Bewerbungsgespräche richtig führen: Ein kurzer Leitfaden für Arbeitgeber:innen

Dies dient natürlich nicht nur zu einem netten Plausch und einem persönlichen Kennenlernen, denn schließlich suchen sie ja eine passende Besetzung für Ihren Betrieb. Die wesentlichen Ziele sollten Sie deshalb stets im Blick behalten, wenn Sie möchten, dass das Vorstellungsgespräch erfolgreich verläuft:

• Verschaffen Sie sich einen möglichst guten Eindruck der Persönlichkeit der Bewerber:innen und der Integrationsmöglichkeit in Ihr Unternehmen.
• Schätzen Sie die Fachkenntnisse der Kandidat:innen ein.
• Machen Sie sich ein Bild der Motivation und Einsatzbereitschaft.
• Prüfen Sie Wünsche und Vorstellungen.
• Wägen Sie mögliche Einsatzbereiche ab.

Sie als Dienstgeber:in sollten auf ein professionelles Vorstellungsgespräch viel Wert legen, denn letztlich tragen Ihre Mitarbeiter:innen einen wesentlichen Teil Ihres Erfolges und jedes Glied in dieser Kette ist wichtig. Um die genannten Ziele bestmöglich zu erreichen, ist die richtige Organisation für den Verlauf des Gesprächs das A und O und erspart Ihnen zudem eine Menge Zeit, wenn die Bewerber:innen tatsächlich vor Ihnen sitzen.

Tipp 1: Sorgen Sie für einen strukturellen Ablauf des Vorstellungsgesprächs

Für die richtige Vorbereitung sollte nicht nur das Gespräch selbst geplant werden, sondern auch die logistischen Faktoren. Stellen Sie sich im Vorfeld, zum Beispiel mithilfe eines Fragenkatalogs, folgende Fragen:

• Wie lange soll das Bewerbergespräch je Kandidat:in dauern?
• Welchen Raum möchten Sie dafür besetzen?
• Welche ihrer Kolleg:innen sollen an diesem Termin teilnehmen?
• Ist der Raum für alle Teilnehmer:innen ausreichend mit Bestuhlung und Equipment ausgestattet?

Nehmen mehrere mitarbeitende Personen an dem Gespräch teil, sollten Sie im Vorfeld klären, wer wieviel Entscheidungseinfluss auf die endgültige Auswahl hat. Das erspart im Nachgang eventuelle Konflikte. Dabei sollten grundsätzlich qualifizierte und hochrangige Mitarbeiter:innen für die Besetzung des Vorstellungsgespräches ausgewählt werden. Um eine angenehme Situation zu schaffen, sollten jedoch nicht zu viele Personen an dem Gespräch teilnehmen. Das kann für den Kandidaten oder die Kandidatin einschüchternd sein und den gesamten Verlauf beeinflussen.
Es liegt nicht nur an den Bewerber:innen sich bei solch einem wichtigen Termin von ihrer besten Seite zu zeigen, auch Sie als Arbeitgeber:in sollten mit sich und Ihrem Unternehmen professionell punkten. Schließlich macht die Präsentation des Betriebes einen wichtigen Teil im Employer Branding aus!

Tipp 2: Erstellen Sie einen Leitfaden bevor Sie ein Bewerbungsgespräch führen

Ein Gesprächsleitfaden ergibt in vielerlei Hinsicht Sinn. Sie haben damit nicht nur einen zeitlichen Fahrplan für das Vorstellungsgespräch, sondern können ein professionelles Jobinterview führen, welches für beide Seiten zielorientiert ist. Einerseits lernen Sie die Bewerber:innen während des Gesprächs kennen und können auf dieser Basis eine Entscheidung treffen. Auf der anderen Seite sorgen Sie für ein gutes Image und ein respektvolles Auftreten gegenüber dem Bewerber oder der Bewerberin. Unterteilen Sie ein Vorstellungsgespräch in mehrere Phasen bei einer Gesamtlänge von 45 bis 60 Minuten:

