Rahmenvereinbarung

Eine Rahmenvereinbarung ist im Zusammenhang mit Vergabeverfahren eine Vereinbarung zwischen einem einzelnen oder mehreren Auftraggeber:innen und einem einzelnen oder mehreren Unternehmen, um Bedingungen für später erfolgende Einzelabrufe festzulegen.

Erklärung zu Rahmenvereinbarung

Diese Definition bzw. Begriffsbestimmung zu Rahmenvereinbarung ist noch durch die Erklärung zu ergänzen, dass die Vereinbarungen insbesondere die Bedingungen hinsichtlich des Preises festhalten.

Rahmenvereinbarungen müssen über die Gesamtleistung oder einen Mindestteil der Gesamtleistung und immer über einen konkreten Zeitraum abgeschlossen werden. Sie dürfen nicht den Zweck haben, den Wettbewerb auszuschließen. In der Regel sollten die Laufzeiten nicht länger als vier Jahre betragen (§ 4a VOB/A), bei Aufträgen für besondere Dienstleistungen maximal sechs Jahre.

Die Vorschriften für Rahmenvereinbarungen entsprechen denjenigen für die Erteilung von anderen öffentlichen Aufträgen. Von Ausnahmefällen abgesehen ist eine öffentliche Ausschreibung, ein offenes Verfahren oder ein nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb durchzuführen. Den Zuschlag erhält das Angebot, das im Vergabeverfahren als am wirtschaftlichsten definiert wurde. Damit sind beide Parteien für alle festgelegten Details gebunden. Sie müssen beispielsweise in einem vorgegebenen Zeitraum eine genau umschriebene Leistung abnehmen.

Erst durch Einzelaufträge werden konkrete Leistungspflichten begründet. Rahmenvereinbarungen sind ein "geschlossenes System", zu dem weder Käufer:innen noch Lieferant:innen nachträglich Zutritt haben.

Zur Vereinfachung von Vergabeverfahren machen Rahmenvereinbarungen Sinn, wenn Leistungen benötigt werden, zu denen noch keine näheren Angaben bekannt sind.

Vorteile von Rahmenvereinbarungen

Rahmenvereinbarungen geben Auftraggeber:innen den Vorteil, dass sie den Leistungsbezug über einen langen Zeitraum genau kalkulieren können. Sie müssen außerdem nicht wiederholt neu ausschreiben. Für Auftragnehmer:innen besteht der Vorteil darin, dass sie für einen längeren Zeitraum einen Kunden beziehungsweise eine Kundin gewinnen. Darüber hinaus sind Absatz und Umsatz gesichert. Lange Laufzeiten resultieren bei teurer werdenden Leistungen in einem Preis-Leistungs-Verhältnis, das sich nach und nach verbessert. Zusätzlich hat ein niedriger Stückgut- oder Margenpreis bei umfangreichen Gesamtleistungen einen positiven Effekt auf die Gesamtkosten.

Nachteile von Rahmenvereinbarungen

Bei Produkten und Leistungen, deren Preise sich schnell ändern, können Probleme entstehen. Hier besteht für Auftraggeber:innen die Gefahr, dass sie zu lange an die vereinbarten Preise gebunden sind, auch wenn diese nicht mehr handelsüblichen Preisen entsprechen. Falls Einzelabrufe weitgehend ausbleiben, trägt der oder die Auftragnehmer:in das unternehmerische Risiko. Rahmenvereinbarungen müssen daher vor dem Abschluss sorgfältig auf die zu erbringenden Leistungen überprüft werden.