PoD

Während vor einigen Jahren die Anforderung von öffentlichen Vergabeunterlagen und die Abgabe von Angeboten ausschließlich in Papierform erfolgten, werden die Unterlagen heute meist elektronisch von Ausschreibungsplattformen heruntergeladen und nach der Bearbeitung elektronisch eingereicht. Wer nicht an der E-Vergabe teilnehmen möchte oder nicht teilnehmen kann, hat nach wie vor die Möglichkeit, die jeweiligen Vergabeunterlagen in Papierform zu bestellen und die Angebote in Papierform einzureichen. Welche Abgabeart zugelassen ist, hängt von den Vorgaben der jeweiligen Vergabestelle im Vergabeverfahren ab.

PoD: Definition

Erklärung zu PoD: Die Abkürzung PoD steht für Print on Demand (engl. für "Drucken auf Abruf") bzw. Print-on-Demand-Verfahren. Sie beschreibt im Zusammenhang mit öffentlichen Vergabeverfahren den Druck und Versand von Vergabeunterlagen auf Bestellung ("on demand"). Nach dem Eingang der Bestellung werden die Vergabeunterlagen unter strenger Einhaltung des Datenschutzes ausgedruckt und an die Bewerber geschickt. Die Bewerberlisten werden unter Beachtung strikter Sicherheitsvorgaben an die Vergabestelle versandt.

Wo können Vergabeunterlagen in Papierform bestellt werden?

Auf dem Vergabeunterlagen-Portal Vergabe24 (https://vergabeunterlagen.vergabe24.de/) können auch aktuell noch Vergabeunterlagen in Papierform angefordert werden. Dazu sind eine Registrierung auf dem Portal und das Erteilen eines SEPA-Lastschriftmandats erforderlich. Nach den gewünschten Vergabeunterlagen kann man nach der Registrierung auf verschiedene Weise recherchieren.

Es gibt drei Möglichkeiten der Suche nach Ausschreibungen:
  • mit einer Vergabeunterlagen-ID,
  • mit einer Vergabenummer,
  • mit einem Verlagskennzeichen.

Die jeweiligen IDs, Nummern oder Kennzeichen sind dem Text der Bekanntmachung zu entnehmen.

Vorteile von Print on Demand (PoD)

Das Print-on-Demand-Verfahren hat den Vorteil, dass die Vergabeunterlagen erst dann gedruckt werden, wenn ein Bieter sie braucht. Es gehen nur so viele Exemplare in den Druck, wie erforderlich sind. Bei traditionellen Druckverfahren werden in der Regel Fixauflagen produziert, die mit höheren Kosten verbunden sind. Print on Demand bringt auch einfachere Aktualisierungsmöglichkeiten bestehender Unterlagen mit sich, da Dateien schnell angepasst werden können.

Grundsätzliche Nachteile von Vergabeverfahren in Papierform

Die Bestellung und Bearbeitung von Vergabeunterlagen in Papierform ist deutlich arbeitsintensiver, zeitintensiver, intransparenter, unsicherer und vor allen Dingen kostenintensiver als die Durchführung der einzelnen Vergabeschritte mittels moderner elektronischer Verfahren. Zeit und Kosten werden bei dem Verzicht auf Papier dadurch gespart, dass aufwendige Arbeitsvorgänge entfallen, beispielsweise der Druck der Vergabeunterlagen, deren Lagerung, Verpackung und Versand, das manuelle Führen von Bieterlisten sowie die Bearbeitung von Kostenerstattungen etc. Elektronische Vergabeprozesse schonen dagegen Ressourcen, sparen Zeit, sind transparent, sicher und kostengünstig.

Wann sind schriftliche Angebote zugelassen?

Die Papierform ist nur noch bei Vergaben zulässig, bei denen die E-Vergabe eingesetzt wird. Auch in diesem Fall dürfen Angebote nur dann schriftlich eingereicht werden, wenn der Auftraggeber in der Bekanntmachung vorgibt, dass Angebote in Papierform zugelassen sind. Wenn Auftraggeber nur angeben, dass Angebote in elektronischer Form einzureichen sind, bedeutet dies automatisch die Nichtzulassung der Papierform. Der Auftraggeber muss darauf nicht extra hinweisen.

Leistungsverzeichnisse in Papierform

Über die E-Vergabe-Plattform können Auftraggeber für ihre Bieter gegen eine Gebühr die Vergabeunterlagen in Papierform anfordern.

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