Der Begriff CPV-Code bezeichnet ein gemeinsames Vokabular im Zusammenhang mit der öffentlichen Auftragsvergabe in der EU. Öffentliche Auftraggeber:innen bedienen sich des CPVs bei der Beschreibung der Auftragsgegenstände. Das Hauptziel des CPV besteht darin, die Leistungsbeschreibung EU-weit zu harmonisieren und verständlich zu machen. Unternehmen wird die Auftragssuche auf diese Weise erleichtert.
Als Abkürzung steht CPV für Common Procurement Vocabulary. Es handelt sich um ein standardisiertes Vokabular zur öffentlichen Beschaffung von Aufträgen. Im Rahmen von EU-Vergabeverfahren ist der CPV-Code Standard. Wichtig ist der Aufbau des CPV nach einer bestimmten, einheitlichen Nomenklatur. Der CPV-Katalog gewährleistet eine EU-weite Harmonisierung im Auftragswesen. Das CPV ordnet jeder Auftragsbeschreibung einen numerischen Code zu, der aus bis zu neun Ziffern besteht. Öffentliche Auftraggeber:innen wählen den Code, der den Auftrag am genauesten beschreibt, sodass Interessenten die Suche erleichtert wird.
Bei einer Erklärung zu CPV-Code spielt in erster Linie die typische Nomenklatur dieser Codes eine Rolle. Der CPV-Code folgt einem einheitlichen Aufbau in der EU, an den sich sämtliche Mitgliedsstaaten halten müssen. Somit können Unternehmen bei EU-weiten Ausschreibungen auf einfache Weise Aufträge finden. Der grundsätzliche Aufbau folgt einem Hauptteil und einem Zusatzteil.
Die Beschreibung des Auftrags und die Erläuterung seiner Gegenstände erfolgen im Hauptteil. Dieser besteht aus acht Ziffern plus Prüfziffer. Er dient der genauen Definition der Dienstleistungen, Lieferleistungen oder Bauleistungen.
Die Ziffern folgen einer bestimmten Reihenfolge und lassen sich wie folgt interpretieren: In den ersten zwei Ziffern sind die Abteilungen definiert. Die ersten drei Ziffern beschreiben in Kombination die jeweiligen Gruppen. Die ersten vier Ziffern bezeichnen kombiniert die Klassen. Die fünf ersten Ziffern beschreiben wiederum zusammen die Kategorie. Die letzten drei der acht Ziffern beinhalten präzisere Details bezüglich der mit den vorherigen fünf Ziffern beschriebenen Kategorien. An letzter Stelle des Codes steht die Prüfziffer.
Der Zusatzteil dient der genaueren Beschreibung des Auftragsgegenstands. Er ist als Ergänzung zu verstehen und basiert auf einem alphanumerischen Code. Er kann eine zusätzliche Hilfe für öffentliche Auftraggeber:innen sein, um den Auftragsgegenstand noch exakter zu beschreiben. In dem Titel der Bekanntmachung eines Auftrages wird nur ein einziger Code verwendet. Dies gilt auch dann, wenn Auftraggeber:innen mehrere Codes in einer Bekanntmachung nutzen müssen. Daher ist es von Bedeutung, den Code so genau wie möglich anzugeben.
Mit größerer Präzision in der Auswahl des CPV-Codes steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen Ausschreibungen finden. Die Vergabekammer des Bundes hat sich in einem Beschluss vom 05.03.2014 mit der Frage nach der Präzision befasst. Demnach verweist sie auf die "Anleitung zum Gemeinsamen Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)" der EU-Kommission. Öffentliche Auftraggeber:innen sind nicht verpflichtet, exakt zutreffende CPV-Codes zu verwenden. Demnach ist dieser Leitfaden der EU-Kommission nur als Ordnungsvorgabe zu verstehen. Im Sinne der Transparenz sollten Auftraggeber:innen dennoch auf präzise CPV-Angabe achten.
