Vertrieb automatisieren – so gewinnen Sie neue Kundschaft!

Die Mitarbeitenden im Vertrieb sind primär für den Verkauf der Produkte und Dienstleistungen zuständig und stehen dementsprechend in einem intensiven Austausch mit der Kundschaft. Aus diesem Grund sollten sie sich auf die Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppe konzentrieren, um maximalen Erfolg zu ermöglichen. Die Automatisierung von Vertriebsaktivitäten bezieht sich eher auf standardisierte Tätigkeiten. Diese sollen durch den Einsatz geeigneter Software-Programme oder Künstlicher Intelligenz automatisch durchgeführt beziehungsweise mechanisiert werden, ohne dass Mitarbeitende im Vertrieb viel Zeit und Ressourcen dafür aufbringen müssen. Auf diese Weise können Lücken innerhalb der bestehenden Prozesse identifiziert und die Transparenz der Aktivitäten erhöht werden, da die Technologien auf potentielle Ineffizienzen hinweisen. Dabei werden vertriebliche Aktivitäten neugestaltet und die Effizienz der Entscheidungen und Arbeitsprozesse gesteigert.

Unternehmen verfolgen mit der Implementierung einer Vertriebsautomatisierung grundsätzlich das Ziel neue Kund:innen zu gewinnen sowie bestehende Kund:innen an den Betrieb zu binden. Außerdem sollen ressourcenintensive Aufgaben digitalisiert und auf technologische Dienste oder Software-Programme verlagert werden, um die Prozesse zu beschleunigen beziehungsweise zu vereinfachen. So kann die Effizienz in den einzelnen Abläufen verbessert und gleichzeitig die Produktivität erhöht werden. In der Folge reduzieren sich zudem die Kosten und die Mitarbeitenden verschwenden ihre Arbeitszeit nicht länger in Tätigkeiten, die automatisiert erfolgen können. Stattdessen wird diese Zeit zur individuellen Pflege der Kundenbeziehungen eingesetzt.

Durch einen automatisierten Vertrieb haben Unternehmen die Möglichkeit, standardisierte Aufgaben, die typische Zeitfresser für Mitarbeitende darstellen, effizienter zu gestalten. Zu diesen Prozessen gehören unter anderem die Dateneingabe in CRM-Systemen, die Dokumentation der vertrieblichen Aktivitäten oder die Priorisierung der Leads für die spätere Ansprache. Durch eine Automatisierung dieser Tätigkeiten sparen die Beschäftigten im Vertrieb einen großen Teil Ihrer Arbeitszeit, den sie in wichtigere Aufgaben investieren sollten. Denn Tätigkeiten wie die Personalisierung oder das Branding sollten bei der Vertriebsarbeit niemals zu kurz kommen. Während die Technologien und Software-Programme laufende Prozesse überwachen und Echtzeit-Analysen durchführen, können Vertriebsmitarbeitende ihren Fokus auf die Bedürfnisse der Kund:innen lenken. Das Verhalten der Zielgruppe wird über einen längeren Zeitraum überwacht (Tracking) und gibt Hinweise über ihre Vorlieben und Interessen. Auf dieser Basis können Entscheidungen zur Kundenansprache schneller und effizienter getroffen sowie die Kundenerfahrung mit dem Unternehmen verbessert werden, was sich schließlich positiv auf die Kundenbindung auswirkt. Zudem sind die Automatisierungstools in der Lage die Ergebnisse der Kundendatenanalyse sorgfältig zu dokumentieren und im System abzuspeichern.

Die Automatisierung der Prozesse führt darüber hinaus zu kürzeren Reaktions- und Lieferzeiten und dementsprechend zu höheren Umsätzen, da die Software-Programme im Vergleich zu menschlichen Vetriebler:innen nicht durch äußere Einflüsse abgelenkt werden können und somit weniger Fehler in den Standardtätigkeiten zulassen. So kann nicht nur eine größere Anzahl an Leads bearbeitet, sondern auch die Menge der verlorenen Leads reduziert werden. Während Automatisierungstools also die vorangehende Identifikation und Bewertung der Leads übernimmt, ist die eigentliche Ansprache der qualifizierten Leads sowie der weiterführende Kontakt jedoch nach wie vor Aufgabe der Vertriebler:innen. Die benötigten Daten sind, in einem automatisierten Vertrieb, jedoch nicht mehr auf unterschiedlichen Plattformen gesichert, sondern an einem Ort gebündelt und zu jeder Zeit aktuell abrufbar, ohne, dass Mitarbeitende aufwändige Recherchen benötigen.

