Dezentrale Beschaffung

Unter dezentraler Beschaffung versteht man, dass mehrere Stellen den Bedarf an Material oder sonstigen Leistungen individuell decken. Alternativ kann man sich für eine zentrale Beschaffung entscheiden, bei der die Einkäufe eines Unternehmens gebündelt in einer Einkaufsabteilung abgewickelt werden.

Durch die dezentrale Beschaffung kann eine Abteilung flexibel auf Termindruck und Notfälle reagieren. Zudem ist es möglich, Sonderangebote abzuwarten und zu nutzen. Allerdings ist es unwahrscheinlich, dass eine einzelne Abteilung ausreichend Material für einen Mengenrabatt bestellt und auch die Wahrscheinlichkeit einen Rahmenvertrag zu vereinbaren ist geringer als bei der zentralen Beschaffung. Dies liegt auch daran, dass die Angestellten der einzelnen Abteilungen keine langjährigen Beziehungen zu den Lieferant:innen aufbauen können. Dadurch werden aber auch geringere Lagerkapazitäten benötigt.

Die zentrale Beschaffung hat den Vorteil, dass sich der Verwaltungsaufwand reduziert, da nicht mehr wegen jedem benötigten Einkauf mit der Einkaufsabteilung kommuniziert werden muss. Dadurch entsteht auch eine größere Eigenverantwortung innerhalb der Abteilung, die zu einer größeren Motivation führt. Durch diese größere Verantwortung gegenüber des gesamten Unternehmens, sind eventuell Schulungen sinnvoll oder zusätzliches Personal muss eingestellt werden.

Schreibt die öffentliche Hand einen Auftrag zur Beschaffung von Gütern aus, erfolgt dies in der Regel via zentraler Beschaffung. In Einzelfällen ist jedoch eine dezentrale Beschaffung freigegeben worden, vorausgesetzt, sie ist möglich und zweckdienlich, etwa unterhalb des Schwellenwertes.

Häufig werden Direktaufträge mit einem Auftragswert von 5.000 Euro ohne Umsatzsteuer dezentral vergeben, etwa zur Beschaffung von Waren von online Verkaufsplattformen, einzelnen Gütern oder Leistungen. Auch innerhalb von Rahmenverträgen, die über die zentrale Beschaffung abgeschlossen wurden, können einzelne Beschaffungen dezentral erfolgen, wenn sie über den Vertragspartner:innen beschafft werden und einen vertraglich festgelegten Wert nicht überschreiten.

Auch Vergaben spezieller Beschaffungsaufträge werden häufig dezentral durchgeführt, wenn bei der Begutachtung der Waren oder Leistungen ein gewisses Know-how benötigt wird. Feuerwehrbedarf wird beispielsweise häufig dezentral vergeben, jedoch häufig in enger Absprache mit der zentralen Beschaffungsstelle.

Beispiele für eine dezentrale Beschaffung wären unter anderem…

• Bestellung von notwendigen Arbeitsmaterialien: Jede Abteilung kann kurzfristig und auf den eigenen Bedarf abgestimmt beispielsweise Büromaterialien bestellen. Dadurch muss nicht zentral keine Anfrage gestellt werden und es kann schnell gehandelt werden.
• Regionale Lieferungen: Verschiedene Standorte nutzen lokale Lieferanten, um Transportkosten zu sparen.
• Versorgung in der Bundeswehr: Die Bundeswehr beschafft diejenigen Produkte dezentral, für die eine zentrale Beschaffung ihrer Natur nach nicht zweckdienlich wäre oder sich diese aus wirtschaftlichen Gründen nicht lohnen würde. Dazu zählt sie vor allem die Beschaffung handelsüblicher Versorgungsgüter des täglichen Bedarfs für die Gruppen oder standortbedingt für die Bundeswehrverwaltung.