So erstellen Sie das perfekte Angebot!

Wenn Unternehmen eine Anfrage erhalten, begehen viele einen entscheidenden Fehler: Sie schicken einfach ein Angebot per Mail oder per Post. Aber bevor es an die Angebotserstellung geht, sollte dringend ein Gespräch mit dem potentiellen Kunden oder der potentiellen Kundin geführt werden, insbesondere wenn es sich um ein teures und/oder komplexes Produkt handelt. Das hat vor allem drei Gründe:

1. In einem Gespräch können Sie die Wünsche und Bedürfnisse Ihres Kunden oder Ihrer Kundin kennenlernen, ihn oder sie beraten, ob das Produkt oder die Dienstleistung passend ist oder wie es passend gemacht werden kann.
2. Mit einem Gespräch können Sie viel Zeit sparen, weil es deutlich einfacher ist, über die Angebotskonditionen zu verhandeln. So muss das Angebot nicht mehrfach hin und her geschickt und modifiziert werden, bis es zu einem möglichen Abschluss kommt.
3. Im persönlichen Kontakt mit Ihren Kund:innen können Sie Sympathie aufbauen. Wie wichtig eine gute Beziehung zu Ihren Kund:innen ist, können Sie in unserem Artikel zur Verkaufspsychologie nachlesen.

Im Gespräch sollten Sie möglichst konkret über die Anliegen und Absichten der Kundenseite reden. Erst einmal geht es darum, herauszufinden, ob der oder die
Gesprächspartner:in überhaupt Teil der eigenen Zielgruppe ist. Das mag banal
klingen, aber insbesondere bei erklärungsbedürftigen Produkten kann es zu
Missverständnissen kommen, die dazu führen, dass Ihnen jemand eine Anfrage
schickt, der eigentlich gar nicht als Kunde oder Kundin in Frage kommt. Durch folgende Fragen können Sie die Effizienz späterer Verhandlungen steigern und mehr über Ihren potentiellen Auftraggeber oder Ihre potentielle Auftraggeberin erfahren:

• Wie umfangreich stellt sich der Kunde oder die Kundin die Leistung vor?
• Ist er oder sie in der Lage, eine Ausgabe dieses Umfangs zu tätigen?
• In welchem Zeitrahmen könnten Sie liefern?
• Welche Art Leistung will der Kunde oder die Kundin?
• Passt das Timing zu Ihrer aktuellen Auftragslage?
• Hat der Kunde oder die Kundin besondere Wünsche?

Wenn Sie ein schriftliches Angebot erstellen, gilt es, bestimmte Standardanforderungen zu erfüllen, denn das Angebot kann später die Grundlage der geschäftlichen Beziehung zwischen Ihnen und der Kundenseite bilden. Sie geben damit eine empfangsbedürftige Willenserklärung ab, in der Sie sich dazu bereit erklären, eine Leistung oder Lieferung zu den angegebenen Bedingungen ausführen zu können. Das eigentliche Angebotsschreiben sollte dabei im Idealfall nicht mehr als eine Seite umfassen. Allerdings passen nicht immer alle notwendigen Informationen auf nur eine Seite. Wenn Sie viele Details nennen müssen, empfiehlt es sich, ein Begleitschreiben mit weiteren Erläuterungen zu verfassen.

Kopf

Die gängigen Formalien im Kopf Ihres Anschreibens sind:

• Namen des Unternehmens (mit Rechtsform und Adresse)
• Vor- und Nachnamen als auch die entsprechenden Daten des Kunden oder der Kundin
• Angebotsnummer und -datum
• Lieferdatum
• Kundennummer
• verantwortliche:r Ansprechpartner:in im Betrieb

Darauf sollte eine Überschrift oder ein Betreff folgen, der möglichst präzise den Gegenstand und Zweck Ihres Angebots benennt. Zudem empfiehlt es sich, Ihr Logo zu verwenden, denn dieses ist Ihr Markenzeichen und gehört damit zum Corporate Design Ihres Unternehmens.

