E-Procurement

E-Procurement beschreibt die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen über elektronische Netzwerke wie beispielsweise das Internet oder andere Informations- und Kommunikationsnetze. In manchen Literaturquellen wird die Erklärung von E-Procurement auf die operative Beschaffung begrenzt und damit von einem eher strategisch gesehenen E-Sourcing abgegrenzt. Im Allgemeinen erstreckt sich die Definition von E-Procurement jedoch sowohl auf operatives als auch auf strategisches Beschaffungsmanagement.

Weitere Definition E-Procurement: die verschiedenen Systeme

E-Procurement umfasst zumindest die Bestellabwicklung, meistens jedoch auch die unmittelbar mit der Bestellung verbundenen Schritte wie Bedarfsanmeldung, Freigabe und Auftragsbestätigung.

Offene, halb offene und geschlossene Systeme

In geschlossenen Systemen sind nur die Datennetze eines oder weniger Lieferanten mit dem Netz des bzw. der beschaffenden Unternehmen verbunden. Halb offene Netzwerke ermöglichen grundsätzlich auch die Nutzung durch weitere Marktbeteiligte. Offene Netzwerke sind für eine Vielzahl von Nutzern zugänglich. Trotzdem müssen diese oftmals zuerst eine Registrierung und Zulassung durchlaufen.

Sell-Side-Systeme

Sell-Side-Systeme werden von der Lieferantenseite eingerichtet. Aus Eigeninteresse werden hier die Teilnahmebarrieren in Form von Hard- und Softwareanforderungen meistens gering gehalten, um möglichst vielen potenziellen Kunden die Teilnahme zu erleichtern. Der Vorteil dieser Lösung liegt für den Verkäufer in der Möglichkeit einer optimalen Warenpräsentation, der Integration in ERP-Systeme sowie einer kundenindividuellen Anpassung. Für den Nachfrager bedeuten Sell-Side-Systeme eine schlechte Vergleichbarkeit der Angebote, unterschiedliche Navigationsstrukturen sowie in der Regel einen Medienbruch bei der Vernetzung mit dem eigenen Warenwirtschaftssystem.

Buy-Side-Systeme

Buy-Side-Systeme werden hinsichtlich der Systembedingungen und -anforderungen vom beschaffenden Unternehmen definiert. Der große Vorteil für Buyer liegt in der Vergleichbarkeit der Angebote und einer möglichen Integration in das eigene Warenwirtschaftssystem. Buy-Side-Systeme sind meist in Branchen anzutreffen, wo der Beschaffer eine relativ hohe Marktmacht hat, beispielsweise in der Automobilindustrie oder im Einzelhandel.

Marketplace-Side-Systeme

Bei dieser Lösung stellt ein unabhängiger Marktplatzbetreiber die Einkaufs-Plattform mit entsprechenden Funktionen für die Bestellabwicklung inklusive standardisierter Schnittstellen zur Verfügung. Lieferanten und Beschaffer können diese Dienstleistung gegen Gebühren benutzen. Ein großer Vorteil dieser Lösung sind die niedrigen Implementierungskosten für Buyer und Seller. Weitere Vorteile liegen in der einheitlichen Benutzeroberfläche und dem offerierten Multilieferantenkatalog, der Vergleiche erlaubt. Marketplace-Side-Systeme eignen sich insbesondere für Marktbereiche mit vielen Anbietern und Nachfragern.

Chancen der Nutzung von elektronischen Beschaffungssystemen

Hauptvorteil des E-Procurement sind enorme Einsparungspotenziale von Prozess- und Materialkosten. Die weitgehende Automatisierung der Einkaufsabläufe führt zu Zeiteinsparungen. Langwieriges Recherchieren in Printkatalogen oder im Internet entfällt, Personalkosten werden gesenkt und ein Medienbruch wird vermieden. Dadurch fallen keine bzw. deutlich weniger Papierkosten an und Übertragungsfehler werden vermieden. Hinzu kommt die angenehmere Bedienbarkeit für den Anwender und die Entlastung der Einkaufsabteilung von Routineaufgaben.

Nachvollziehbare Prozesse und Einsparungen

Durch E-Procurement kann der niedrigste Einkaufspreis identifiziert und unter Integration aller Rabatte realisiert werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt von E-Procurement ist die Vermeidung von eigenmächtigem Einkauf durch Mitarbeiter der Fachabteilungen an der Einkaufsabteilung vorbei, sogenanntem Maverick Buying. Darüber hinaus sind die Einkaufsprozesse und -ergebnisse jederzeit nachvollziehbar und revisionierbar.

Risiken der Nutzung von elektronischen Beschaffungssystemen

Die Implementierung eines eigenen E-Procurement-Systems bringt meistens hohe Investitionskosten mit sich. Diese werden jedoch durch die großen Vorteile ausgeglichen, sodass es im Allgemeinen relativ schnell zu einem ROI (Return on Investment) kommt. Eine wichtige Grundvoraussetzung für die Teilnahme an E-Procurement ist die Gewährleistung der Datensicherheit für alle Beteiligten.

Mögliche negative Aspekte

Ein großer Vorteil des E-Procurement ist gleichzeitig auch ein nicht zu unterschätzender Nachteil: Lieferanten aus aller Welt können sich in das System einbringen. Der Buyer kennt diese Lieferanten und die Qualität der Produkte trotz vorheriger Zulassungsverfahren und Registrierungen jedoch nicht. Oftmals ist daher doch eine dingliche Bemusterung notwendig, sodass es zu Verzögerungen kommt. Ein weiterer negativer Aspekt ist, dass die Beziehung zum Lieferanten durch E-Procurement weniger persönlich ist. Bei entsprechender Gegensteuerung ist dies aber nur vordergründig der Fall, weil durch den Wegfall von Routine- und Abstimmungsarbeiten Ressourcen für Beziehungspflege frei werden.

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