Ihr Unternehmen im Fokus: So planen Sie Ihren Messeauftritt

Die Ziele einer Messeteilnahme liegen auf der Hand: Präsentation der eigenen Angebote, Bekanntheit steigern, Kund:innen treffen, Umsatz machen. Auf solchen Veranstaltungen besteht die Möglichkeit, direkten Kontakt mit Unternehmen und Geschäftspartner:innen aufzubauen und einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Auch für die Kund:innen ist es etwas Besonderes, von Angesicht zu Angesicht zu kommunizieren und beispielsweise Produkte direkt vor Ort auszuprobieren und zu testen. Zudem gefällt auch vielen Messebesucher:innen der Event-Charakter von Messen. Früher waren Messen in erster Linie eine Produktschau, doch im heutigen digitalen Zeitalter können Interessierte die Informationen auch über das Internet finden. Heutzutage steht für die Besucher:innen das Live-Erlebnis im Mittelpunkt, wenn sie eine Messe besuchen.

Messeauftritte sind einerseits ein wirksames Werbe- und Marketinginstrument, aber auch als Branchentreffpunkt sind sie unschlagbar. Fürs Networking eignen sie sich nämlich hervorragend. Auf einer Messe kommt die Community der jeweiligen Branche zusammen – eine Chance für Unternehmen, Branchenpräsenz zu zeigen und eine wichtige Botschaft an Interessent:innen zu vermitteln. Bei manchen Messen muss man einfach mit einem Stand vertreten sein, wenn man in der Branche wahrgenommen werden will. Außerdem trifft man selten auf so viele Fachleute aus der Branche wie hier. Für Unternehmen bietet sich die Chance, lohnende Kooperationen einzugehen und vielversprechende Kontakte in der Branche zu knüpfen. Gerade die fachlichen Gespräche können oft auch eine Inspiration sein.

Wann lohnt sich ein Messestand?

Um realistisch einschätzen zu können, ob sich ein Messeauftritt finanziell lohnt, sollten Unternehmen zu einem frühen Zeitpunkt eine detaillierte Kostenaufstellung anfertigen. Wenn sämtliche Kostenfaktoren transparent sind, können Sie einschätzen, wie hoch das Messebudget sein muss. Einzuplanen sind zum einen die Kosten für den Standplatz an sich. Da sind beispielsweise die Miete, der Aufbau und Abbau sowie die Hotel- und Lohnkosten einzuplanen. Dazu kommen die Kosten für die Standgestaltung. Hier sind vor allem das Informationsmaterial, die Dekoration sowie Bewirtung und Give-aways einzuplanen. Je nach Art der Messe und Art des Unternehmens können noch weitere Kosten dazukommen, die das Budget in die Höhe treiben. Der Verband der deutschen Messewirtschaft (AUMA) sagt, dass durchschnittlich 21 Prozent der Kosten auf die Standmiete und andere Grundkosten entfallen. Der Stand verursacht etwa 30 Prozent der Kosten. Die Aufwendungen für Personal, Reise und Übernachtung betragen 39 Prozent. Der AUMA hat eine Checkliste entwickelt, die im Hinblick auf die Kosten eine gute Orientierung bietet. Sie lässt sich kostenfrei herunterladen.

Sobald die Kosten für Ihren Messeauftritt feststehen, sollten Sie sich eine weitere kritische Frage stellen: Was würde es kosten, Ihre Ziele mit anderen Marketinginstrumenten zu erreichen? Durch diese Überlegungen kommen Sie schließlich zu einer objektiven Kosten-Nutzen-Rechnung anhand derer Sie Ihr Budget genau ermitteln können.

Wer also konkrete Ziele verfolgt, hat es auch nach der Messe in der Auswertungsphase einfacher, denn anhand von ausformulierten Zielen lässt sich der Erfolg leichter messen. Wie viele Kontaktdaten wurden generiert, wie viele Neukund:innen eingeladen, welche Aufträge sind durch Ihren Auftritt reingekommen? So lassen sich im Nachhinein die Zahlen mit den Zielen abgleichen, und es wird deutlich, was beim nächsten Mal besser gemacht werden kann und ob ein vorheriges Messetraining sinnvoll wäre.

