UfAB

Wie bereits erwähnt, liegt das Ziel der Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen in der Standardisierung der Ausschreibungspraxis. Durch diese Vereinheitlichungen sollen Verwaltungsaufwände reduziert werden, sodass die Vergabe von IT-Beschaffungen vereinfacht wird. Zusammen mit Beschaffungsexperten des zuständigen Beschaffungsamtes des Bundesministeriums wurden die Inhalte der der UfAB erarbeitet. Durch den übersichtlichen Aufbau und den tiefergehenden Informationen erweist sich die UfAB als hilfreiche Einstiegslektüre in die gesamte Vergabe- und Ausschreibungsthematik.

Mittels der UfAB soll der oder die staatliche IT-Beschaffer:in in der Lage sein, die Angebotsvergabe transparent sowie objektiv zu vergeben. Dank der integrierten Bewertungsmethoden wird ein gewisses Maß an Rechtsicherheit geschaffen. Gerade Neulingen kann der Leitfaden bei der Beschaffung von IT-Leistungen maßgebliche Unterstützung bieten.

Die aktuelle Version der Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen kann kostenlos über www.cio.bund.de bezogen werden; Druckexemplare sind bei dem Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums anzufordern.

Erstmalig wurde die UfAB 1982 vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern veröffentlicht. Schon damals sollte der Leitfaden Auftraggeber:innen beim Einkauf von Software, Hardware und den dazugehörigen IT-Leistungen helfen.

Aufgrund des technischen Fortschritts wird der Praxisleitfaden regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst. Um eine deutliche Abgrenzung zwischen den verschiedenen Auflagen des Leitfadens zu schaffen, erhalten Sie römische Ziffern.

• UfAB I
• UfAB II
• UfAB III
• UfAB IV
• UfAB V
• UfAB VI

Die Unterlagen für Ausschreibung und Beschaffung von IT-Leistungen behandelt alle relevanten Aspekte von öffentlichen Ausschreibungen, daher empfiehlt sie sich auch als Leitfaden für Beschaffungen außerhalb von IT-Leistungen. Sie behandelt die drei wichtigen Phasen:

• Planung der Beschaffung
• Design der Beschaffung
• Durchführung eines Vergabeverfahrens

Neben den verschiedenen Phasen erhält der oder die Leser:in grundlegende Informationen über den Vergabeprozess. So werden ihm oder ihr verschiedene Akteur:innen in dem Prozess vorgestellt, etwa Auftraggeber:innen sowie Auftragnehmer:innen. Auch Grundlagen aus Vergabe- und Vertragsrecht werden vermittelt. Darüber hinaus gewährt der Leitpfaden Einblicke in wichtige Thematiken, wie der Vertragsänderung während der Durchführung sowie Vertiefungen zur Bewertung oder Preisgestaltungen.

Planung der Beschaffung

Die erste Phase beginnt bei dem grundlegenden Aspekt einer Beschaffung: der Vorarbeit. So geht die UfAB auf Bedarfs- und Risikoanalysen ein. Daneben finden sich auch ausgebreitete Informationen zur Markterkundung und der Bedarfsstrukturierung. Ebenfalls Teil der ersten Phase sind Themen wie die wirtschaftliche Betrachtung, alternativer Möglichkeiten der Beschaffung sowie die Beschaffungskonzeption. Anhand dieser verschiedenen Schritte kann können Neulinge problemlos Ausschreibungsverfahren begründen und planen.

Design der Beschaffung

Die zweite Phase behandelt die Gestaltung des Ausschreibungsverfahrens. In dieser Phase werden die Verfahrensarten, mögliche Losvergaben, Erstellung von Vergabeunterlagen sowie die Verfahrensdokumentation erklärt. Dank der gründlichen Betrachtung unterstützt der Leitfaden bei der Erstellung des Vergabeverfahrens, sodass anschließend eine Durchführung möglich ist.

Durchführung eines Vergabeverfahrens

Bei der Durchführung des Vergabeverfahrens wird der Vergabeprozess beschrieben. Die Einteilung erfolgt anhand der verschiedenen Vergabearten. So wird der komplette Prozess für jede Form (offene Vergabe, nichtoffene Vergabe, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog, etc.) einzeln beschrieben. Dadurch erhöht sich die Hilfestellung und der oder die zukünftige Auftraggeber:in ist bestens auf alle Thematiken vorbereitet.

Das Besondere an dem Leitfaden sind die mathematisch entwickelten Wertungsmethoden, die 2018 im Zuge der Reform ebenfalls neu ausgearbeitet wurde. Mithilfe der Methoden soll die Vergabe erleichtert werden, insbesondere, wenn hinsichtlich mehrerer Zuschlagskriterien und einem ausgedehntem Leistungsverzeichnis die Wertung nach Preis zulässig ist. Derzeit besteht sie aus drei Methoden:

• Die reine Preiswertung (früher „vereinfachte Preis-Leistungs-Methode“)
• Die einfache Richtwertmethode
• Die erweiterte Richtwertmethode

Reine Preiswertung: vereinfachte Preis-Leistungs-Methode

Für Standardprodukte eignet sich die Methode der reinen Preiswertung, früher auch als vereinfachte Preis-Leistungs-Methode bekannt. Für diese Wertung sind lediglich Ausschlusskriterien nötig. Bei dieser Variante sind alle Bieter:innen geeignet, die die Mindestanforderungen erfüllen. Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält den Zuschlag. Im Falle von preisidentischen Angeboten fällt die Entscheidung aufgrund vorab festgelegter Kriterien.