Fließtext

Selbstverständlich beginnt dieser Teil Ihres Angebots mit einer Anrede. Diese richten Sie an den oder die verantwortliche:n Ansprechpartner:in der Kundenseite, denn eine persönliche Anrede zeugt von Respekt und Professionalität – solange die Ansprechperson korrekt benannt ist. Vergewissern Sie sich deswegen vorher, ob die Person zeichnungsberechtigt ist und von dem Unternehmen autorisiert wurde, Angebote einzuholen und Aufträge rechtswirksam zu erteilen. Der darauffolgende Fließtext stellt einen Einstieg in Ihr Angebot dar. Beschreiben und erläutern Sie Ihren Leistungsumfang so kurz wie möglich und in kompakten Absätzen und nennen Sie den Nutzen der angebotenen Dienste für den Kunden beziehungsweise die Kundin oder wenigstens das Alleinstellungsmerkmal. Hier ist auch der passende Rahmen für eindrucksvolle Referenzen und/oder Kundenmeinungen, wenn sie sich belegen lassen (inklusive Namen/Unternehmen und Ansprechperson). Doch achten Sie darauf, nicht ins Eigenlob abzurutschen.

Datenübersicht

Dieser Teil ist der wichtigste Ihres Angebots, denn er besteht aus einer übersichtlichen Aufstellung der Leistungen und vereinbarten Eckdaten zum gesamten Produkt. Dazu gehören:

• Angebotsfrist: So legen Sie die Gültigkeitsdauer fest, also der Zeitraum, in welchem die genannten Konditionen valide sind.
• Angebotsgegenstand: Ware oder Dienstleistung so genau wie möglich benennen, damit es nicht zu Missverständnissen über den Angebotsinhalt kommt.
• Preise und Menge beziehungsweise Dauer der angebotenen Leistung: Die Arbeitszeit oder die nötigen Produktionskosten lassen sich im Vorfeld nicht immer exakt angeben. Deswegen empfiehlt es sich, einen Stundensatz zu vereinbaren. Wenn ein Rabatt oder eine sonstige Vergünstigung vorgesehen ist, sollte diese auch auf jeden Fall im Schreiben festgehalten werden, gleiches gilt für die Entstehung eventueller Zusatzkosten.
• Umsatzsteuer: Handelt es sich um einen Brutto- oder Nettopreis? Auch die Angabe des Steuersatzes sollte nicht fehlen, um spätere Komplikationen oder Unklarheiten zu vermeiden.
• Produktions- und Lieferzeit: Wie viel Zeit wird die Herstellung und Auslieferung der angebotenen Leistung in Anspruch nehmen? Wenn das im Vorfeld nicht einschätzbar ist, reden Sie mit Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin darüber, um eine gemeinsame Lösung zu finden. Oft bietet es sich an, einen Zeitkorridor festzuhalten, innerhalb dessen die Leistung ausgeführt werden soll.
• Spesen: Kosten, die durch die Fahrt oder die Übernachtung und Verpflegung vor Ort zusätzlich angefallen sind.
• Zahlungsbedingungen: Wann und wie soll die Bezahlung erfolgen? Bei Auftragsarbeiten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, ist eine etappenweise Zahlung üblich.
• AGB und Gerichtsstand: Sollte das Unternehmen über allgemeine Geschäftsbedingungen verfügen, sollten Sie diese dem Angebot beifügen. Einzelne Informationen aus den AGB, die für den Kunden oder die Kundin von zentraler Bedeutung sind, sollten zudem nochmal separat aufgeführt werden. Dies zeugt von Transparenz und Professionalität gegenüber der Kundenseite. Der Gerichtsstand sollte für den Fall aufgeführt werden, dass es zu einem juristischen Streit kommt.
• Erfüllungsort, Eigentumsvorbehalt, Nutzungsrechte am Endprodukt: Wo ist der Auftrag durchzuführen? Ab wann geht die erbrachte Leistung in den Besitz des Abnehmers über? (Oft erst mit vollständiger Bezahlung) Möchten Sie sich nach Erledigung des Auftrags noch bestimmte Nutzungsrechte am Endprodukt einräumen?
• Vorgehen bei beschädigten Lieferungen beziehungsweise Liefer-, Annahme- und Zahlungsstörungen: Was passiert, wenn es zu Komplikationen kommt? Diese müssen nicht unbedingt eigenverschuldet sein.

