Beschaffung

Zur Beschaffung (englisch:Procurement) gehört neben dem Einkauf auch die Beschaffungslogistik. Die Beschaffung zielt darauf ab, ein Unternehmen oder die öffentliche Hand mit benötigten Objekten zu versorgen – diese werden als Beschaffungsobjekte bezeichnet. Dabei kann es sich um folgendes handeln:

• Güter
• Dienstleistungen
• Informationen aus externen Quellen

Das Marktumfeld, auf dem diese Beschaffungsobjekte erworben werden, wird als Beschaffungsmarkt bezeichnet. Dieser ist der Produktions- und der Handelstufe vorgelagert.

Zielgerichtete Beschaffung

Um die Beschaffung effizient zu gestalten, werden in der Regel Beschaffungsziele definiert. Das übergeordnete Ziel ist in der Regel eine langfristige Versorgungssicherheit. Es soll sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Güter, Dienstleistungen und Informationen zum richtigen Zeitpunkt vorliegen. Meist sollen die Kosten (Beschaffungskosten) hierbei so gering wie möglich bleiben.

Welche Aufgaben fallen in der Beschaffung an?

Bei den Beschaffungsaufgaben wird zwischen strategischen und operativen Aufgaben unterschieden.

Bei strategischen Aufgaben geht es darum, wie der Name schon sagt, eine Strategie festzulegen und umzusetzen, die den Beschaffungsprozess dominiert. Zunächst muss der Beschaffungsmarkt sondiert werden, um sich einen Überblick über das Angebot zu verschaffen. Aus den gewonnenen Daten kann man etwa erfahren, welche Lieferant:innen es am Markt gibt und wessen Angebote am besten zum eigenen Unternehmen passen. Auch die Verhandlung sowie der Geschäftsabschluss zählen mit zu den strategischen Aufgaben, ebenso wie die Einbindung der Informationen in interne IT-Prozesse. Auch das Anlegen eines Lieferantenportfolios gehört in diesen Bereich, wird aber meist nur von größeren Unternehmen umgesetzt. Es dient dazu, die Beschaffung risikoärmer zu gestalten, indem mögliche Engpässe bereits im Vorfeld entdeckt werden. Darüber hinaus gehört das gesamte Beziehungsmanagement mit den Lieferant:innen zu den strategischen Aufgaben.

Letztlich werden in der Strategie auch Standards für die operativen Strategien festgelegt. Sie werden auch als operative Beschaffung bezeichnet und werden dem Tagesgeschäft zugeordnet. Darunter fallen vorgelagerte Aufgaben wie die Kontrolle von Beständen, die Bedarfsermittlung und die Bestellmengenplanung. Zum eigentlichen Bestellprozess gehören dann die Bestellung von Waren oder Dienstleistungen, die Bestellüberwachung und die Logistik, die mit der Beschaffung verbunden ist.

Welche Stelle für die Beschaffungen zuständig ist, hängt davon ab, wo das Beschaffungswesen innerhalb des Unternehmens angesiedelt ist. Man unterscheidet zwischen einer dezentralen Beschaffung und einer zentralen Beschaffung.

• Dezentrale Beschaffung: Innerhalb eines Unternehmens oder einer Behörde kümmern sich mehrere Stellen unabhängig voneinander darum, jeweils für sich selbst die erforderlichen Güter oder Dienstleistungen zu beschaffen. Dies garantiert eine gewisse Flexibilität.
• Zentrale Beschaffung: Eine eigene Abteilung (Einkaufsabteilung) erledigt alle Beschaffungen innerhalb eines Unternehmens oder einer Behörde.
  

Die Beschaffungskonzepte haben sich bewährt und werden in der Praxis häufig angewendet:

1. Einzelbeschaffung: Hier werden Beschaffungsobjekte (Waren, Dienstleistungen) für einen bestimmten Auftrag einzeln und zu einem individuellen Zeitpunkt beschafft. Einzelbeschaffung kommt häufig bei Einzelanfertigungen zum Einsatz oder im Fall von Engineer-to-Order. Bei letzterem wird das Produkt erst dann angefertigt, wenn eine Bestellung eingegangen ist. Oft handelt es sich bei der Einzelbeschaffung um eine direkte Beschaffung – das bedeutet, dass die Ware oder die Leistung direkt beim Hersteller oder bei der Herstellerin beschafft werden.
2. Vorratsbeschaffung: Bei der Vorratsbeschaffung werden mehr Waren beschafft, als für die aktuelle Produktion benötigt wird. Der Überschuss wird eingelagert, um einen Puffer für künftige Produktionen zu haben und einer Materialknappheit vorzubeugen.
3. Just-in-Time-Beschaffung: Bei der Just-in-Time-Beschaffung werden die Waren immer erst dann geliefert, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Waren müssen also nicht zwischengelagert werden, sodass keine Kosten für die Lagerung anfallen. Die Just-in-Time-Beschaffung ist auch als “fertigungssynchrone Beschaffung" bekannt.

Auch mit der sogenannten “Grünen Beschaffung” ist der Einkauf von Waren und Dienstleistungen gemeint. Im Gegensatz zur herkömmlichen Beschaffung werden hier bei der Wahl der Produkte und Dienstleistungen aber noch Umweltaspekte berücksichtigt. Zum einen wirkt es sich sofort positiv aus, wenn sich ein Unternehmen oder eine Behörde für eine umweltfreundlichere Alternative entscheidet. Zum anderen sorgt die steigende Nachfrage auch dafür, dass noch mehr umweltfreundliche Produkte entwickelt werden.

Neben privaten Unternehmen beschafft auch die öffentliche Hand Waren und Dienstleistungen – doch sie muss dabei mehr beachten als diese. Öffentliche Beschaffungen unterliegen gesetzlichen Regelungen wie dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeordnung (VgV) und werden in Form von öffentlichen Aufträgen vergeben. Die Auftragnehmer:innen dürfen nicht frei gewählt werden. Vielmehr werden die geeigneten Bewerber:innen in einem Vergabeverfahren ermittelt. Dies wird aus mehreren Gründen so gehandhabt:

• Das wirtschaftlichste Angebot soll den Zuschlag erhalten. Die öffentliche Hand ist dazu verpflichtet, sparsam und wirtschaftlich zu haushalten.
• Es soll ein fairer Wettbewerb stattfinden. Möglichst viele Anbieter:innen sollen die Chance haben, sich auf den öffentlichen Auftrag zu bewerben.
• Die Regelungen sind wichtig, um für Transparenz zu sorgen. Die Vergabekriterien müssen nachvollziehbar und überprüfbar sein.