Bedarfsplanung

Für die Bedarfsplanung im Bauwesen ist für alle Größen von Bauprojekten die DIN 18205 – Bedarfsplanung im Bauwesen heranzuziehen. Diese regelt, dass bei der Bedarfsplanung die Bedürfnisse, Ziele und Anforderungen des Bedarfsträgers beziehungsweise der Bedarfsträgerin zusammengetragen und die Ergebnisse in einem Bedarfsplan festgehalten werden. Bedarfsträger:innen sind nicht nur die Bauherr:innen, sondern auch die späteren Nutzer:innen, sofern es sich dabei um andere Personen handelt. Die Bedarfsplanung ist aber weder eine Phase der Ideenfindung noch der Entwurfsentwicklung. Im Vordergrund stehen die Interessen und Vorstellungen der Bedarfstragenden.
In dieser Phase kann bereits auf die Unterstützung von Expert:innenen zurückgegriffen werden, es ist allerdings zu empfehlen, dass sich Bauherr:innen zunächst einmal die Zeit nehmen, sich selbst mit ihrem Vorhaben auseinanderzusetzen und ungestört über die eigenen Bedürfnisse und Vorstellungen nachdenken, bevor sonstige Beteiligte dazustoßen. Wurden alle relevanten Informationen zusammengetragen, kann der Bedarfsplan mithilfe von Architekt:innen, Bauunternehmer:innen und anderen Beteiligten erarbeitet werden. Diese verfügen über das nötige Know-How, um Auskunft über baurechtliche Fragen zu geben und erste Kosten- und Zeitrahmenschätzungen abzugeben. Mithilfe von Fragebögen oder Vorlagen können sie dem Bauherren oder der Bauherrin zudem die Bedarfsermittlung vereinfachen und zu einer strukturierten Aufbereitung der Erkenntnisse beitragen. Durch eine ordentlich durchgeführte Bedarfsplanung lässt sich jede Menge Ärger und Mehraufwand einsparen, nehmen Sie sich also die Zeit, schon vor dem eigentlichen Projektstart grundlegende Fragen zu klären – denn diesen Zeitaufwand werden Sie sehr schnell wieder einholen.
Die Erkenntnisse aus der Bedarfsplanung sollten unbedingt schriftlich in einem Bedarfsplan festgehalten und mit allen beteiligten Personen abgesprochen werden. Der Bedarfsplan liefert als Arbeitsdokument die einzelnen Projektziele und -rahmenbedingungen sowie Anforderungen der Beteiligten, vollständig und prüfbar in schriftlicher Form. Die Darstellung kann allerdings in verschiedenen Formen erfolgen, etwa in Tabellen, Listen und Diagrammen, hauptsache verständlich und lesbar. Eine spezielle Form ist der Bauzeit- oder Bauzeitenplan.

Nach DIN 18205 gliedert sich die Bedarfsplanung in sechs Prozessabschnitte:

1. Projektkontext klären

Zunächst geht es darum, zu überblicken, in welchem Kontext ein Gebäude angedacht ist, also: Warum soll dieses Gebäude gebaut werden? Was möchten Sie damit machen? In diesem Schritt sollten auch die ersten Überlegungen zum finanziellen und zeitlichen Rahmen angestellt werden. Es geht noch nicht darum, ein Datum zur Fertigstellung und einen Geldbetrag anzugeben, der auf den Centbetrag genau durchdacht ist, sondern nur um einen ungefähren Rahmen.

2. Projektziele festlegen

Jetzt wird es schon etwas konkreter. Im ersten Schritt hieß es eventuell noch, dass ein Einfamilienhaus gebaut werden soll. Jetzt wird konkretisiert, dass ein Haus für eine Familie mit vier Kindern gebaut werden soll, das auf jeden Fall ein Gästezimmer benötigt, weil die Großeltern öfter zu Besuch kommen. Also: Was sind die wichtigsten Resultate, die durch die erbrachte Leistung erreicht werden sollen? Orientierung bietet dabei das sogenannte magische Dreieck: Qualität, Kosten und Zeit. Auch hier geht es noch nicht darum, die konkreten Anforderungen an die Immobilie zu erörtern, sondern sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Hilfreich ist dabei die SMART-Methode, bei der die Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert formuliert werden sollen.

