Im Rahmen offener Verfahren (öffentliche Ausschreibungen) und nichtoffener Verfahren (beschränkte Ausschreibungen) besteht für den Auftraggeber ein Verhandlungsverbot. Demnach darf der Auftraggeber Angebote nicht mit den Bewerbern verhandeln. Aus Perspektive des Gesetzgebers soll das Verhandlungsverbot gewährleisten, dass der Auftraggeber während des Verfahrens nicht die Grundlagen der Ausschreibung verändert. Die Verhandlungsverbot-Definition ist ein vergaberechtlicher Grundsatz der Transparenz, des Wettbewerbs und der Gleichbehandlung.
Erklärung zum Verhandlungsverbot: Es dürfen während des Vergabeverfahrens nur vergabebezogene Fragen seitens der Bewerber und darauf bezogene Aufklärungen durch den Auftraggeber kommuniziert werden. Diese Informationen müssen zudem an alle Bewerber weitergegeben werden. Das Vorgehen soll ausschließen, dass ein Bewerber einen Wissensvorsprung erlangt.
Bis zum Eröffnungstermin kennt jeder Bewerber nur sein eigenes Angebot (unter der Voraussetzung, dass die Bewerber kein Kartell bilden, was rechtswidrig wäre) und die Auftragsstelle keines der Angebote. Das Verhandlungsverbot bringt so auch einen starken Anreiz für die Bewerber mit sich, ihr Angebot möglichst günstig und wettbewerbstauglich zu gestalten. Ein zu hoch angesetzter Preis bedeutet, dass keine Gelegenheit zur Korrektur besteht, wenn der Bewerber von einem Mitbewerber bei gleicher Qualität unterboten wird.
Das Verhandlungsverbot verhindert, dass Auftraggeber und Bieter in offenen und nichtoffenen sowie öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen über die Auftragsbedingungen verhandeln. Es werden lediglich vergabebezogene Informationen an alle Bieter kommuniziert, um niemanden zu benachteiligen oder diskriminieren.