Ein Angebot sollte auf den ersten Blick übersichtlich und verständlich sein. Das bedeutet, dass Sie ein schlichtes Design verwenden sollten, welches später zum Beispiel auch als Angebotsvorlage für weitere Projekte genutzt werden kann. Zudem empfehlen sich Grafiken. Damit sind keine bunten Tortendiagramme gemeint, sondern schlichte Übersichtspläne, Datenblätter oder Tabellen. Anders als in einem Fließtext kann man eine Grafik mit einem Blick verstehen und Informationen schneller finden.
Bei der Angebotserstellung, insbesondere bei einer Argumentation, gilt es, die Kundenbedürfnisse in den Vordergrund zu stellen. Das bedeutet in erster Linie, dass Sie Ihre Wortwahl anpassen. In jedem Bereich gibt es Fachjargon. Wenn Sie im B2B-Bereich tätig sind, sollten Sie dieses in einem angemessenen Maße nutzen, aber nur die Begriffe, bei denen Sie sicher sein können, dass der oder die Empfänger:in sie kennt. Im B2C-Bereich ist noch höhere Vorsicht geboten. Wenn jemand ihr Angebot liest und nichts versteht, ist das kein vielversprechender Start. Grundsätzlich gilt, dass Angebote verständlich formuliert sein und Wiederholungen konsequent vermieden werden sollten. Oft passiert es auch, dass sich Informationen in ein Angebot verirren, die darin gar nichts zu suchen haben, weil sie der Empfängerseite nichts nutzen. Ein paar Dinge, die sie fast immer einfach löschen können, sind:

• Artikelnummern
• Datenbankbegriffe
• Unternehmensinterne Bezeichnungen
• Lagerplatznummern und Zugriffsdaten
• Absicherungsformulierungen der Rechtsabteilung
• Schilderungen unternehmensinterner Zusammenhänge
• Beschreibungen nicht aktueller Vorgehensweisen

Die finale Version sollte schließlich immer auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden, insbesondere die Angaben bezüglich der Preise und zum Lieferumfang beziehungsweise -datum. Lassen Sie deswegen jemanden das Angebot gegenlesen und erbitten Sie ehrliches Feedback. So stellen Sie sicher, dass spätere Konflikte mit dem oder der potentiellen Auftraggeber:in vermieden werden.

Ein Angebot ist eine Willenserklärung nach dem BGB und bildet die Basis für den Vertrag, der idealerweise zwischen Ihnen und der Kundenseite zustande kommt. Dazu muss diese das Angebot annehmen oder eine entsprechende Bestellung aufgeben und Sie müssen eine Auftragsbestätigung ausstellen. Nach § 145 BGB ist das Angebot deswegen rechtlich bindend. Diese Bindung verfällt erst, wenn der Kunde Ihr Angebot ablehnt oder nicht mehr mit einer Antwort zu rechnen ist.

Alternative: Kostenvoranschlag

Statt ein verbindliches Angebot abzugeben, kann man auch einen Kostenvoranschlag unterbreiten. Von diesem Preis darf um bis zu 20 Prozent abgewichen werden. In unserem Ratgeber erfahren Sie, wie Kostenvoranschläge im Handwerk aussehen und welche Konsequenzen sich dadurch für den Betrieb oder den Auftraggeber beziehungsweise die Auftraggeberin ergeben können.

Freizeichnungsklauseln

Freizeichnungsklauseln sind besondere Bestimmungen in einem Angebot, einem Vertrag oder den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die dazu dienen, die Bindung sowie die Gültigkeitsdauer eines Angebots, die Haftung oder die Erfüllung durch den Anbieter oder die Anbieterin einzuschränken oder aufzuheben. Am geläufigsten ist die Annahmefrist.
Wer die sofortige Rechtsverbindlichkeit eines Angebots umgehen will, kann die Gebundenheit ausschließen und die Annahme des Angebots an eine bestimmte Bedingung knüpfen. Diese Bedingungen werden als Freizeichnungsklauseln bezeichnet und können sich auf unterschiedliche Aspekte beziehen. Insbesondere auf:

• einen befristeten Zeitraum, in dem das Angebot bindend ist. Z.B.: “Dieses Angebot gilt bis zum…”
• den Angebotspreis. Z.B.: “Preisänderungen vorbehalten” oder “Preis freibleibend”
• die Angebotsmenge und Verfügbarkeit. Z.B.: “Solange der Vorrat reicht” oder “Lieferung vorbehalten”

Es ist sogar möglich, ein Angebot komplett unverbindlich zu gestalten, durch Zusätze wie “Angebot freibleibend” oder “unverbindliches Angebot”.

