Bewertungsmatrix

Es ist gängige Vergabepraxis, dass die öffentlichen Auftraggeber:innen einen fixen Leistungskatalog vorgeben, den alle Bieterinnen und Bieter erfüllen müssen. Wenn dies gegeben ist, entscheidet allein der Preis darüber, wer den Zuschlag erhält. Doch in manchen Fällen sind einzelne Leistungskomponenten so wichtig, dass sie zur Bewertung hinzugezogen werden. Das macht es komplizierter, die einzelnen Angebote miteinander zu vergleichen und eine korrekte Bewertung vorzunehmen. Hier kann eine Bewertungsmatrix hilfreich sein.

Eine Bewertungsmatrix schafft vor allem Übersichtlichkeit. Besonders größere Vergaben haben oft eine Vielzahl an Kriterien, die bei der Suche nach einer geeigneten Auftragnehmerin oder einem geeigneten Auftragnehmer von Interesse sind. Davon sind manche besonders wichtig und deren Nichterfüllung ist ein Ausschlussgrund. Andere wiederum spielen zwar auch eine Rolle, die im Vergleich jedoch weniger wichtig ist. Gerade bei solch umfangreichen Aufträgen und einer großen Anzahl an Interessent:innen kommen also viele Einzelfaktoren zusammen, die alle übersichtlich dargestellt werden wollen. Dafür bietet sich eine Bewertungsmatrix an.

Eine Bewertungsmatrix wird in einer Tabelle angelegt, in der die einzelnen Wertungskriterien aufgelistet sind. Diese haben oft eine unterschiedliche Gewichtung, die üblicherweise in Prozenten angegeben wird. Dabei kann jedes Bewertungskriterium eine andere Prozentangabe haben. Aus dieser Tabelle heraus lässt sich dann das beste Angebot ermitteln.

Wie lässt sich das beste Angebot ermitteln?

Hierfür gibt es verschiedene Methoden. Dies sind die bekanntesten drei Methoden:

Vollkostenmethode

Hier spielen neben dem Angebotspreis auch alle weiteren Kosten eine Rolle. Das können Installationskosten sein, aber auch Betriebskosten. Bei der Vollkostenmethode wird der gesamte Lebenszyklus berücksichtigt. Es gibt meist auch Mindestanforderungen, bei deren Nichterfüllung der Ausschluss vom Vergabeprozess droht.

Richtwertmethode

Hier wird das Verhältnis zwischen Preis und Leistung betrachtet. Sowohl dem Preis als auch der Leistung werden vorher festgelegte Kennzahlen zugeordnet, wobei die Kennzahl der Leistung durch die Kennzahl des Preises dividiert wird. Das Angebot mit dem höchsten Ergebnis ist in der Regel das günstigste Angebot.

Interpolations-Methode

Für das Ermitteln des besten Angebotes kann auch die Interpolations-Methode angewendet werden. Hierbei wird die maximale Punktzahl an das günstige Angebot vergeben, das daraufhin zum Richtwert für die anderen Angebote wird. Diese werden jeweils mit einer Punktzahl versehen, die sich aus dem Verhältnis zum günstigsten Angebot ergibt.

Da für jede Vergabe unterschiedliche Kriterien wichtig sind, gibt es keine allgemeingültige Vorlage.Vielmehr muss jede Vergabestelle selbst festlegen, welche Kriterien genommen und wie diese gewichtet werden.

• Oft gibt es relativ viele Kriterien, die wichtig sind. Daher kann es sinnvoll sein, diese in Kriteriengruppen zusammenzufassen.
• Es ist auch denkbar, einzelne Kriterien als Mindestanforderung zu definieren. Wird dieses nicht erfüllt, führt dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.
• Einzelne Kriterien können auch als Bewertungskriterium angelegt werden. Bei Bewertungskriterien geht es nicht um ein reines “Ja oder Nein”, sondern darum, die Bewertung zu staffeln. Das heißt, dass ein Kriterium nicht zwangsläufig zu hundert Prozent erfüllt werden muss. Es kann derart gestaffelt werden, dass für den jeweiligen Erfüllungsgrad Punkte vergeben werden.
• Es lässt sich auch eine Mindestpunktzahl festlegen, die erreicht werden muss.
  

Laut § 16 Abs. 8 der Vergabevorschriften für die Vergabe (VOL/A) sind Vergabestellen dazu angehalten, bei der Vergabe Kriterien zu berücksichtigen, die durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt sind. Das können Kriterien sein, die sich auf die folgenden Merkmale beziehen:

• Qualität
• Preis
• technischer Wert
• Ästhetik
• Zweckmäßigkeit
• Umwelteigenschaften
• Betriebskosten
• Lebenszykluskosten
• Rentabilität
• Kundendienst und technische Hilfe
• Lieferzeitpunkt
• Lieferungs- oder Ausführungsfrist

Der § 16 Abs. 8 VOL/A sagt lediglich, dass eine Bewertung vorgenommen werden soll. Doch wie dies geschehen soll und ob eine Bewertungsmatrix zum Einsatz kommt, bleibt den Auftraggebenden überlassen.