Archivierungsfrist

Die Archivierungsfrist im Vergabeverfahren gibt an, wie lange Unterlagen nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden müssen.

Archivierungsfrist im Vergabeverfahren

Im Vergabeverfahren regelt die Archivierungsfrist, wie lange alle im Rahmen einer Vergabe erhobenen Dokumente aufbewahrt werden müssen beziehungsweise sollen. Neben den anderen im Vergabeverfahren geltenden Fristen ist die Archivierungsfrist die längste und eine über die Vergabe hinaus geltende Frist. Zu den aufbewahrten Dokumenten gehören folgende Unterlagen:

• Dokumentation
• Vergabevermerk
• Angebote
• Teilnahmeanträge
• Interessenbekundungen
• Interessenbestätigungen
• bei Übersteigen eines bestimmten Schwellenwertes: alle Anlagen und Kopien von Verträgen

Für die Art der Aufbewahrung sind die öffentlich-rechtlichen Aufbewahrungspflichten maßgebend. Die Kommunen können allerdings ebenfalls eigene Vorschriften zur Aufbewahrung von Vergabeunterlagen bestimmen.

Wie lang ist die Archivierungsfrist?

Eine einheitliche Regelung für die Archivierungsfrist gibt es nicht. §8 Abs. 4 der Vergabeverordnung (VgV) und §8 Abs. 3 der Sektorenverordnung (SektVO) geben allerdings eine Mindestaufbewahrungsfrist von drei Jahren ab dem Tag der Zuschlagserteilung vor. Auch die Aufbewahrung über die gesamte Vertragslaufzeit ist gängig.

Manchmal beträgt die Frist bis zu zehn Jahre, das hängt allerdings von den unterschiedlichen Vorschriften zur Aufbewahrung innerhalb der Kommunen ab. Der Vorteil von solch langen Fristen ist, dass zum Beispiel im Falle einer nachträglichen Mängelbeseitigung noch alle vollständigen Dokumente vorliegen.

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