Ausschreibungsportal

Als Ausschreibungsportal oder Vergabeplattform bezeichnet man unter anderem Internetportale, die meist öffentliche Aufträge recherchieren und ausschreiben. Solche Portale bestehen sowohl auf regionaler, als auch bundesweiter und europäischer Ebene. Durch sie erhalten potenzielle Auftraggeber die Möglichkeit, ihre Aufträge beispielsweise aus den Bereichen Handwerk und Baugewerbe an die Öffentlichkeit weiterzutragen und einen größeren Bieterkreis zu erreichen.

Ist ein Unternehmen auf der Suche nach öffentlichen Aufträgen für Bewachung, hat es auf zahlreichen Portalen die Möglichkeit, nach Parametern wie der Branche und dem Ort zu filtern. Viele Portale bieten außerdem einen individuellen Service an und recherchieren perfekt auf Unternehmen zugeschnittene Ausschreibungen, nachdem dieses seine Rahmenbedingungen und Wünsche geäußert hat.

Die passenden recherchierten Aufträge erhält der Kunde dann meist in personalisierten E-Mails. Manche Anbieter stellen auch private Aufträge von Unternehmen oder Privatpersonen zur Verfügung.

Ausschreibungsportale konzentrieren sich entweder auf die regionale, bundesweite oder auch europäische Ebene. Beispielsweise finden Suchende auf den Portalen Ausschreibungen für NRW oder Aufträge in Bayern. Viele Portale bieten eine Suche in allen drei Bereichen an. Der Bund und die Länder bieten zunächst alle eine öffentlich einsehbare Online-Plattform an. Mit www.service.bund.de und www.evergabe-online.de stellt die Bundesregierung eigens aufgestellte Vergabeportale zur Verfügung. Letzteres stellt eine eVergabe-Plattform dar und übernimmt somit mehr Schritte als eine Ausschreibungs-Plattform. Eine Erklärung zur eVergabe finden Sie weiter unten.

Auch größere Unternehmen wie zum Beispiel die Deutsche Bahn AG haben ein eigenes Ausschreibungsportal, in denen neben Aufträgen aus dem Gleisbau auch Ausschreibungen für Catering, Kleidung oder die Beschaffungen von Zügen veröffentlicht werden. Die Bundesländer veröffentlichen unter im Internet leicht auffindbaren Webseiten alle landesweiten Aufträge. Darüber hinaus gibt es privatwirtschaftliche Portale wie zum Beispiel ibau.de, die auf allen räumlichen Ebenen recherchieren und ausschreiben. Die Unterschiede zwischen den verschiedenen Arten von Portalen ergeben sich meist aus den Personalisierungsmöglichkeiten der Suchfunktion.

Für Unternehmen, die nach öffentlichen Aufträgen suchen, ergeben sich aus der Nutzung von Vergabeportalen viele Vorteile:

• Übersichtliche Auflistung aller relevanten Aufträge
• Möglichkeit der Anpassung von Suchparametern
• Regelmäßige Aktualisierung durch Apps und Mobilansichten

Zwar ist die öffentliche Ausschreibung von öffentlichen Aufträgen je nach dem Schwellenwert Pflicht, aber auch die öffentlichen Auftraggeber können Vorteile daraus ziehen, dass ihre Ausschreibungen auf solchen Portalen landen (müssen):

• Geringer Zeitaufwand
• Vereinfachung von Vergleichen zwischen Preisen, Leistungen und Service

Eine andere Quelle für Informationen rund um offene Ausschreibungen sind eVergabe-Plattformen. Sie unterscheiden sich insofern von kommerziellen Portalen, dass sie nicht nur die Informationen über Ausschreibungen recherchieren und bereitstellen, sondern dass über diese auch die gesamte Kommunikation abläuft. Die eVergabe umfasst somit sämtliche Stufen eines Vergabeverfahrens: Bekanntmachung, Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen, Einbindung von Nachweisen der Leistungsfähigkeit, Angebotsabgabe, Zuschlagerteilung und Vertragsschluss.

Für Plattformen dieser Art gelten prinzipiell die gleichen Vorteile wie für einfachere Ausschreibungsportale, folgende Vorteile kommen allerdings noch hinzu:

• Hohe Systematik und Rechtssicherheit für öffentliche Auftraggeber
• Verkürzung der Zustellzeiten und Verringerung des Zustellrisikos für Unternehmen (Bieter)

Neben den Vorteilen und der zeitlichen Ersparnis für sowohl Auftraggeber als auch Unternehmen bringt die eVergabe jedoch einige Nachteile mit sich.

Zahl an eVergabe-Plattformen in Deutschland wächst stetig

Jedes Unternehmen, das online mit seinen Ausschreibungen präsent sein möchte, muss sich bislang auf jeder einzelnen Plattform anmelden. Daraus resultieren gegebenenfalls Mehrkosten, unterschiedliche Bedienoberflächen und eine fehlende einheitliche Verwaltungsplattform. Übrigens, dies gilt auch für die Teilnehmer am Ausschreibungsverfahren! So müssen sich Bieter im Grenzgebiet von Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen häufig für Portale aus beiden Bundesländern anmelden.

Elektronische Signatur

Durch nicht vorhandene einheitliche Standards für elektronische Signaturen entspricht nicht jede Signatur der bietenden Unternehmen den Voraussetzungen der individuellen Vergabestelle. Die Verwendung der fortgeschrittenen Signatur verursacht bei potenziellen Bietern einen erhöhten Verwaltungsaufwand.

Hohe technische Standards

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen haben meist Schwierigkeiten, an Ausschreibungsverfahren in eVergabe-Portalen teilzunehmen. Meist fehlt den Betrieben das technische Equipment, die Qualifikation der Mitarbeiter und die erforderliche Software.

Um die entstandenen Nachteile der vielzähligen eVergabe-Plattformen zu optimieren oder gar loszuwerden, bedarf es eines einheitlichen, nationalen Bekanntmachungsmediums für alle Vergaben. Ähnlich löst es zwar bereits das Portal www.bund.de, jedoch ist diese Plattform nicht verpflichtend für öffentliche Auftraggeber und vereint somit bisher nicht alle Aufträge oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte. Jede Form einer einheitlichen Bekanntmachungsplattform wäre ein erster Schritt der Vereinfachung für Auftraggeber und Bieter.

Das Projekt XVergabe verfolgt dieses Ziel bereits und schafft einen plattformübergreifenden Standard für den Austausch von Dokumenten zwischen Bietern und elektronischen Vergabeplattformen. Unternehmen benötigen somit nur noch Zugriff auf eine Plattform, um gleichzeitig auf die unterschiedlichen eVergabe-Plattformen zugreifen zu können. Die Plattform befindet sich noch im Aufbau, bietet allerdings schon viele hilfreiche Funktionen für potenziell bietende Unternehmen und öffentliche Auftraggeber.