1. Phase: Begrüßung und Smalltalk
2. Phase: Kennenlernen und Fragen an die Bewerber:innen
3. Phase: Unternehmensvorstellung
4. Phase: Fragen von Seiten der Kandidat:innen
5. Phase: Abschluss

Begrüßung und Smalltalk als Einstieg, um das perfekte Bewerbungsgespräch zu führen

Der erste Eindruck zählt – oft gesagt, und dennoch ist die Begrüßung ein unterschätzter Schlüsselmoment des ganzen Bewerbungsgesprächs. Heißen Sie die Bewerber:innen freundlich, souverän, mit Handschlag und Erwähnung des Namens sowie einem Lächeln willkommen. Jede anwesende Person sollte sich von Beginn an mit der Situation wohlfühlen und je ruhiger und gelassener Sie sind, umso mehr können sich auch die sehr aufgeregten Kandidat:innen entspannen. Das wiederum führt dazu, dass diese wesentlich authentischer im späteren Verlauf agieren werden. Denn bei einem Vorstellungsgespräch bleibt die Nervosität oft nicht aus.

Nehmen Sie von Beginn an die Gesprächsführung in die Hand und stellen Sie, falls daran teilhabend, die anwesenden Kolleg:innen samt Funktion vor. Danach sollten Sie nicht gleich, wie bei einem Verhör zur Sache kommen, sondern das Gespräch mit einer Smalltalk-Frage locker eröffnen:

• Wie geht es Ihnen?
• Hatten Sie eine gute Anreise?
• Möchten Sie etwas trinken?

Gemäß einem Zitat des englischen König Charles II. „Die Kunst guter Konversation besteht darin, Unsicheren Sicherheit zu geben.“ geht es bei der Begrüßung und beim Smalltalk noch nicht um die Präsentation, sondern ein zwangloses Kennenlernen von 5 bis 10 Minuten, um beide Seiten selbstbewusster zu machen.

Im Anschluss geht es zum Hauptteil des Interviews über. Diese Phase leiten Sie während des Führens eines Bewerbungsgespräches am besten ein, wenn Sie den Bewerber:innen einen mündlichen Überblick verschaffen, wie es nun weitergeht.

Kennenlernen und Fragen: Die heiße Phase im Leitfaden für Arbeitgeber:innen zum Führen eines Bewerbungsgespräches

Im Verlauf eines Vorstellungsgesprächs geht es um das gegenseitige Kennenlernen. Das sollte für beide Seiten so gründlich und ausführlich wie möglich erfolgen. Wichtig ist, dass am Ende alle wichtigen Fragen des Gesprächsleitfadens beantwortet sind und jeder für sich die Klarheit hat, ob der Bewerber oder die Bewerberin zum Unternehmen oder die zu besetzende Position zu ihm oder ihr passt. Dafür können Sie sich im Vorfeld, nachdem Sie die Bewerbungsunterlagen durchgelesen haben, Punkte notieren, über die Sie gezielt sprechen möchten. Stellen Sie sich außerdem für die professionelle Führung eines Bewerbungsgesprächs im Vorfeld einen Fragenkatalog zusammen, welchen Sie im Verlauf der nächsten 30 Minuten durchgehen möchten. Das kann Ihnen dabei helfen, den Überblick zu bewahren und auch auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren. Diese sollten sowohl die Hard- als auch die Softskills der Kandidat:innen umfassen. Aber auch potentielle Schwächen gilt es herauszufinden. Mögliche Fragen sind:

Fragen zur Eignung hinsichtlich der Qualifikation

• Welche Qualifikationen bringen Sie für diese Stelle mit?
• Was haben Sie neben dem Beruf an zusätzlichem Wissen erworben?
• Welche Erfahrungen konnten Sie bisher in Ihrem Leben sammeln?
• Was würden Sie noch gerne lernen wollen?