Zudem fördert der Einsatz von Technologien zur Vertriebsautomatisierung die persönlichen Fähigkeiten der Mitarbeitenden, da diese nicht länger mit repetitiven und eintönigen Aufgaben beschäftigt werden. Stattdessen erweitern Sie Ihre Kompetenzen und sammeln Erfahrungen im Umgang mit Kund:innen, wodurch sich auch die Zufriedenheit im Team erhöht. Dies fördert die Motivation und führt langfristig zu besseren Leistungen im Vertrieb. Außerdem erleichtert die Automatisierung des Vertriebs eine klare Aufgabenverteilung zwischen Mitarbeitenden und unterstützt einen reibungslosen beziehungsweise strukturierten Workflow. Sowohl externe als auch interne Kommunikationsbarrieren werden auf diese Weise reduziert. Nicht nur bestehende Vertriebler:innen profitieren von der effizienten Struktur, auch der Onboarding-Prozess zur Einstellung neuer Teammitglieder:innen gestaltet sich dadurch unkomplizierter.

Bevor Unternehmen mit einer Automatisierung des Vertriebs starten können, sollte auf einige Aspekte geachtet werden, die einen reibungslosen Ablauf ermöglichen. Zum einen ist es notwendig, dass bereits integrierte Technologien im Unternehmen als Grundlage für die weiterführende Automatisierung dienen. Zum anderen müssen Führungskräfte und Verantwortliche aber auch ein allgemeines Verständnis für den Prozess bei den Mitarbeitenden herstellen. Dabei muss klar werden, dass eine Digitalisierung beziehungsweise Automatisierung des Vertriebs keine reine IT-Aufgabe darstellt, sondern alle Beschäftigten des Vertriebs betrifft. Außerdem sollte der Umstellungsprozess aktiv begleitet und sukzessive durchgeführt werden, damit die einzelnen Schritte verstanden sowie die Denk- und Arbeitsweisen der Mitarbeitenden dahingehend angepasst werden. Dafür ist es notwendig, dass Prozesse im Vorhinein eindeutig definiert werden und eine stabile Grundlage für die Automatisierung darstellen. Diese Abläufe müssen im Anschluss regelmäßig kontrolliert werden, damit aufkommende Unklarheiten oder Missverständnisse nicht zu Unzufriedenheit oder Ineffizienzen im Team führen. Wichtig ist jedoch auch, dass die Führenden im Unternehmen eine Verbindung zwischen den Abteilungen schaffen und den Beschäftigten klar wird, dass auch andere Teams wie das Marketing oder der Kundenservice von der Vertriebsautomatisierung betroffen sind. Sie müssen ihre Fähigkeiten kombinieren, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Das Ausmaß der automatisierten Vertriebsaktivitäten sollte jedoch nicht zu hoch ausfallen, da ansonsten der persönliche Aspekt im Vertrieb verloren geht.

Die Vertriebsautomatisierung ist häufig eng verknüpft mit den CRM-Systemen eines Unternehmens. Diese dienen zur Verwaltung der Kundendaten im Rahmen des Kundenmanagements (engl.: Customer Relationship Management). Jegliche Nutzerdaten können dort gesichert, aktualisiert und für den Kundenkontakt eingesetzt werden. Besonders große Unternehmen mit komplexen CRM-Systemen nutzen häufig mehrere Plattformen, für die Automatisierung einzelner Teile des Geschäfts. Um den Vertrieb zu automatisieren, bietet es sich jedoch an, die Daten übersichtlich auf einem einheitlichen Tool (z.B. Salesforce) zu synchronisieren und mit dem CRM-System zu verknüpfen. So kann verhindert werden, dass einzelne Tätigkeiten zu viel Zeit in Anspruch nehmen, da alle Daten an einem Ort gebündelt werden. Die Automatisierung des Vertriebs in Verbindung mit dem CRM-System beinhaltet beispielsweise die Sammlung von Kundeninformationen aus den sozialen Medien wie LinkedIn oder die Dateneingabe. Diese Tätigkeiten können automatisch erfolgen, ohne das Mitarbeitende aufwändige Recherchearbeiten aufbringen müssen. Außerdem können die Aktivitäten dort dokumentiert sowie gewonnene Kontakte kategorisiert werden. Diese Datenbasis wird regelmäßig aktualisiert und gibt Auskunft darüber, wie qualifiziert ein Kontakt ist, abhängig von seinen Website-Klicks, Downloads oder geöffneten Mails. Alle Mitarbeitenden, auch aus anderen Abteilungen, können darauf zugreifen und somit effektiver kommunizieren und arbeiten.

