Fehlende Unterlagen
Der öffentliche Auftraggeber hat in einem Vergabeverfahren Interessenbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote auf Vollständigkeit hin zu prüfen. Bei fehlenden Unterlagen kann er den Bewerber auffordern, fehlende oder auch fehlerbehaftete unternehmensbezogene Unterlagen nachzureichen bzw. zu korrigieren. Es gelten für diese Aufforderung die Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung. Das heißt, innerhalb eines Verfahrens müssen dieselben Maßstäbe für die Unterlagen aller Bewerber gelten. Die Nachbesserung der Unterlagen darf nicht vom Bewerber genutzt werden, um sein Angebot inhaltlich nachzubessern.
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Pflicht oder Ausschluss von Nachforderungen
Ob Unterlagen nachgefordert werden dürfen, ist von der spezifischen Vergabeordnung abhängig, die für die jeweilige Vergabe gilt. In der Vergabeverordnung (VgV) steht den Auftraggebern eine detaillierte Regelung für Vergaben oberhalb der Schwellenwerte zur Verfügung, die Flexibilität zulässt. Der öffentliche Auftraggeber kann aber auch in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen festlegen, keine Unterlagen nachzufordern. Nur bei Bauleistungen ist der Auftraggeber zur Nachforderung fehlender Erklärungen und Nachweise verpflichtet.
Fehlende Unterlagen: Definition
Unternehmensbezogene Unterlagen (insbesondere allgemeine Angaben, Eigenerklärungen, Bescheinigungen und sonstige Nachweise) dürfen im Falle ihres Fehlens, ihrer Unvollständigkeit oder Fehlerhaftigkeit nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert werden. Leistungsbezogene Unterlagen, die keine Wertungsrelevanz haben, dürfen im Falle ihres Fehlens oder ihrer Unvollständigkeit ebenfalls nachgereicht oder vervollständigt werden.
Erklärung zu fehlende Unterlagen: Frist und Ausschluss
Der Bewerber hat die Unterlagen nach der Aufforderung innerhalb der vom öffentlichen Auftraggeber festzulegenden angemessenen Frist vorzulegen. Zwingend auszuschließen sind Angebote, wenn der Bewerber der Aufforderung innerhalb einer angemessenen Frist nicht nachgekommen ist.
Ausgeschlossen ist auch die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, deren Informationen gemäß der Zuschlagskriterien in die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote einfließen.
Erläuterungen finden sich für oberschwellige Vergaben in der VgV, § 56, für Bauleistungen in der VOB/A, § 16, für unterschwellige Vergaben in der VOL/A, § 16 bzw. der VOB/A, § 16.
