Ausschreibungsunterlagen

Erklärung zu Ausschreibungsunterlagen: Ausschreibungsunterlagen, auch Vergabeunterlagen genannt, sind alle Dokumente, die ein:e Bieter:in in einem Vergabeverfahren von einer Vergabestelle erhält. Zu diesen Dokumenten gehören die Aufforderung zur Angebotsabgabe, die Bewerbungsbedingungen sowie die Vertragsunterlagen. Diese bestehen aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen.

Die Ausschreibungsunterlagen bestehen in der Regel aus den folgenden Dokumenten:

• Anschreiben mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe und einer Kurzfassung der Ausschreibung,
• Bewerbungsbedingungen: Regeln für die Vergabe einschließlich Zuschlagskriterien und deren Gewichtung,
• Vertragsunterlagen: Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen.

Häufig kommt es bei der Abwicklung von Baumaßnahmen aufgrund unklarer oder widersprüchlicher Vertragsbedingungen zu einem Streit zwischen den Vertragspartner:innen (Bauherr:in, ausführende Firma, Bauingenieur:in). Dies kann vermieden werden, wenn die Ausschreibungsunterlagen sorgfältig vorbereitet und auf Vollständigkeit überprüft werden.

Im Bereich Bau sind folgende Ausschreibungsunterlagen erforderlich:

• Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Bewerbungsbedingungen,
• Angebotsschreiben: Liste mit den Anlagen und Vertragsbedingungen,
• besondere Vertragsbedingungen: ggfs. Lohn- und Stoffpreisgleitklausel,
• Leistungsbeschreibung: Baubeschreibung, Leistungsverzeichnis,
• Anlagen zur Leistungsbeschreibung für Eintragungen des Bieters beziehungsweise der Bieterin: Angaben zur Preisermittlung, wichtige Einheitspreise.

Am Beginn jedes Vergabeverfahrens steht die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Sie wendet sich als Teil der Ausschreibungsunterlagen an Bewerber:innen und Bieter:innen und fordert sie zur Abgabe eines Angebots auf. Sie enthält eine kurze Fassung der Ausschreibung mit den wichtigsten Bedingungen der ausgeschriebenen Leistung. Unternehmen sollen sich anhand dieser Aufforderung ein schnelles und umfassendes Bild von der Ausschreibung machen können und über eine Angebotsabgabe entscheiden. In der Aufforderung zur Angebotsabgabe werden die Informationen aus der Vergabebekanntmachung im Wesentlichen in verkürzter Form wiederholt.

Markennamen, Patente, Typen- und Herkunftsbezeichnungen etc: Aus Gründen der Produktneutralität dürfen Markennamen, Patente, Typen- und Herkunftsbezeichnungen nicht in den Ausschreibungsunterlagen genannt werden. Je nach Auftragsgegenstand sind jedoch Ausnahmen möglich, beispielsweise wenn es schwierig ist, den Auftragsgegenstand ohne Nennung von Marken und Typen hinreichend genau und allgemeinverständlich zu beschreiben.

Vertragsstrafen für Fristüberschreitungen dürfen in den Ausschreibungsunterlagen nur enthalten sein, wenn die Überschreitung mit erheblichen Nachteilen für den Auftraggeber beziehungsweise die Auftraggeberin verbunden sind. Für die Vertragsstrafen sind angemessene Grenzen zu setzen.

Anhand der Anlagenübersicht im Aufforderungsschreiben müssen Bieter:innen prüfen, ob die Ausschreibungsunterlagen vollständig sind. Im Einzelnen muss geprüfte werden:

• Enthalten die Unterlagen alle Angaben, die für die Kalkulation erforderlich sind?
• Sind die Angaben in der Leistungsbeschreibung und im Leistungsverzeichnis eindeutig?
• Kann die beschriebene Leistung umgesetzt werden?
• Werden Nachweise gefordert, die nicht mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen?
• Werden die Kriterien für den Zuschlag hinreichend beschrieben?

Woher bekommt man die Ausschreibungsunterlagen? Die Formblätter werden in verschiedenen Medien veröffentlicht, unter anderem im Vergabehandbuch des Bundes (VHB Bund). Auf der Website www.fib-bund.de können die jeweils aktuellen Fassungen im PDF-Format heruntergeladen werden. Der Download-Bereich enthält:

• Formblätter für Ausschreibungsunterlagen zu Bauausschreibungen
• Formblätter für Ausschreibungsunterlagen zu Ausschreibungen von Liefer- und Dienstleistungen