Fragen zu Motivation und den persönlichen Eigenschaften:

• Warum haben Sie sich bei uns für diese Stelle beworben?
• Wie haben Sie sich auf den Termin heute vorbereitet?
• Warum sollten wir Sie einstellen?
• Wie stellen Sie sich die ersten drei Monate bei uns vor?
• Was würden Sie als Ihre Stärken bezeichnen und was als Ihre Schwächen?
• Wie würden Sie mit Ihrer Person unser Unternehmen voranbringen?

Fragen zur Arbeitsweise des Kandidaten oder der Kandidatin:

• Arbeiten Sie lieber alleine oder in einem Team mit Ihren Kolleg:innen?
• Welche Aufgaben bereiten Ihnen am meisten Freude?
• Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?
• Wie gehen Sie neue Aufgaben an?

Fragen, um den Charakter des Bewerbers einschätzen zu können:

• Was würden Sie mit einer Millionen Euro machen?
• Wie sähe der ideale Arbeitsplatz für Sie aus?
• Was bedeutet Erfolg für Sie?
• Worauf sind Sie in Ihrem Leben stolz und worauf weniger?
• Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?
• Wieso glauben Sie, dass Sie diese Arbeit gerne tun würden?

Um die verschiedenen Stärken und Schwächen einer Person herauszufinden, empfiehlt es sich manchmal auch, diese Punkte nicht direkt anzusprechen. Oftmals bekommen sie eine realistischere Einschätzung darüber, wenn sie nach konkreten Situationen fragen, in denen sich die Stärken und Schwächen zeigen. Mögliche Fragen in Bezug darauf könnten sein.

• Wie haben Sie in vergangenen Jobs dringende Probleme gelöst? Beschreiben Sie die Situation.
• Wie gehen Sie vor, wenn Sie eine Aufgabe mit einer sehr knappen Frist zugeteilt bekommen?

Die Anforderungen unterscheiden sich jedoch auch von Stelle zu Stelle. Aus diesem Grund sollten Sie sich bereits vor dem Gespräch überlegen, welche Stärken und Schwächen für diese Position relevant sind, um daraus anschließend Fragen zu entwickeln.

Möchten Sie dazu gleich das fachliche Knowhow abtasten, bereiten Sie fachspezifische Fragen vor oder erstellen Sie kleine Übungsaufgaben. Gerade bei handwerklichen Aufgaben wie Tischlerarbeiten, Klempnerarbeiten oder Lackierarbeiten machen Übungsaufgaben Sinn, um die Arbeitsweise des Kandidaten oder der Kandidatin in späteren Situationen einzuschätzen. Oder laden Sie vielversprechende Kandidat:innen nach dem Bewerbungsgespräch zu einem Probearbeiten ein, um seine oder ihre Fähigkeiten im Catering, bei der Glasreinigung oder bei Bodenbelagsarbeiten zu testen.

Mit einem gut vorbereiteten Fragenkatalog für das Gespräch entgehen Sie der Situation, sich inmitten des Bewerbungsgespräches die Frage zu stellen, welche Frage Sie als nächstes stellen. Machen Sie sich Notizen, lassen Sie die Bewerber:innen immer ausreden und führen Sie das Vorstellungsgespräch auf Augenhöhe, um die Atmosphäre eines Verhörs zu vermeiden.

Die Unternehmensdarstellung beim Führen eines gutes Bewerbungsgesprächs

Nachdem alle Fragen an die Bewerber:innen in der Vorstellungsphase geklärt sind, kommt Ihr Part, den Betrieb und die zu besetzende Stelle knackig und aussagekräftig vorzustellen. Achten Sie jedoch darauf, diesen Teil des Gesprächs nicht wie eine Werbebotschaft aussehen zu lassen. Nutzen Sie die Zeit stattdessen lieber, um die Unternehmenskultur oder typische Arbeitsabläufe vorzustellen.