Der Business-to-Business-Bereich ist dadurch gekennzeichnet, dass Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen an andere Unternehmen verkaufen und ihre Kund:innen somit keine privaten Endverbraucher:innen sind. Die Beziehungen zwischen B2B-Unternehmen sind in der Regel langfristiger und professioneller, sie werden weniger als B2C-Kund:innen von persönlichen Emotionen und stärker von Fakten und logischen Argumenten geleitet. Dennoch legen B2B-Kund:innen einen hohen Wert auf gute Kundenbindungen und einen persönlichen Austausch mit den Geschäftspartner:innen. Im Rahmen einer Vertriebsautomatisierung in der B2B-Branche müssen Verantwortliche und Mitarbeitende also darauf achten, dass der persönliche Austausch nicht auf der Strecke bleibt. Der Verkaufszyklus dauert in der Regel zwischen sechs und neun Monaten. Vertriebsmitarbeiter:innen sollen in diesem Zeitraum in keinem Fall durch die Vertriebsautomatisierung ersetzt werden. Stattdessen wird die Zeit sinnvoller genutzt, da lästige und zeitfressende Aufgaben nun automatisiert erfolgen. So können mehr Kund:innen bei gleichem Aufwand angesprochen und größere beziehungsweise langfristigere Verträge abgeschlossen werden, was ein rein menschlich betriebener Vertrieb nicht erreichen könnte. Außerdem sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Kontakte kurz vor der Konvertierung zu einem Kunden oder einer Kundin (engl.: Conversion) verloren gehen. Automatisierte CRM-Systeme im Vertrieb halten einen beständigen Austausch zwischen den Unternehmen aufrecht.

Im Rahmen der Vertriebsautomatisierung müssen sich Unternehmen sorgfältig auf den Verkaufsprozess vorbereiten. Dazu gehört es Kundenprofile aufzubauen, die Bedürfnisse der Zielgruppe zu identifizieren und passende Angebote zu erstellen.

In einem weiteren Schritt sollte die Aktivität auf der eigenen Webseite erhöht werden. Dafür kann das Unternehmen zum Beispiel die Anwendung aus Kundensicht vereinfachen, indem kurze URLs sowie prägnante Marken- und Produktnamen verwendet werden. Für die spätere Automatisierung wird so eine Basis geschaffen, aus der die Software-Programme anschließend Daten für den Vertrieb generieren. Darüber hinaus bieten sich online Google Ads Kampagnen an, die wiederum mit den Automatisierungs-Tools zur Verwaltung und Bewertung der Leads verknüpft werden können. Auf diese Weise und durch die Nutzung sozialer Medien empfiehlt es sich, die Sichtbarkeit des Unternehmens zu steigern. So erhalten Sie mehr direkten Traffic, der Ihrem Vertrieb schließlich bei der Kaufansprache weiterhelfen wird.

Außerdem dienen, besonders im B2B-Bereich, SEO- und SEA-Kampagnen dazu, den Online-Traffic zu erhöhen. Mithilfe verschiedener Programme wie der Google Search Konsole, Ryte oder Searchmetrics kann beispielsweise die Webseite optimiert und herausgefunden werden, welche Themen häufig gesucht werden, was die relevanten Keywords sind und wie das Klickverhalten der Nutzer:innen aussieht. Diese Informationen sind auch für die Vertriebsautomatisierung relevant, da die Software die gewonnen Leads automatisch bewerten und kategorisieren kann.

