Vergabephasen

Die Vergabephasen-Definition für Ausschreibungsverfahren öffentlicher Auftraggeber geht aus der Vergabeverordnung hervor.

Erklärung zu Vergabephasen: die einzelnen Schritte

Aus Sicht der Vergabestelle lässt sich das Vergabeverfahren in mehrere Vergabephasen unterteilen:

Erstellung der Ausschreibung

Zunächst erfolgt die Bedarfsermittlung, daraufhin die Kostenschätzung und die Bereitstellung der Haushaltsmittel. Anschließend werden die Verfahrensart festgelegt und entsprechende Vergabeunterlagen erstellt. Dann erfolgt die öffentliche Bekanntmachung der Ausschreibung.

Bewerbungs- und Angebotsphase

Für interessierte Unternehmen wird ein Ausschreibungsverfahren mit der Bekanntmachung der Ausschreibung relevant. Bewerber müssen daraufhin fristgerecht die Vergabeunterlagen anfordern. Die folgende Bewerbungs- und Angebotsphase beginnt mit einer Korrespondenzphase, in der die Bewerbungs- und Angebotsunterlagen mit den Bewerbern ausgetauscht werden. In der Korrespondenzphase geht es meistens um zusätzliche Informationen zu den Spezifikationen in den Vergabeunterlagen. Vergabestellen leiten dabei die Antworten auf Fragen einzelner Bewerber an die gesamte Bewerbergemeinde weiter, um die Chancengleichheit sicherzustellen.

Prüfungsverfahren und Vergabeentscheidung

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist folgt die Eignungsprüfung der teilnehmenden Unternehmen, dann die Prüfung und Bewertung der Angebote. Diese umfasst die Richtigkeitsprüfung (auf plausible Kalkulation hin) und Wirtschaftlichkeitsprüfung. Schließlich erfolgen die Vergabeentscheidung, die Vorabinformation unterlegener Bieter mit Erläuterung der Ablehnung und als letzter Schritt der Zuschlag.

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