• Was macht Ihr Unternehmen, seit wann und was sind die bisherigen Erfolge?
• Geben Sie einen kurzen Einblick in Geschichte, Gegenwart und Zukunft.
• Wie groß ist Ihr Team?
• Wie ist der Umgang der Kolleg:innen untereinander?
• Was sind die Aufgaben in der Position der Bewerber:innen?
• In welchem Bereich liegt das Gehalt?
• Welche Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten bieten Sie?
• Was bieten Sie an zusätzlichen Benefits (kostenloses Wasser und Obst, Mitarbeiterkantine, Parkplätze, Fahrräder usw.)?

Idealerweise ist ein:e Mitarbeiter:in aus der Abteilung anwesend, in welcher der oder die Bewerber:in später tätig sein wird. Diese kann kurz einen Arbeitstag im Unternehmen skizzieren und als potentieller Kollege oder potentielle Kollegin das Arbeitsklima vermitteln. In diesem Teil des Gesprächs können Sie mit Ihrem Betrieb punkten und den Kandidaten oder die Kandidatin auch von sich überzeugen.

Rückfragen und Abschluss: Der letzte Schliff damit Sie ein perfektes Vorstellungsgespräch führen

In dieser Phase des Gesprächs geben Sie den Bewerber:innen Raum Fragen zu stellen, welche noch ungeklärt sind. Nehmen Sie kritische oder sehr detaillierte Rückfragen nicht persönlich, sondern als Kompliment. Das zeigt ein großes Interesse an Ihrem Unternehmen.

Im Anschluss folgt die Verabschiedung. Bedanken Sie sich recht herzlich und klären Sie die Bewerber:innen über den weiteren Verlauf nach dem Führen Ihres Bewerbungsgespräches auf. Nennen Sie ihm oder ihr einen groben Zeitraum, wann dieser mit einer Antwort rechnen kann und wie Sie sich mit ihm in Verbindung setzen. Bevor das Vorstellungsgespräch beendet wird, können noch die vertraglichen Rahmenbedingungen abgehandelt werden. Klären Sie also den möglichen Arbeitsbeginn, die Wochenstundenzahl und gegebenenfalls Gehaltspunkte ab. Begleiten Sie ihn oder sie anschließend zur Tür und verabschieden Sie sich mit einem Handschlag. Geschafft!

Tipp 3: Ihre Checkliste für den Bewerbertag, zur Vorbereitung bevor Sie das Bewerbungsgespräch führen

Damit am Tag des Gespräches alles optimal verläuft und Sie sich voll und ganz auf die Bewerber:innen konzentrieren können, nutzen Sie unsere nachfolgende Kontrollübersicht. Diese dient Ihnen für die Zeit bis zum Eintreffen der Kandidat:innen, um als Arbeitgeber:in ein gutes Bewerbungsgespräch führen zu können:

1. Letzte Information an alle Teilnehmenden
2. 30 Minuten Zeit für die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch (Lesen der Bewerbungsunterlagen)
3. Raum für das Gespräch ist frei
4. Ausreichend Sitzmöglichkeiten vorhanden und es besteht eine Sitzordnung: Sind mehr als zwei Personen an dem Gespräch beteiligt, ist es empfehlenswert, sich nicht gegenüber zu platzieren, sondern über die Ecke eines Tisches. Andernfalls erinnert das Vorstellungsgespräch vielmehr an eine Prüfungssituation.
5. Optimale Raumbedingungen sind geschaffen (nicht zu kalt oder warm, ausreichend frische Luft)
6. Getränke und Erfrischungen stehen bereit
7. Auf jedem Platz befinden sich Unterlagen, Notizzettel und Stifte
8. Marketingmaterial für den oder die Bewerber:in liegt bereit

Tipp 4: Auf neuem Weg ein gutes Bewerbungsgespräch führen

Im Verlauf der Zeit haben sich Bewerbungsgespräche verändert. Mit den heutigen Möglichkeiten können Sie sich, bevor Sie als Arbeitgeber:in anhand des Leitfadens ein Vorstellungsgespräch führen, bereits ein umfassendes Bild des Bewerbers machen.