3. Informationen erfassen und auswerten

Bisher ging es nur um die Wünsche, jetzt werden das erste Mal äußere Faktoren berücksichtigt. Von großer Bedeutung sind hier insbesondere alle Informationen rund um das Grundstück und dessen Beschaffenheit. Neben öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Voraussetzungen können auch Grundstücksbedingungen wie der vorhandene Baubestand, Topografie, Baugrundverhältnisse und Grundstückszuschnitt einen entscheidenden Einfluss auf Entwurf und Projekt nehmen. Auch sollte bereits die vorhandene Bausubstanz und deren bisherige Inanspruchnahme bedacht werden. An dieser Stelle ist eine sehr intensive Auseinandersetzung mit den späteren Nutzer:innen zu empfehlen, insbesondere wenn die Bauherr:innen, die bisher die meisten Überlegungen getroffen haben, keine oder nur eine:r unter mehreren späteren Nutzer:innen sind. Steht noch nicht fest, wer das Gebäude später nutzen wird, eignet sich das Definieren sogenannter User Personas, also fiktiver Personen, die stereotypisch für die Zielgruppe stehen. Dazu sind nicht nur die grundsätzlichen Informationen wie Alter und Beruf wichtig. Persönliche Interessen, Bedürfnisse, Ziele und Frustrationen der Personas sind zentral, um ihre Anforderungen ermitteln zu können. Um in dieser Masse an Informationen die Übersichtlichkeit nicht zu verlieren, empfiehlt sich die Einordnung in Kategorien: funktionale, technische, gestalterische, ökonomische und ökologische Anforderungen.

4. Bedarfsplan erstellen

Jetzt geht es ans Schriftliche. Wie oben bereits erklärt, sollten die Ergebnisse der Bedarfsplanung immer schriftlich festgehalten werden, wie genau das aussieht, kann aber nach den eigenen Präferenzen entschieden werden. In den vorangegangenen Abschnitten wurden viele Informationen und Gedanken gesammelt und schon mehr oder weniger übersichtlich festgehalten. Nun sollten noch einmal alle Notizen überblickt, sortiert und aufgeschrieben werden.

5. Bedarfsdeckung untersuchen und festlegen

Jetzt, wenn alle Informationen übersichtlich zur Verfügung stehen, geht es an eine erste Machbarkeitsanalyse. Auch hier kann und soll man noch nicht ins Detail gehen. Es geht nur darum, ob die Wünsche und Möglichkeiten den Anschein haben, miteinander kompatibel zu sein.

6. Bedarfsplan und Lösungen abgleichen

Diese Phase bekräftigt die Ganzheitlichkeit der Bedarfsplanung und sollte auch in den späteren Planungsphasen ständig wiederholt werden.

In der Norm werden die einzelnen Prozessschritte jeweils weiter unterteilt und detailliert beschrieben. Auf diese Weise wird mit der Bedarfsplanung eine Soll-Vorgabe geschaffen, die das Bauvorhaben ständig begleitet und allen Beteiligten als Orientierung dient

Die HOAI regelt die Vergütung von Architekten- und Ingenieurleistungen. Dazu werden die Leistungen in Leistungsphasen unterteilt, die jeweils einen gewissen Anteil an der gesamten Entlohnung haben. Jede der Phasen umfasst festgelegte Grundleistungen, die in ihr erbracht werden müssen. Der Grundleistungskatalog zur Leistungsphase 1 der HOAI, der “Grundlagenermittlung”, beginnt mit “Klären der Aufgabenstellung auf Grundlage der Vorgaben oder der Bedarfsplanung des Auftraggebers”. Die Bedarfsplanung wird bei dieser ersten Leistung also als Voraussetzung angenommen, gehört selbst aber nicht zu den in der Leistungsphase 1 erbrachten Grundleistungen. Stattdessen findet man sie als erste der besonderen Leistungen dieser Phase. Als besondere Leistung muss sie jedoch gesondert vereinbart und honoriert werden.

Die Erstellung der Bedarfsplanung ist vor allem Sache der Bedarfsträger:innen, in der Regel also der Bauherr:innen. Ob diese:r den- oder diejenige Architekt:in beauftragt, der oder die auch mit der Objektplanung beauftragt ist, oder jemand anderen, ist im jeweiligen Gesamtkontext zu entscheiden. In allen Fällen bietet es sich aber an, die Kompetenz und Erfahrung eines Architekten oder einer Architektin zu nutzen, denn nach Art. 3 Abs. 6 Baukammerngesetz gehört zu den Berufsaufgaben “auch die Beratung, Betreuung und Vertretung des Auftraggebers in den mit Planung, Ausführung und Steuerung des Vorhabens zusammenhängenden Angelegenheiten sowie die Überwachung der Ausführung und die Projektentwicklung”. Welche Leistungen der Bedarfsplan im konkreten Projekt enthalten soll, kann aus den Checklisten und Prozessabschnitten entnommen werden, die sich im Anhang der DIN 18205 befinden.
Doch der Bedarfsträger beziehungsweise die Bedarfsträgerin ist nicht damit fertig, dass er oder sie einen Planenden für die Bedarfsplanung gefunden hat. Damit diese:r die Bedarfsplanung gewinnbringend ausführen kann, ist er auf das Mitwirken des Bauherren und der Bauherrin angewiesen. Er oder sie benötigt verschiedene Informationen, etwa zur Nutzung, Räumlichkeit oder Belegung, die die Auftraggeberseite strukturiert und zielgerichtet aufbereitet zur Verfügung stellen muss.