Einfache Richtwertmethode

Bei der einfachen Richtwertmethode nach UfAB dient das Verhältnis zwischen Summe der Leistungspunkten (L) und dem Preis als Bewertungsgrundlage für abgegebene Angebote. Den Zuschlag erhält die Firma, die bei der Bewertung den höchsten Nutzwert (Z) erzielt. Preis und Leistung werden bei dieser Methode gleich gewichtet; einzig bei einer gleichen Punktzahl zwischen zwei Firmen erhält das günstigste Angebot den Zuschlag.

Die Berechnung erfolgt mit folgender Formel:

Z = L / P

Erweiterte Richtwertmethode

Die erweiterte Richtwertmethode eignet sich für Vergabeverfahren, bei denen große Schwankungen der Leistungspunkte erwartet werden. Dies trifft beispielsweise auf die Beschaffung komplexer Güter mit diversen Bewertungskriterien zu, bei denen der Entscheid entweder zugunsten des preisgünstigsten oder des leistungsstärksten Angebots getroffen wird.

Ähnlich der einfachen Methode werden bei der erweiterten Richtwertmethode Preis und Leistung gegenübergestellt. Das Angebot mit der größten Kennzahl dient hier jedoch als Ausgangswert. Sprich, es werden einzig die Angebote berücksichtigt, deren errechneter Nutzwert nicht mehr als die angegebene Schwankungsbreite vom höchsten Nutzwert aller Angebote abweicht.

Nach der Berechnung wird anhand gewählter Entscheidungskriterien das beste Angebot durch den oder die Einkäufer:in gewählt; die UfAB empfiehlt als Entscheidungskriterium den Preis zu wählen. Es kann jedoch auch ein anderes Kriterium verwendet werden, etwa die höchste Leistung.

Gewichtete Richtwertmethode (Median- oder Referenzmethode)

In der UfBA wurde im Zuge der Aktualisierung des Leitfadens weniger hilfreiche Methoden entfernt, etwa die Median- und Referenzmethode. Diese Variante ist auch als gewichtete Richtwertmethode bekannt. Sie empfahl sich, wenn bei der Bewertung Preis und Leistung unterschiedlich gewertet werden sollte. Dank dieser Methode ließen sich beide Bewertungskriterien über einen Bezugswertes entsprechend niedrig oder entsprechend hoch gewichten.

Aufgrund ihrer Komplexität war diese Bewertungsmethode fehleranfälliger, gerade mit Hinblick auf Ausreißern. Angebote können den Richtwert so stark beeinflussen, was die Rangfolge der Angebote verändert. In der Praxis wird dieses Problem als Flipping-Effekt bezeichnet. Gerade kleine Bietermengen waren von dem Effekt betroffen.

In der UfAB findet sich eine Bewertungsmatrix, mit welcher die Bewertung der verschiedenen Angebote erfolgen kann. Es handelt sich hierbei um ein Werkzeug, welches die verschiedenen Bieter:innen anhand von Leistungspunkten, Preis und Nutzwert / Kennzahl miteinander vergleicht. Die Bewertungsmatrix für die einfache Richtwertmethode sowie die erweiterte Richtwertmethode lässt sich über die Website des Bundes zur UfAB downloaden. Sie ist bereits so vorbereitet, dass die lediglich die verschiedenen Werte für Leistungspunkte, Preis und ggf. Kennzahl hinterlegt werden müssen. Das wirtschaftlichste Angebot wird ebenfalls hervorgehoben.

In 2018 wurde die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen komplett überarbeitet. Die dort niedergeschriebenen Richtlinien entsprechen nun den aktuellen Rechtslagen aus der Reform im Ober- und Unterschwellenvergaberecht sowie den technischen Neuerungen und den damit einhergehenden Erfahrungen auf dem Gebiet.

Was hat sich geändert?

Ein Blick in die neue UfAB zeigt, dass zahlreiche Aktualisierungen durch den technischen Fortschritt, neuen Erkenntnissen sowie Rechtsprechungen aus der IT-Vergabe entstanden sind. Zudem orientiert sich die aktuelle Version der UfAB an einigen Neuerungen im Vergaberecht. Beispielsweise steht der Ablauf einer Beschaffung stärker im Vordergrund als zuvor: Planung einer Beschaffung, Design sowie die Durchführung eines Vergabeverfahrens. Auch neue Inhalte aus dem Vergabeverfahren erhalten ihren Platz im Leitfaden, etwa das neue Verfahren der Innovationspartnerschaft. Ebenfalls neu sind die zahlreichen, integrierten Grafiken und Checklisten zur Erleichterung des Beschaffungsprozesses. Zudem liegt das Hauptaugenmerk auf den Verfahrensarten im GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung), der Vergabeverordnung VgV und der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).