Nutzen Sie Google

Scheuen Sie sich nicht und googlen Sie den Namen der Bewerber:innen. Dabei geht es nicht darum, Partyfotos oder andere Einträge in sozialen Medien zu finden, die diese:n bloßstellen würden, sondern sich ein vollständiges Bild zu machen. Eventuell finden Sie verfasste Fachartikel oder Interviews, welche die fachlichen Kompetenzen für bestimmte Aufgaben aufzeigen. Auch ein Profil bei Xing kann neue Erkenntnisse bringen. Gerade Bewerber:innen der Generationen Y und Z nutzen solche Profile als digitale Visitenkarte.

Führen Sie im Vorfeld ein Telefoninterview

Heute ist es oft der Fall, dass Unternehmen vor der Einladung zu einem Bewerbungsgespräch ein Telefoninterview von maximal 15 Minuten führen. Damit können Sie sich bereits einen guten Eindruck darüber verschaffen, ob die fachliche Seite und die Angaben der Bewerbungsunterlagen zu den Aussagen am Telefon passen. Damit erleichtern Sie Ihren Entscheidungsprozess und sparen sich eventuell vergeudete Zeit.

Fragen Sie die Bewerber:innen nach Referenzen

Referenzen sind eine gute Gelegenheit zu sehen, wie die bisherige Arbeit von vorherigen Arbeitgeber:innen oder Kund:innen eingeschätzt wird. Fragen Sie direkt nach 1 bis 2 Kontakten, welche als Referenzen dienen könnten. Im Marketing, insbesondere Onlinemarketing, PR und Eventmarketing, insbesondere Onlinemarketing, PR und Eventmarketing, eignen sich auch Arbeitsproben, um die Kompetenzen der Kandidat:innen fundiert einschätzen zu können.Mit der richtigen Planung, einem Gesprächsleitfaden, einer Checkliste und unserem Tipp um als Unternehmer:in ein souveränes und professionelle Bewerbungsgespräch führen zu können, finden Sie sicher schnell Ihre:n neue:n Traummitarbeiter:in.

Falls noch kein:e geeignete:r Kandidat:in dabei war, keine Sorge! Auf ibau.de erfahren Sie, wie Sie qualifiziertes Personal im Handwerk finden!

Eine sorgfältige Nachbereitung des Gesprächs ist essentiell, um erfolgreich neue Mitarbeiter:innen zu finden. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, die Arbeitsweise, aber auch die Stärken und Schwächen des Kandidaten beziehungsweise der Kandidatin zu beurteilen. Lassen Sie den Verlauf des Vorstellungsgespräches Revue passieren. Dafür ist es hilfreich, den zuvor erstellten Fragenkatalog und die Notizen durchzugehen und zu reflektieren. Aber auch mögliche Referenzen aus dem Internet können Ihnen bei der Nachbereitung helfen. Dabei sollten Sie genau überlegen, ob die Person zu Ihrem Betrieb und der zu besetzenden Stelle passt. Wenn Sie sich unsicher sind oder Zweifel haben, können Sie auch eine:n Kolleg:in nach Rat fragen. Alternativ kann auch ein Probearbeiten mögliche Zweifel beheben, indem Sie die Arbeitsweise und den Umgang des Kandidaten oder der Kandidatin mit den Kolleg:innen beobachten können. Wenn Sie all diese Punkte berücksichtigen, steht einer erfolgreichen Suche nach Mitarbeiter:innen nichts mehr im Weg. Viel Erfolg bei Ihrem Bewerbungsgespräch!