Definieren Sie ihre Zielgruppe

Überlegen Sie sich, welche Zielgruppe Sie ansprechen möchten. Sind für Sie Geschäftsführer:innen wichtig, oder eher Marketingleiter:innen oder Projektleiter:innen? Oder wollen Sie Pressevertreter:innen ansprechen? Wollen Sie eher Ihre bestehenden Kund:innen einladen oder Neukund:innen Ihren Artikel oder Ihre Dienstleistung vorstellen? Je genauer Sie Ihre Zielgruppe festlegen, desto gezielter können Sie sie ansprechen.

Welche Messe eignet sich für uns?

Die Vorüberlegungen zu den Messezielen und den Zielgruppen sind essentiell, um Ihren Messeplan zu entwickeln. Auch bei der Wahl der richtigen Messe liefern sie wichtige Hinweise. Der Erfolg eines Messeauftritts steht und fällt mit dem richtigen Messeort. Nur wer auf der richtigen Messe vertreten ist, erreicht am Ende auch die gewünschte Zielgruppe. Um diese zu finden, müssen Sie Ihre Ziele und Ihre Zielgruppen mit den tatsächlichen Besucher:innen der jeweiligen Messe abstimmen. Auf einer Fachmesse tummeln sich andere Teilnehmer:innen als auf einer offenen Besuchermesse; genauso verhält es sich mit regionalen, nationalen oder internationalen Messen. Bei der Suche nach passenden Messen kann der Einsatz von Datenbanken mit integrierter Suchfunktion eine gute Unterstützung sein. Die Suche kann dabei individuell angepasst werden, sodass in den Ergebnissen nur relevante Veranstaltungen angezeigt werden. Eine gute Adresse ist die Messedatenbank des Verbands der deutschen Messewirtschaft (AUMA). Hier lässt sich die Auswahl zuverlässig eingrenzen. Außerdem können Sie als Inspiration andere Fachmessen besuchen. Wie präsentieren sich dort die erfolgreichen Unternehmen? Fragen Sie die Teilnehmer:innen der Messe nach den Herausforderungen, vor denen Ihr Betrieb steht. Wenn Sie für diese Herausforderungen Lösungen anbieten können, befinden Sie sich auf der richtigen Messe. Auf diese Weise finden Sie auch heraus, in welchem Bereich der Messe sich Ihre Zielgruppe aufhält. Wenn Sie sich für die richtige Messe entschieden haben, haben Sie die wichtigste Voraussetzung für Ihren erfolgreichen Messeauftritt erfüllt.

Sie sollten mindestens ein Jahr im Voraus mit der Messevorbereitung beginnen. Von der Festlegung des Budgets und der rechtzeitigen Anmeldung über Versicherungsfragen und die Logistik des Warentransports bis zur Buchung von Tickets und Unterkünften – in der Vorbereitungsphase muss vieles entschieden und organisiert werden. Deshalb sollten Sie hierfür genügend Zeit einkalkulieren. Durch eine rechtzeitige Planung können Sie sich beispielsweise die besten Standplätze sichern oder Hotelzimmer mit einem guten Preis-/ Leistungsverhältnis buchen.

Was bei der Unterkunftssuche zu beachten ist

Gerade bei der Unterkunftssuche gilt: der frühe Vogel fängt den Wurm. Gerade zu Messezeiten ist es häufig schwierig, ein passendes Hotelzimmer zu finden. Manchmal helfen auch die Messegesellschaften bei der Zimmersuche. Viele Messeteilnehmer:innen reservieren übrigens gleich für die Messe im Folgejahr mit, um sich den Stress bei der kurzfristigen Zimmersuche zu sparen. Die Reservierung sollten Sie sich immer schriftlich bestätigen lassen. Achten Sie bei der Auswahl immer darauf, dass sich die Messe von der Unterkunft aus gut erreichen lässt. Wie gut ist die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel? Das sollten sie im Vorfeld herausfinden.

Transport von Ausstellungsstücken planen

Auch die Punkte Beförderung und Logistik sollten Sie frühzeitig mitbedenken. Ihre Materialien und Ausstellungsstücke sollten das Messegelände unbeschädigt und rechtzeitig erreichen. Deshalb spielt die Einlagerung der Materialien vor der Messe ebenfalls eine wichtige Rolle. Sperrige Exponate sollten Sie von Speditionen transportieren lassen. Häufig kann Ihnen die Messegesellschaft geeignete Partner:innen nennen. Manche Messegelände dürfen nur von zugelassenen Logistikunternehmen befahren werden. Klären Sie also vorab, ob der Betrieb, mit dem Sie zusammenarbeiten wollen, die Erlaubnis hierfür hat. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Beschäftigten jeweils über einen eigenen Ausstellerausweis verfügen. Dadurch haben sie die Möglichkeit schon früher auf das Gelände zu gehen und alle notwendigen Vorbereitungen zu treffen.

