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Ein Beschaffungsprozess umfasst alle Aktivitäten, die mit der Planung sowie dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen beschäftigt sind.

Was ist ein Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess soll die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung mit Waren sicherstellen. Das Ziel des Beschaffungsprozesses ist es, das die richtige Ware (das Beschaffungsobjekt) in der korrekten Menge und zum passenden Zeitpunkt am richtigen Ort ist, in einer zufriedenstellenden Qualität und zu wirtschaftlichen Kosten.

Schritte des Beschaffungsprozesses

Der Beschaffungsprozess kann unterschiedlich ablaufen. Dies hängt beispielsweise vom Gewerbe, der Größe des Unternehmens oder individuellen Präferenzen ab. Grundsätzlich kann allerdings folgende Gliederung festgehalten werden.

Bedarfsfeststellung

Der Bedarf kann beispielsweise dadurch ausgelöst werden, dass eine Anforderung im Rahmen eines Kundenauftrags gestellt wird. Manche Anforderungen werden allerdings auch regelmäßig oder wiederkehrend gestellt. Zudem besteht auch die Möglichkeit, dass sich ein Unternehmen darauf verständigt hat, eine gewisse Anzahl eines Beschaffungsobjektes immer vorrätig zu haben. Wenn diese Lagerkennzahl unterschritten wird, würde die Bedarfsdeckung gefordert.

Ermittlung von Bezugsquellen

Dies kann zum Beispiel über Suchmaschinen im Internet geschehen, über die Empfehlungen von Geschäftsfreunden oder auch durch den Besuch einer Fachmesse oder Ausstellung. Auch Fachverbände und Kammern stellen Informationen zu Verfügung oder gedruckte Branchenverzeichnisse, Zulieferkataloge oder Fachzeitschriften weisen potentielle Bezugsquellen auf.

Angebotseinholung

Bei der Angebotseinholung benötigt der Beschaffende die Informationen, in welcher Qualität, zu welchem Termin und zu welchen Preisen und Zahlungsbedingungen die Ware bezogen werden kann. Die Anfrage, die an den Lieferanten gestellt wird, kann allgemein formuliert sein oder sich auf einen konkreten Bedarf beziehen. Bei einer allgemeinen Anfrage werden unverbindlich Informationen über bestellbare Waren und Preise angefordert. Liegt akuter Bedarf vor, muss eine konkrete Anfrage gestellt werden, die die benötigte Menge, die Bezeichnung der Ware, die Art der verlangten Eigenschaften und die Gestaltung der Lieferbedingungen nennt.

Angebotsvergleich

Um die Angebote miteinander zu vergleichen empfiehlt sich beispielsweise eine Nutzwertanalyse. Dazu wird jedem Kriterium eine Gewichtung zugeordnet. Solche, die als sehr wichtig angesehen werden, werden 10-fach gewichtet, durchschnittlich wichtige Kriterien werden 5-fach gewichtet und weniger wichtige Kriterien lediglich einfach. für die Erfüllung der Kriterien werden Punkte vergeben, die dann mit der Gewichtung des Kriteriums multipliziert werden. Dasjenige Angebot, mit der höchsten Punktzahl, sollte gewählt werden.

Vertragsverhandlungen und -abschluss

Um eine Verhandlung mit dem Lieferanten ideal vorzubereiten, müssen sowohl inhaltliche als auch organisatorische Aspekte berücksichtigt werden. Inhaltlich ist eine Informationssammlung und -aufbereitung im Rahmen der Beschaffungsmarktforschung notwendig. Auch sollten die Verhandlungsziele und Argumentationsketten festgelegt werden. Zudem muss festgelegt werden, wer das Verhandlungsteam bildet und wer welche Rolle einnimmt. Organisatorisch müssen Aspekte, wie Ort und Zeit der Verhandlung beachtet werden.

Bei der Beschaffung handelt es sich in der Regel um einen Kaufvertrag, die Regelungen hierzu sind in den §§ 433ff BGB zu finden. Handelt es sich um einen Werkvertrag sind die §§ 631ff BGB zu beachten, bei einem Dienstvertrag die §§ 611ff BGB.

Bestellung

Die Bestellung erfolgt mit Abschluss des Vertrags. Unmittelbar nach Erhalt der Lieferung wird deren Übereinstimmung mit der Bestellung geprüft. Auch muss kontrolliert werden, ob die Lieferung mit den Angaben auf dem Lieferschein übereinstimmen. Zudem müssen auch Transportschäden beachtet werden und überprüft werden, ob die Qualität der gelieferten Ware stimmt.

Rechnungsabwicklung

Wurde sich nicht auf einen Zahlungszeitpunkt geeinigt, muss der Käufer direkt nach Erhalt der Lieferung zahlen. Es kann sich zuvor aber auch auf eine Vorauszahlung, Anzahlung, eine Zahlung nach Ablauf einer vereinbarten Frist oder eine Ratenzahlung geeinigt werden.

Bewertung der Lieferantenleistung

Bei der Bewertung sollten qualitative Kriterien, wie die Qualität des Produktes, die Termin- und Mengentreue und die Preisentwicklung bedacht werden. Bei den quantitativen Kriterien sollte auf die Kommunikation, die Kompetenz des Lieferanten, die Serviceleistungen und die Innovationsfähigkeit eingegangen werden.

Vereinfachtes Beispiel eines Beschaffungsprozesses

Einem Hochbauunternehmen entscheidet sich dazu, einen sehr alten Bagger durch ein neues Gerät zu ersetzen. Da das Unternehmen in den letzten Monaten sehr gut gewirtschaftet hat und zusätzliche Arbeitnehmer eingestellt wurden, entscheiden sich Vater und Tochter, die das Unternehmen leiten, dazu, direkt zwei neue Geräte anzuschaffen. Der Vater hat von einem befreundeten Leiter eines anderen Hochbauunternehmens gehört, dass dieser mit seinem Bagger, Produkt A, sehr zufrieden ist. Auf einer Messe vor weniger Wochen hat er sich Informationen zu einem weiteren Gerät, Produkt B, eingeholt, das auf ihn interessant wirkt. Die Tochter, die das Unternehmen digitaler gestalten will, recherchiert im Internet zwei weiteren Geräte, Produkte C und D. Die Beiden formulieren Angebotsanfragen an die entsprechenden Lieferanten. Der Vater legt sehr viel Wert auf eine einfache Bedienung und auf einen geringen Treibstoffverbrauch. Die Tochter legt den Fokus auf Arbeitssicherheit und eine umfangreiche technische Ausstattung. Deswegen bitten sie zu diesen Gesichtspunkten genauere Informationen. Nachdem sie diese Informationen und die Angebote der Lieferanten erhalten haben, vergleichen sie die Produkte. Die Produkte C und A werden direkt aussortiert. Für die Produkte B und D machen sie eine Nutzwertanalyse. Sie entscheiden sich für das Produkt D.

Nach erneuter Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten entscheiden sie sich dazu, den Vertrag in einer Videokonferenz zu verhandeln. Sie einigen sich auf die Rahmenbedingungen. Unter anderem soll bereits vor der Lieferung eine Anzahlung erfolgen. Die restliche Summe wird in Raten nach Erhalt der Geräte überwiesen. Nach Lieferung der Geräte kontrollieren die Geschäftsführer diese. Einige Arbeitnehmer fahren die Geräte Probe und sind sehr zufrieden mit der Wahl ihrer Arbeitgeber. Auch diese sind zufrieden, sowohl mit dem Produkt als auch mit der Abwicklung der Beschaffung und geben dem Lieferanten ein gutes Feedback.