Zur Vergabe von ÖPP-Projekten kommt in der Regel ein sogenanntes strukturiertes Verhandlungsverfahren zum Einsatz, auch als ÖPP-Vergabeverfahren bekannt. Das Verfahren besteht aus insgesamt vier Phasen: Teilnahmewettbewerb, Angebotsphase, Verhandlungsphase und Vertragsabschluss.
Ein strukturiertes Verhandlungsverfahren bezeichnet ein Vergabeverfahren, welches speziell für den Einsatz bei ÖPP-Projekten vorgesehen ist. Aufgrund der Verwendung trägt es auch die Bezeichnung „ÖPP-Vergabeverfahren“; ÖPP steht für öffentlich-private Partnerschaft und benennt eine Zweckgemeinschaft aus öffentlichen Hand und Unternehmen aus der Privatwirtschaft. Das Verfahren umfasst vier Phasen, die wir im Folgenden beschreiben.
Wie der Name vermuten lässt, durchläuft ein strukturiertes Verhandlungsverfahren einen festen Ablauf bei der Vergabe von PPP- beziehungsweise ÖPP-Projekten.
Bevor das strukturierte Verhandlungsverfahren für ÖPP-Projekte durchgeführt werden darf, ist zunächst die vorläufige Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (vWU) durchzuführen. Sie dient dazu, eine möglichst wirtschaftliche Beschaffungsform zu wählen. Sie vergleicht das ÖPP-Vergabeverfahren mit herkömmlichen Verfahrensarten, dabei stehen zwei Aspekte im Fokus: der Kostenvergleich sowie die Nutzerwertanalyse. Einzig, wenn sich die ÖPP-Variante als mindestens ebenso wirtschaftlich wie konventionelle Verfahren erweist, darf das strukturierte Verhandlungsverfahren stattfinden.
Die erste Phase wird nach der Bekanntmachung des Projektes eingeläutet. Während dieser Phase des strukturierten Verhandlungsverfahrens haben Bewerber die Möglichkeit, sich um die Teilnahme an der Vergabe zu bewerben – daher auch die Bezeichnung „Teilnahmewettbewerb“. In der Bewerbung erklären die Bieter ihr Vorgehen bei der Ausführung des Projektes. Außerdem müssen sie ihre Eignung, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit durch die Vorlage von Referenzprojekten beweisen, im Idealfall sind die Referenzen mit dem ausgeschriebenen Projekt vergleichbar.
Für die nächste Phase des strukturierten Verhandlungsverfahrens werden vier Bieter mit den geeignetsten Bewerbungen ausgewählt. In der Angebotsphase werden sie nur Angebotsabgabe aufgefordert. Sobald alle Angebote eingetroffen sind, werden diese durch die Vergabestelle geprüft, gewertet und gereiht.
Im nächsten Schritt des strukturierten Verhandlungsverfahrens werden die Bieter mit den bestgereihten Angeboten zum eigentlichen Verhandlungsverfahren eingeladen. Die ausgewählten Bieter der Vertragsverhandlungen werden auch „bevorzugte Bieter“ genannt. Während der Verhandlungsphase werden Unklarheiten besprochen und Vertragsanforderungen geklärt. Ziel ist es, ein einheitliches Vertragsverständnis zu schaffen. Sowohl Bieter als auch Auftraggeber können während der Phase Verhandlungspunkte vorschlagen, die anschließend besprochen und ausgearbeitet werden. Anschließend werden die Bieter aufgefordert, die endgültigen Angebote abzugeben. Diese optimierten Angebote sind um die besprochenen Punkte erweitert und angepasst worden. Danach prüft und wertet die Vergabestelle die Angebote erneut.
Bevor die vierte Phase eingeleitet wird, erfolgt die sogenannte abschließende Wirtschaftlichkeitsuntersuchung. Bei dieser Prüfung wird das beste endgültige Angebot aus Phase 3 mit den konventionellen Ergebnissen der vWU verglichen. Das Ziel ist, festzustellen, ob die Angebote der Prognose der Wirtschaftlichkeit entsprechen. Nur, wenn das Angebot der gestellten Prognose entspricht oder sich sogar als wirtschaftlicher erweist, kommt der ÖPP-Projektvertrag zustande. Die aWU hat im strukturierten Verhandlungsverfahren enormen Einfluss: Sie entscheidet, ob es überhaupt zu einem Vertragsabschluss kommt. Aufgrund der hohen Relevanz der Prüfung ist es wichtig, Kosten und Risikos vorab realistisch einzuschätzen.
Konnte das wirtschaftlichste Angebot die aWU bestehen, kommt es in der vierten Phase mit dem Bieter zum Vertragsabschluss – vorausgesetzt, das Bundesministerium der Finanzen (BMF) stimmt den Ausgaben für das Projekt zu. Sobald die Finanzierung des Projektvertrages geklärt ist, kommt es zum „Financial Close“ und der Vertrag ist endgültig geschlossen.
Im strukturierten Vergabeverfahren erhalten die Bieter für die Angebotsbearbeitung eine Entschädigung von den Ländern, die sogenannte Bieterkostenentschädigung. Die Höhe der Bieterkostenentschädigung hängt von gewissen Faktoren ab: Projektgröße und Komplexität des ÖPP-Projektes. Zudem erhält der Bieter die Entschädigung nur, wenn er regelmäßig vergabekonforme Angebote abgibt.