Errechnen Sie die optimale Anzahl an Mitarbeiter:innen

Es gibt auch eine Rechenmethode, die beim Berechnen der Standflächenzahl und der Größe des Teams hilfreich sein kann. Erfahrene Mitarbeiter:innen können auf der Messe pro Stunde durchschnittlich drei aussichtsreiche Kontaktgespräche führen. Damit sind solche Kontakte gemeint, auf die man im Nachhinein erfolgreich aufbauen kann.

Wenn ein Unternehmen auf einer dreitägigen Fachmesse beispielsweise etwa 200 Kontakte generieren möchte, sind dazu drei Mitarbeiter:innen notwendig.

• 3 Mitarbeiter:innen x 3 Messetage à 6 Stunden* x 3 Kontakte pro Stunde = insgesamt 162 Kontakte für die gesamte Messedauer

*Die Anzahl von effektiven Messestunden pro Tag beträgt 6 Stunden pro Person (auf der Grundlage eines 8-Stunden-Arbeitstages).

Die Standfläche berechnen

Wenn Sie die Menge Ihres Standpersonals ermittelt haben, können Sie darauf aufbauend nun auch die benötigte Standfläche berechnen. Hier ein Beispiel:

• Jede:r Mitarbeiter:in oder Besucher:in benötigt etwa zwei Quadratmeter Bewegungsfreiheit. (3 Mitarbeiter:innen + 3 Besucher:innen) x 2 m² = 12 m² Standfläche.

Etwa ein Drittel der gesamten Standfläche nimmt der Kommunikationsbereich eines Messestandes ein. Auf den restlichen zwei Dritteln finden Messemöbel, Produkte sowie Werbe- und Demo-Materialien, wie zum Beispiel Visitenkarten, Platz. Damit Sie effizient arbeiten können, sollte der Messestand also eine Fläche von mindestens 36 Quadratmetern (3x 12 m²) aufweisen.

Welcher Standort ist der Richtige?

Die eigene Messepräsenz sollte thematisch zu den benachbarten Ständen passen. Dort, wo Interessent:innen ein Thema oder ein bestimmtes Unternehmen erwarten, suchen sie auch nach den speziellen Produkten und Dienstleistungen. Zudem zieht es Besucher:innen häufiger an die Stände in der Nähe des Haupteinganges, und weniger in die hinterste Ecke der Messehalle. Der Gang durch die Halle kann nämlich ermüdend sein und so verlassen viele potentielle Interessenten die Messe wieder, bevor sie an das hintere Ende der Halle gelangt sind. Aber direkt am Halleneingang sollte man sich auch nicht positionieren. Hier sind die Besucher:innen noch zu euphorisch, um alle Stände bewusst wahrzunehmen. Studien zufolge gehen etwa 80 Prozent der Teilnehmer:innen primär entlang der Haupt- und Mittelwege und schauen dabei bevorzugt auf die rechte Seite. Aus diesem Grund ist der ideale Standplatz an den Hauptwegen auf der rechten Seite in Laufrichtung.

Gelungenes Messestand-Design: So wird Ihr Messeauftritt unverwechselbar

Das Herzstück eines jeden Messeauftritts ist der Messestand. Im besten Fall sticht er aus der Masse heraus und zieht Besucher:innen an, indem er einen positiven ersten Eindruck vermittelt. Daher ist es umso wichtiger, sich bereits vorher intensiv mit der Gestaltung auseinanderzusetzen. Klären Sie vorab die Frage, wie aufwändig Sie sich und Ihr Unternehmen präsentieren wollen. Oft sind eine Messewand und eine Messetheke ausreichend. Mit diesen sogenannten Messesystemen lassen sich die Stände einfach und günstig selbst gestalten. Gerade auf kleineren Messen können Sie damit punkten, da die Messesysteme dem vorhandenen Platz entsprechend angepasst werden können. Außerdem kann man sie leicht auf- und abbauen sowie problemlos transportieren.

