Zentrale Beschaffung

Unter zentraler Beschaffung versteht man, dass die Einkäufe und Ausschreibungen eines Unternehmens gebündelt in einer Einkaufsabteilung abgewickelt werden. Alternativ kann man sich für eine dezentrale Beschaffung entscheiden, bei der mehrere Stellen ihren Bedarf an Materialien individuell decken.

Zentrale Beschaffungstätigkeiten können von den öffentlichen Auftraggeber:innen an sogenannte zentrale Beschaffungsstellen ausgelagert werden, dies geschieht in der Regel ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens. Dies geschieht häufig, wenn es sich bei dem Auftrag um eine entgeltliche Leistung handelt.

Was ist eine zentrale Beschaffungsstelle?

Die zentrale Beschaffungsstelle fungiert nach § 120 Abs. 4 GWB sowie § 4 VgV als öffentlicher Auftraggeberin, die sich für die öffentliche Hand um die Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen kümmert, Aufträge vergibt oder Rahmenvereinbarungen abschließt.

Wie arbeitet die zentrale Beschaffungsstelle?

In der Regel agiert die zentrale Beschaffungsstelle entweder als Beschafferin selbst oder übt eine Vermittlertätigkeit aus, bei der sie im Auftrag und auf Rechnung anderer Auftraggeber:innen ein Ausschreibungsverfahren durchführt. Führt sie die Beschaffung als Vermittlerin aus, obliegt die Verantwortung weiterhin dem eigentlichen Auftraggeber beziehungsweise der Auftraggeberin. Zudem bleibt diese:r auch der Vertragspartner:in. Anders, wenn die Beschaffungsstelle den Auftrag im eigenen Namen und auf einer Rechnung beschafft. In diesem Fall ist sie selbst die Auftraggeberin und übernimmt die volle Verantwortung. Die Leistungen werden bei Bedarf durch die öffentliche Hand abgerufen und dementsprechend vergütet.

Vorteile zentraler Beschaffungsstellen

Mittels zentraler Beschaffungsstellen wird der Beschaffungsbedarf mehrerer Auftraggeber:innen abgedeckt, sodass weitere Größenvorteile erzielt und Kosten verringert werden. Durch die Möglichkeit einer gemeinsamen Vergabe, sind öffentliche Auftraggeber:innen nicht in ihren Möglichkeiten bei der Beschaffung eingeschränkt.

Die Vergabe von öffentlichen Ausschreibungen erfolgt grundsätzlich zentral. Gemäß der Richtlinien zur Korruptionsprävention in der Bundesverwaltung bedarf es einer Trennung von Planung, Vergabe und haushaltsmäßiger Abwicklung der Beschaffungsmaßnahmen, was durch eine dezentrale Beschaffung nicht oder schwer geleistet werden kann. Einzig, wenn eine dezentrale Beschaffung zweckdienlich ist, wird die Vergabe für diese freigegeben.

Formen der zentralen Beschaffung bei öffentlichen Vergaben

Öffentliche Auftraggeber:innen haben bei der zentralen Beschaffung verschiedenen Möglichkeiten, einen Auftrag zur Beschaffung von Waren zu vergeben:

• Einzelbeschaffung: Jede:r Auftraggeber:in beschafft die benötigten Waren / Leistungen selbst.
• Zentrale Beschaffung / zentrale Beschaffungstätigkeit: Mehrere Auftraggeber:innen beschaffen Leistungen gemeinsam über eine Beschaffungsstelle.
• Gelegentliche gemeinsame Auftragsvergabe: Auftraggeber:innen schließen sich für eine Beschaffung zusammen, es genügt eine Vereinbarung der gemeinsamen Beschaffung.

Bei einer Konformitätsbewertung wird im Wesentlichen geprüft, ob Produkte und Dienstleistungen den grundlegenden Anforderungen der EU-Richtlinien entsprechen. Wenn keine Mängel vorliegen, wird dazu eine entsprechende Bescheinigung ausgestellt. Konformitätsbewertungen werden nicht nur durch Hersteller:innen, Vertragspartner:innen oder unabhängige Prüflabore vorgenommen, sondern auch durch Zertifizierungsstellen. Auftraggeber:innen können bei öffentlichen Vergabeverfahren verlangen, dass Testberichte, Bescheinigungen oder Zertifizierungen von Konformitätsbewertungsstellen eingereicht werden. Dabei müssen auch die Zertifizierungen und Bescheinigungen von anderen Konformitätsbewertungsstellen akzeptiert werden, beispielsweise von Zertifizierungsstellen.

In einer Einkaufsabteilung arbeiten Menschen, die Erfahrung in diesem Gebiet haben. Dies hat zahlreiche Vorteile, die die Position des Unternehmens gegenüber den Lieferant:innen stärken. Sie können günstige Konditionen durch Rahmenverträge heraushandeln, indem sie beispielsweise den Preis reduzieren oder aber Garantieleistungen mit aufnehmen. Dies wird besonders dadurch erleichtert, dass die Angestellten einer Einkaufsabteilung über die Jahre hinweg Kontakte zu den Lieferant:innrn knüpfen.

Dadurch, dass an einer Stelle die Einkäufe des gesamten Unternehmens organisiert werden, können oft größere Stückzahlen bestellt werden, was wiederum zu Mengenrabatten führen kann und die Lieferkosten reduziert. Das kann allerdings auch dazu führen, dass teilweise lange Wege von der Abteilung bis zum Einkauf zu bewältigen sind und Lieferungen nicht schnell genug dort eintreffen, wo sie benötigt werden. Zudem verlangt eine größere Stückzahl auch nach größeren Lagerkapazitäten. Ein weiterer Nachteil einer Einkaufsabteilung liegt im höheren Verwaltungsaufwand sowie der erhöhten Bürokratie, dies führt jedoch auch zu geringeren Bearbeitungskosten pro Auftrag und einer Förderung der Standardisierung.

Die Bundeswehr gibt an Erst- und Folgebedarf an Verteidigungs- und Versorgungsgütern einschließlich Instandsetzungsleistungen für die Teilstreitkräfte sowie Studien-, Forschungs- und Entwicklungsaufträge ausschließlich zentral zu vergeben. Da die so zustande kommenden höheren Stückzahlen einen breiteren Wettbewerb und eine wirtschaftlichere Beschaffung ermöglichen.