Doch mit solchen Bedingungen sollte vorsichtig umgegangen werden. Natürlich bieten sie der Anbieterseite eine höhere Sicherheit, dafür sinkt aber die Sicherheit für den Auftraggeber oder die Auftraggeberin, was es wiederum unattraktiver macht.

Angebot nachträglich ändern

Dass ein Angebot bindend ist, bedeutet aber nicht, dass man es unter keinen Umständen nachträglich ändern kann. Es ist normal, dass bei der Angebotserstellung mal ein Fehler passieren kann. Erfreut sind Kund:innen davon aber sicherlich nicht. Sie können Ihr Angebot aber nur ändern oder sogar zurückziehen, wenn in der Zwischenzeit nicht bereits ein Vertrag zustande gekommen ist. Das hängt davon ab, ob sie überhaupt ein verbindliches Angebot abgegeben haben und ob der oder die Vertragspartner:in dieses angenommen hat. Ist der Vertrag geschlossen, ist die Sache klar: Das Angebot kann nicht geändert werden. Mit einem Einverständnis kann es aber noch immer widerrufen werden und bei einem gewichtigen Irrtum kann es sogar gegen den Willen des Geschäftspartners beziehungsweise der Geschäftspartnerin aufgehoben werden. Alles zur Vertragsaufhebung erfahren Sie in unserem Glossar.

Ja, es ist zeitintensiv, ein hieb- und stichfestes Angebotsschreiben aufzusetzen – Aber die Arbeit lohnt sich, denn das Schreiben kann danach als Vorlage für weitere Angebote verwendet werden. Viele Formalien und Bestandteile gelten für jedes Angebotsschreiben, sodass Ihr Musterexemplar nur für das entsprechende Angebot individualisiert werden muss. Wenn Sie Probleme bei der Erstellung Ihres ersten Angebotsschreibens haben, können Sie zudem auch eine von zahlreichen Vorlagen aus dem Internet nutzen und diese an Ihre Leistung anpassen.

Je nachdem, in welchem Punkt der Customer Journey sich Ihr Kontakt gerade befindet, warum das Angebot angefordert wurde und was für ein Produkt oder welche Dienstleistung Sie anbieten, empfiehlt sich eine andere Angebotsform:

Bei einem Standardangebot müssen keine Besonderheiten beachtet werden und es wird nicht individuell angepasst. Ein solches Angebot empfangen Kund:innen, die eine simple oder standardisierte Leistung wollen.

Das Richtpreis- oder Informationsangebot dient als Orientierung. Es liefert nur einen vorübergehenden Preis oder einen Preisrahmen, eine genaue Kalkulation erfolgt erst bei weiterem Interesse der anfragenden Person.

Ein Spezial-Angebot wird ausgestellt, wenn es sich um ein komplexes Produkt mit größerem Leistungsumfang handelt und der Kunde oder die Kundin tatsächlich Interesse an einem Vertragsabschluss hat. Bei diesem Angebot gehen Sie auf individuelle Wünsche und Bedingungen ein, etwa indem einzelne Posten ganz genau berechnet werden.

Das Angebot versenden

Nun muss das Angebot natürlich als erstes versendet werden. Grundsätzlich gilt: Je schneller Sie auf das Interesse Ihres Gegenübers reagieren, desto besser stehen Ihre Chancen, den Zuschlag zu erhalten. Am besten ist es, innerhalb von 24 Stunden das Angebot an den Kunden oder die Kundin zu versenden. Das geht per Mail oder postalisch. Viele Unternehmen haben eine Word-Vorlage, die sie je nach Kund:innen anpassen. Wenn Sie Ihr Angebot per Mail versenden wollen, dürfen Sie auf keinen Fall vergessen, das Dokument in eine PDF-Datei zu konvertieren. Beim postalischen Versand sollten Sie sehr darauf achten, wie die Unterlagen wirken. Verwenden Sie beispielsweise hochwertiges Papier, das Sie ordentlich falten.