Die wichtigsten Schritte sind im Folgenden zusammenfassend dargestellt:

• Zielgruppe identifizieren → Kundenprofile aufbauen → Angebote erstellen
• Websiteaktivität erhöhen
  • Einfache Anwendbarkeit
  • Kurze URLs
  • Prägnante Marken- & Produktnamen
• Sichtbarkeit erhöhen
  • Social Media
  • Google Ads Kampagnen
• SEO- & SEA-Aktivitäten zur Optimierung der Inhalte und Analyse des Nutzerverhaltens

Leadgenerierung:

Eine zentrale Aufgabe des Vertriebs ist es, den Kontakt zu potentiellen Kund:innen (Leads) herzustellen. Dabei wird das Nutzerverhalten über einen längeren Zeitraum beobachtet, um daraus Schlüsse zu ziehen, wie dieser Kontakt optimal angesprochen werden sollte. Mithilfe sogenannter Inbound-Strategien kann jedoch auch versucht werden, den Kunden oder die Kundin auf das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen, sodass dieser selbstständig den Kontakt aufnimmt. Das Tracking des Nutzerverhaltens kann in Unternehmen auch automatisiert erfolgen. Den Mitarbeitenden wird dadurch verdeutlicht, auf welchen Seiten der oder die Besucher:in online aktiv war und welche Inhalte dort angesehen wurden.

Auf Grundlage dieser Informationen müssen die Kund:innen schließlich vom Vertrieb angesprochen werden. Mit festgelegten Kategorien sind die Automatisierungssoftwares in der Lage, den Mitarbeitenden automatisch bestimmte Leads zuzuordnen, die daraufhin von ihnen weiter qualifiziert werden. Auch in der Kundenansprache können Vertriebler:innen jedoch entlastet werden. Durch standardisierte E-Mail-Formulare in den CRM-Systemen werden beispielsweise mehrere Kund:innen gleichzeitig angesprochen und auf das Unternehmen aufmerksam gemacht. Das spart nicht nur Zeit, die Software-Programme können darüber hinaus auch analysieren, wer die Mail geöffnet hat und welche Felder häufig geklickt wurden. Der Vertrieb hat dadurch weniger Aufwand bei der Suche und Ansprache potentieller Leads und kann stattdessen auf individuelle Fragen der Nutzer:innen intensiver eingehen.

Automatisierte E-Mails:

Wie bereits im vorherigen Absatz erklärt, bietet sich die Automatisierung von Mails im Vertrieb an, um Zeit zu sparen und das Team zu entlasten. Grundsätzlich muss jedoch beachtet werden, dass Interessent:innen und Kund:innen nicht begeistert davon sind, massenweise unpersönliche Mails zu erhalten, die nicht ihren Bedürfnissen entsprechen. Deshalb ist es wichtig, E-Mails auf Basis der vorhandenen Informationen über die Zielgruppe zu personalisieren. Es gibt dennoch gewisse Standard-Mails wie zum Beispiel solche zur Begrüßung, Erinnerung oder Danksagung nach einem Kauf, die durchaus automatisch erstellt werden können. Mit sogenannten Autoresponder (ConvertKit, GetResponse, ActiveCampaign) oder auch Programmen wie Hubspot und Salesforce ist es möglich, diese Mails zu automatisieren. Dabei kann außerdem sichergestellt werden, dass Kontakte, die bereits positiv auf eine Anzeige in der Mail reagiert haben, keine weiteren Spam-Nachrichten erhalten. Die Automatisierungstools sind in der Lage, E-Mails in verschiedenen Phasen oder Schritten zu versenden und den Kunden oder die Kundin somit durch den Verkaufstrichter zu begleiten, beziehungsweise auch nach dem Kaufabschluss weiterhin zu pflegen.

Tracking und Monitoring:

Die verschiedenen Automatisierungstools können außerdem das Verhalten zahlreicher Nutzer:innen auf der Webseite oder in Werbeanzeigen tracken beziehungsweise nachverfolgen, indem zum Beispiel die Klickraten analysiert werden. So erfährt der Vertrieb mehr über die Interessen sowie Trends am Markt und kann darauf basierend individuelle Angebote erstellen. Die Kontakte werden dann an einer geeigneten Stelle im Kaufprozess vom Vertrieb abgefangen und begleitet, sodass die Kaufentscheidung beeinflusst wird und die Mitarbeitenden die Zahl der Verkaufsabschlüsse erhöhen kann. Für den Trackingsprozess werden in der Regel Programme wie Hotjar oder Google Analytics verwendet.

