Vergabenummer
Unter einer Vergabenummer versteht man individuelle Kennzeichnung einer öffentlichen Ausschreibung. Sie kann aus Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen bestehen.
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Was ist eine Vergabenummer?
Durch die Vergabenummer wird eine Vergabe innerhalb einer Maßnahme individuell gekennzeichnet, sie kann anstelle eine Aktenzeichens angeben werden. Deswegen muss sie, außer bei Teilnahmewettbewerben, innerhalb einer Maßnahme immer eindeutig sein. Durch eine Vergabenummer ist jedes Gütezeichen eindeutig einem Unternehmen zugewiesen.
Woran erkenne ich eine Vergabenummer?
Vergabenummern werden in der Regel als solche bezeichnet. Öffnen Sie einen Ausschreibungstext, wird direkt im oberen Bereich zwischen den Rumpfdaten die Vergabenummer stehen.
Die Vergabenummer selbst besteht in der Regel aus einem Mix aus Zahlen und Buchstaben. Häufig wird das Jahr der Veröffentlichung miteinbezogen, auch der Monat sowie die Ordnungszahl der Vergabe werden gerne mit einbezogen. Buchstaben können das Gewerk oder den oder die zuständige:n Auftraggeber:in kennzeichnen.
Wozu dient die Vergabenummer?
Mithilfe der Vergabenummer lassen sich Dokumente, Fragen oder Angebote eindeutig zuordnen. Da es sich bei der Nummer um eine deutliche Kennzeichnung handelt, findet sie im gesamten Vergabeverfahren Anwendung – auch bereits vor der Veröffentlichung! So ist sie beispielsweise bereits bei der Wahl der Verfahrensart anzugeben, um eine klare Dokumentation sowie Zuordnung zu ermöglichen.
Kennzeichnung bei der Kommunikation
Auch bei der Kommunikation zwischen Bieter:innen und Auftraggeber:innen kann die Vergabenummer helfen, die jeweilige Bieterfrage direkt einer spezifischen Auftragsvergabe zuzuordnen. Auch bei der Interessensbestätigung findet sie Anwendung. So lässt sich an der Kennzeichnung erkennen, welche:r Entscheider:in oder welche Vergabestelle zuständig ist. Dies erleichtert den Bearbeitungsprozess enorm. Liefert der oder die Bieter:in mehrere Dokumente wie Eigenerklärung oder den Nachweis der Leistungsfähigkeit ein, macht es Sinn, diese einzeln mit der Vergabenummer zu kennzeichnen. Dadurch werden garantiert alle Dokumente dem richtigen Verfahren zugeordnet.
Vergabenummer zur Wahrung der Regeln
Auch bei postalischen Angeboten hat die Vergabenummer einen gewissen Vorteil. Bieter:innen sollte bereits bei der Zusendung der Vergabeunterlagen die Vergabenummer mitgeteilt werden und sie sollten den Hinweis erhalten, den Briefumschlag beim Zusenden des Angebots mit der Vergabenummer zu versehen. So kann das Angebot bereits bei Erhalt dem jeweiligen Vergabeverfahren zugeordnet werden, sodass das Angebot wirklich erst am Eröffnungstermin geöffnet wird. Da eingegangene Angebote nach dem Vergaberecht nur bei der Submission und nur unter der Anwesenheit von Zeug:innen geöffnet werden, ist die Kennzeichnung mittels der Vergabenummer äußerst wichtig.
Vergabenummer zur Recherche nach Vergabeunterlagen
Wenn Sie nach neuen Aufträgen suchen, stoßen Sie in Ausschreibungsportalen zunächst auf eine Vielzahl an Bekanntmachungen. In der Regel wird jeder Ausschreibungstext bereits mit einer Vergabenummer versehen, dies gilt für Ex-Ante-Ausschreibungen. So können Sie beispielsweise die Vergabenummer notieren und nach der Recherche mithilfe der Kennzeichnung die Vergabeunterlagen spielend wieder finden, um anschließend die Vergabeunterlagen runterzuladen. Gerade, wenn Sie mit mehreren Ausschreibungsdatenbanken arbeiten, können Sie so schnell an alle relevanten Daten gelangen.