Warten und Nachfassen

Dann heißt es: Abwarten. Der Empfänger oder die Empfängerin benötigt Zeit, um ein Angebot zu prüfen, eventuell auf andere angeforderte Angebote zu warten, um einen Vergleich derer durchzuführen und sich zu entscheiden. Falls Sie nach längerer Zeit keine Antwort erhalten haben, empfiehlt es sich, noch einmal nachzufragen. Wenn Sie sich unsicher sind, wann und wie Sie ein Angebot nachfassen sollten, lesen Sie gerne in unserem entsprechenden Ratgeber weiter.
Wenn Ihr Angebot abgelehnt wird, ist es immer sinnvoll, sich nach den Gründen zu erkundigen. Häufig ist der Kostenfaktor das ausschlaggebende Kriterium – aber nicht immer, und wenn es ein anderer Aspekt ist, kann das für Sie sehr nützlich sein. Wenn Sie häufig Absagen bekommen und keine gewinnbringende Auskunft darüber, warum, sollten Sie Ihr Angebotsschreiben einmal von einem unabhängigen Sachverständigen oder einer Sachverständigen prüfen lassen. Dazu schwärzen Sie alle sensiblen Inhalte oder sparen diese aus. Auf diese Weise können sie wertvolle Einsichten und Verbesserungsvorschläge erhalten, mit denen Sie Ihre Effizienz bei zukünftigen Angebotserstellungen steigern können.

Liefern wie versprochen

Wenn Ihr Angebot angenommen wird, sollte es selbstverständlich sein, dass Sie sich an die abgemachten Rahmenbedingungen wie Lieferumfang, Menge und Zeitpunkt halten. Um Zweifel und Missverständnisse zu verhindern, sollte der Kontakt zu dem Kunden oder der Kundin gepflegt werden. Fragen Sie nach, ob diese:r zufrieden ist. Ein gutes Verhältnis nach dem Abschluss ist auch nützlich, wenn es zu Lieferproblemen kommt, da Ihnen Kund:innen, die Sie kennen und denen Sie sympathisch sind, mehr verzeihen, als jemand Fremdes. Zudem kann bei gutem Kontakt aus einem oder einer Neukund:in ein:e Bestandskund:in werden und da die Neukundengewinnung ein zeit- und kostenintensiver Prozess ist, sind Bestandskund:innen sehr wichtig für ein Unternehmen.

Buchhaltung und Rechnung

Ein Angebot ist nicht das gleiche wie eine Rechnung. Ein Angebot wird vor der Leistungserbringung erstellt. Sie erklären sich durch das Angebot bereit, Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin eine Ware oder Leistung unter bestimmten Bedingungen zu verkaufen. Die Rechnung ist eine Mitteilung über die Kosten, die im Rahmen des Wohnverhältnisses anfallen. Senden Sie eine Rechnung! Und ja, das wird sehr viel häufiger vergessen, als man es meinen mag. Unternehmer:innen und Selbstständige haben oft keinen Überblick über ihre Rechnungen und Buchhaltung. Peinlich ist es aber auch, wenn die Rechnung fehlerhaft ist und sich ein Kunde oder eine Kundin melden muss, weil etwas nicht stimmt. Das bleibt mit Sicherheit in Erinnerung. Der Kunde beziehungsweise die Kundin wird sich aber sicher nicht melden, wenn die Rechnung nicht kommt oder Posten, wie Reisekosten, vergessen wurden und auf Dauer bleibt ein Unternehmen nicht liquide, wenn immer mal wieder etwas weniger Geld kommt, als eigentlich kommen sollte. Mittlerweile gibt es hervorragende Softwares wie Lexoffice, die mit etwas Erfahrung sogar eine:n Steuerberater:in ersetzen können und vor allem verhindern, dass Sie Ihre Rechnungen händisch erstellen müssen.