Lead Scoring:

Im Rahmen des Lead Scoring werden die Kontakte hinsichtlich verschiedener Kategorien bewertet und priorisiert, damit sich Mitarbeitende im Vertrieb nicht auf unqualifizierte Leads konzentrieren und die qualifizierten Leads vernachlässigen. Dafür werden vorab konkrete Kriterien definiert wie beispielsweise die Websiteaktivität, das Geschlecht oder der Standort. Die Vertriebstools können im Internet automatisch nach potentiellen Kund:innen suchen und Listen erstellen, ohne dabei Duplikate zu verschicken. Kontakte mit hohem Kaufpotential werden dann vom Vertrieb angesprochen und individuell im Kaufprozess begleitet. Hubspot oder Salesforce können eingesetzt werden, um die Leads automatisch nach den festgelegten Kriterien zu bewerten und im Anschluss priorisiert an die Vertriebsmitarbeitenden weiterzuleiten. Diese kümmern sich daraufhin nur noch um die qualifizierten Leads und verschwenden keine Zeit mehr in Kontakte mit geringem Kaufpotential. Das steigert zum einen die Conversions und zum anderen den Umsatz des Unternehmens.

Sales:

Softwares wie Pandadoc oder Docusign ermöglichen es, umfangreiche Angebote und Produktkataloge auf Basis individueller Kundendaten automatisch zu erstellen. Nachdem die Mitarbeitenden regelmäßig persönliche Gespräche mit den Interessent:innen geführt haben und somit Informationen über die aktuellen Bedürfnisse sammeln konnten, werden diese zur Angebotserstellung genutzt. Dabei kann außerdem beobachtet werden, welche Angebotsteile online häufig geklickt wurden. Automatisierte Verträge unterstützen zudem in der Regel elektronische Signaturen und können somit jederzeit unterschrieben werden. Durch eine Verknüpfung mit dem CRM-System werden erfolgreiche Abschlüsse schließlich dokumentiert und als wertvolle Information für zukünftige Gespräche verwendet.

Reporting:

Vertriebsmitarbeiter:innen müssen ihre Tätigkeiten in der Regel dokumentieren und verschwenden dafür häufig wertvolle Arbeitszeit. Diese Reports können jedoch ebenfalls mit Programmen wie Google Data Studio oder professionellen CRM-Systemen automatisiert und in Echtzeit erstellt werden, wodurch die Arbeit der Vertriebler:innen messbar wird. Diese müssen die Informationen dann lediglich prüfen und gegebenenfalls formatieren – der aufwändige Teil bleibt ihnen jedoch erspart. Die Informationen können außerdem mit anderen Mitarbeitenden oder Abteilungen geteilt werden.

Kommunikation und Planung:

Vertriebsautomatisierung kann Unternehmen auch intern weiterhelfen, um Prozesse effektiver zu gestalten. So können beispielsweise Meetings automatisch geplant sowie Erinnerungen daran geschaltet werden, die andernfalls von den Mitarbeitenden erledigt werden müssten. Darüber hinaus sind die Tools auch in der Lage Rechnungen von Kund:innen nach einem Kauf automatisch zu versenden oder Anrufe, nach Einwilligung des Kontaktes, aufzuzeichnen, damit sich die Mitarbeitenden nicht mit der Dokumentation derer beschäftigen müssen. Fragen von Kund:innen können darüber hinaus zum Beispiel mithilfe von Chatbots automatisch beantwortet werden, wodurch sich die Reaktionszeiten erheblich verkürzen. Dabei ist es möglich, konkrete Spracheigenschaften der Chatbots anzupassen, sodass diese zum Unternehmen und der Marke passen. Diese Möglichkeiten sind auch für die Nachsorge der Kund:innen enorm wichtig. Nachdem der Kauf abgeschlossen ist, können automatisch versendete Chatbot-Nachrichten und persönliche E-Mails dafür sorgen, das Interesse am Unternehmen aufrecht zu erhalten.

Die einzelnen Anwendungsbeispiele zur Vertriebsautomatisierung haben Ihnen bereits einen umfassenden Überblick über das damit einhergehende Potential gegeben. Ihr Unternehmen hat dadurch die Möglichkeit unzählige Prozesse im Vertrieb zu vereinfachen und zu beschleunigen, damit sich die Mitarbeitenden auf die individuelle Pflege der Kundenbeziehungen fokussieren können. Lästige Aufgaben können stattdessen mit Software-Programmen und Künstlicher Intelligenz automatisiert erfolgen, wodurch die Vertriebsaktivitäten effektiver gestaltet werden. Langfristig bedeutet das weniger Verlust wertvoller Arbeitszeit im Vertrieb und somit mehr Umsatz im Unternehmen. Nutzen Sie dieses Potential und automatisieren Sie Ihren Vertrieb, damit Ihre Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten im Umgang mit Kund:innen voll ausschöpfen können.