV und die UVgO sehen keinen direkten Anspruch der Bieter auf Beantwortung ihrer Fragen vor, allerdings besteht dieser Anspruch in der VOB/A (§ 12a Abs. 4) und der VOB/A EU (§ 12a Abs. 3). Aus dem Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot ergibt sich eine Pflicht zur Beantwortung der Fragen in offenen Bieterinformationen, wenn es sich bei der Antwort um zusätzliche und sachdienliche Auskünfte handelt. Darunter zählen alle solchen Informationen, die objektiv mit der Sache zu tun haben und Missverständnisse ausräumen oder Verständnisfragen zu den Vergabeunterlagen beantworten. Nur in sehr wenigen Fällen ist es nicht notwendig die Information allen Bietern zukommen zu lassen. Und im Zweifelsfall sollte sich die Vergabekammer nicht auf die Diskussion einlassen, ob die Antwort auf eine Frage nicht hätte veröffentlicht werden müssen, sondern dies einfach tun.

Fristen für das Einreichen von Bieterfragen

Bieter sind zunächst berechtigt, die Angebotsfrist vollumfänglich zu nutzen, es besteht keine Pflicht, die Vergabeunterlagen sofort nach der Veröffentlichung zu sichten. Dies führt dazu, dass Bieterfragen oft erst wenige Tage vor Ablauf der Frist bei der Vergabestelle eingehen. Diese versuchen diesem Problem durch eine Frist für Bieterfragen entgegenzuwirken. In Anlehnung an § 20 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 VgV und § 10a Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 VOB/A EU wird diese Frist meistens auf sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist gesetzt. Die Vergabestelle ist „Herrin des Vergabeverfahrens“, sie darf im Sinne eines geordneten Vergabeverfahrens klare Regeln für Bieterfragen vorgeben, weshalb dieses Vorgehen rechtlich unbedenklich ist. Anders sieht dies aus, wenn in der Vergabeunterlage steht, dass später eingehende Bieterfragen nicht beantwortet werden. Auf die Frage, ob Bieterfragen, die nach einer angemessenen Frist eingereicht werden, nicht beantwortet werden dürfen, gibt das einschlägige Vergaberecht keine eindeutige Antwort. Auf der einen Seite stehen Art. 47 Abs. 3 der Richtlinie 2014/24/EU, § 20 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 VgV und § 10a Abs. 6 Satz 1 Nr.1 VOB/A EU. Diese bedeuten eine Obliegenheit, Bieterfragen mindestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist oder einer anderen angemessenen Frist zu stellen. Bei Verletzung dieser Obliegenheit geht das Recht auf Beantwortung der Frage verloren. Da diese Frist für alle Bieter gleichermaßen gilt, liegt kein Verstoß des Gleichbehandlungsgrundsatzes vor. Auf der anderen Seite stehen allerdings das Transparenzgebot und die Verpflichtung, eindeutige und klare Vorgaben in den Vergabeunterlagen zu machen. Stellt ein Bieter etwa wegen unklarer Vorgaben in der Leistungsbeschreibung eine berechtigte Nachfrage, deckt er potenzielle Mängel in der Leistungsbeschreibung auf. Die Vergabekammer des Bundes hat 2017 angemerkt, dass Unklarheiten und Mängel in jedem Stand des Vergabeverfahrens zu korrigieren sind. Deswegen müssen alle Fragen beantwortet werden, die eine Klarstellung der Vergabeunterlagen bedingen und dazu führen, dass der Bieter mehr Zeit benötigt, um die Angebotserstellung auf die neuen Informationen auszurichten. Auch, wenn diese Fragen nach einer gesetzten Frist für Bieterfragen eingehen, besteht eine Verlängerungsfrist.

Praxistipps

Henning Feldmann, Fachanwalt für Vergaberecht, rät im Vergabeblog.de vom 20/05/2021 (Nr. 46992) dazu, Bieterfragen nicht mit dem Verweis auf „Verspätung“ unbeantwortet zu lassen. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Vergabestelle sich daraufhin mit Rügen und Nachprüfungsverfahren auseinandersetzen muss, ist sehr hoch. Dennoch sei es ratsam, eine Frist zur Stellung der Bieterfragen prominent zu platzieren, da dies erfahrungsgemäß zur Disziplinierung der Bieter beitrage. Zudem bedinge nicht jede Bieterfrage wenige Tage vor Ablauf der Angebotsfrist eine Verlängerung. § 20 Abs. 3 Satz 3 VgV und § 10a Abs. 6 Satz 3 VOB/A EU machen dies davon abhängig, ob zusätzliche Informationen oder die Änderung für die Angebotserstellung erheblich sind oder nicht. Werden allerdings tatsächliche Änderungen in der Vergabeunterlagen vorgenommen, dürfe es im Regelfall zu einer Verlängerung kommen. Bei zusätzlichen Informationen und Erläuterungen dürfte der Frage nach der Kalkulationsrelevanz maßgebliche Bedeutung zukommen. Ob und wie kalkulationsrelevant eine zusätzliche Information ist, kann eine Vergabestelle schwer beurteilen. Allerdings kann man sagen, dass lediglich formale und verfahrenstechnische Anpassungen als nicht kalkulationsrelevant gelten. Im Zweifelsfall trägt jedoch die Vergabestelle die Beweislast, weshalb diese gut beraten ist, eine Angebotsverlängerung nicht zu schnell abzulehnen, denn eine Fristverlängerung um wenige Tage schadet weniger als eine spätere Auseinandersetzung.

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Hannah Simons

Hannah Simons ist seit 2020 für die ibau GmbH tätig. Als Redakteurin recherchiert und verfasst sie Artikel für den News-Bereich und das Glossar. Dabei verfolgt sie das Ziel komplexe Inhalte einfach und gut verständlich aufzubereiten.