Bei Ausschreibungen in der Europäischen Union gilt die Verwendung der CPV-Klassifikation seit dem 1. Februar 2006 als obligatorisch. Die Nutzung erfolgt bei jedem Ausfüllen von Ausschreibungen und deren Bekanntmachung. Ebenso ist das CPV anzugeben bei Nutzung des Tenders Electronic Daily (TED), der elektronischen Datenbank für EU-Ausschreibungen. Darin dient CPV auch dem Auffinden der Bekanntmachungen im Archiv.
Bei der Suche nach einem möglichst präzisen Code sollten Auftraggeber:innen darauf achten, dass die Vergabe des öffentlichen Auftrags für durchschnittliche Bieter:innen auffindbar ist. Öffentliche Auftraggeber:innen sollten sich dabei auf diejenigen Kategorien, Klassen, Gruppen und Abteilungen beziehen, die eine größtmögliche Entsprechung zum Beschaffungsvorhaben aufweisen. Ist der Code nicht präzise genug, werden die nicht spezifisch bezeichneten Stellen mit Nullen ersetzt.
Bei der Beschreibung mancher Auftragsgegenstände treten Probleme in der Auswahl des Codes auf. Die Zuordnung kann schwierig sein, wenn etwa Überschneidungen auftreten. Auch mehrdeutige Bezeichnungen erschweren eine präzise Angabe. Öffentliche Auftraggeber:innen sind auch dann nicht zur Angabe eines exakt zutreffenden CPV-Codes verpflichtet, wenn es zur Beschreibung des Auftrages einen besser passenden Code gegeben hätte. Dies ist für Bietende insofern relevant, als die Vorgaben der EU-Kommission zum CPV-Code beim Vorliegen eines richtigen, aber wenig präzisen Codes keine bieterschützende Wirkung haben.
Eine Liste von CPV-Codes findet sich im SIMAP. Es handelt sich um das Standardinformationssystem für öffentliche Aufträge in der EU im Internet. Die Formate der Codes umfassen unter anderem XLS und PDF. Auftraggeber:innen erhalten hierbei Unterstützung durch CPV-Code-Assistenten. Diese tragen zur detaillierten Beschreibung und Kodifizierung der öffentlichen Aufträge bei.
Während öffentlich ausschreibende Stellen möglichst präzise Angaben machen sollten, sind Bieter:innen gut beraten, sich bei der Suche nicht zu stark einzuschränken. Eine zu starke Fokussierung beim CPV-Code kann dazu führen, Aufträge zu übersehen. Dies hängt unter anderem damit zusammen, dass eine einzigartige und eindeutige Klassifizierung für Auftraggeber:innen nicht immer möglich ist. Für Bieter:innen und Interessent:innen ist es daher angebracht, mehrere für ihr Vorhaben und ihr Geschäft passende CPV-Codes in die Suche aufzunehmen.
2019 hat die EU-Kommission festgestellt, dass bei den meisten EU-weiten Ausschreibungen nicht zutreffende CPV-Codes angegeben wurden. Aus diesem Grund gelten seit dem 15.01.2020 neue Vorgaben für die Codes. Mit einer neuen Regel (RULE=”R338”) wird sichergestellt, dass beim Anlegen der Auftragsbekanntmachung der gewählte CPV-Code zwingend mit der zuvor eingegebenen Art des Auftrags (Lieferleistung, Dienstleistung, Bauleistung) zusammenhängt. Passen Ausschreibung und Code nicht zusammen, wird die Bekanntmachung abgelehnt.
Ist die “Art des Auftrag” eine Lieferleistung, muss der Haupt-CPV-Code mit den Ziffern 0 bis 44 oder 48 beginnen. Bei Bauleistungen muss der Code mit den Ziffern 45 beginnen. Im Fall von Dienstleistungen muss der Haupt-CPV-Code mit den Ziffern 49 bis 98 beginnen.