Oder soll es doch lieber ein modularer Messestand sein? Im Gegensatz zu Messesystemen sind dies vollständige Messestände, die im Prinzip nach dem Baukastensystem zusammengestellt werden. Das Messestand-Design können Unternehmen dann individuell abstimmen, sodass der Messestand eine eigene Note erhält. So können Sie Ihren Standbau mit persönlichen Details planen, wie beispielsweise einem besonderen Boden oder Sitzgelegenheiten. Denken Sie jedoch daran, je mehr individuelle Anpassungen gemacht werden, desto größer ist der Zeitaufwand, den Sie bei der Standplanung berücksichtigen sollten.

Die aufwändigste und kostspieligste Lösung ist ein individuell gefertigter Messestand. Dafür sind sie auf die Bedingungen und die Zielgruppe vor Ort sowie auf das eigene Messekonzept exakt zugeschnitten. Hier werden zum Beispiel individuell Böden verlegt, Wände gezogen, Lichtinstallationen integriert und vieles mehr. Oft kommen persönlich gefertigte Messestände nur einmal und auf einer einzigen Messe zum Einsatz. Da die Standgestaltung so individuell ist, kann sie nicht eins zu eins für andere Messeauftritte genutzt werden. Ein individueller Messestand ist in der Entwicklung und Durchführung aufwändig und mit hohen Kosten verbunden.

Der Messestand: Welche Ressourcen sind nötig?

Die Frage nach den notwendigen Ressourcen gehört zu den wohl wichtigsten Punkten Ihres Standkonzeptes. Jedoch hängt dies von einigen Faktoren ab. Versuchen Sie, realistisch einzuschätzen, mit wie vielen Besucher:innen Sie rechnen können. Je höher der Besucherandrang, desto größer sollten auch der Messestand und die Anzahl der Mitarbeiter:innen sein. Schätzen Sie die Zahl der Besucher:innen für die gesamte Dauer der Messe ein. In welchen Zeiten ist mit besonderem Andrang zu rechnen? Gibt es spezielle Workshops oder Vorträge, die viele Interessent:innen anziehen werden? Und wie viele Besucher:innen werden sich dann vermutlich an Ihrem Messestand aufhalten? So lässt sich besser einschätzen, wieviel Standpersonal notwendig ist, um den Interessent:innen ausreichend Beratung bieten zu können.

Der richtige Messeauftritt benötigt jedoch auch ein ausgereiftes Hygienekonzept. Gerade in den Wintermonaten beziehungsweise seit der Corona-Pandemie entstehen bei vielen Menschen vermehrt Sorgen hinsichtlich des erhöhten Infektionsrisikos auf Messen und anderen Events. Deshalb können Sie bereits bei der Planung Ihres Messestandes sicherstellen, dass die Hygienemaßnahmen eingehalten werden und Besucher:innen sich an Ihrem Stand wohl fühlen. Denn niemand wird sich lange bei Ihnen aufhalten, wenn die Flächen nicht sauber sind oder man auf engem Raum unmittelbar nebeneinanderstehen muss.

Bauliche Aspekte

• Planen Sie die Aufteilung Ihres Messetandes so, dass grundsätzlich ein Mindestabstand von 1,5 m zwischen Personen eingehalten werden kann. Denken Sie hierbei auch an die Besucherführung.
• Der Messestand sollte so gestaltet sein, dass er regelmäßig belüftet werden kann. Am besten eignet sich eine offene Bauweise.
• Planen Sie physische Kontaktpunkte wie Theken, Tische und Türklinken generell möglichst sparsam ein. Bevorzugen Sie hierbei glatte Oberflächen, die sich gut abwischen lassen.
• Wenn der Mindestabstand von 1,5 m nicht eingehalten werden kann, können Sie Hygieneschutzwände einsetzen. Dies kann beispielsweise an der Info-Theke oder an weiteren Theken notwendig sein.
• Auch beim Sitzen am Tisch sollte der Mindestabstand von 1,5 Metern eingehalten werden können.

Organisatorische Maßnahmen

• Reden Sie vor der Messe mit Ihrem Personal über die aktuellen Hygiene- und Arbeitsschutzmaßnahmen.
• Ernennen Sie eine:n Mitarbeiter:in am Stand zur verantwortlichen Person für die Hygienemaßnahmen.
• Verwenden Sie digitale Angebote anstelle von Faltblättern oder anderen verkörperten Werbematerialien. Möchten Sie nicht auf verkörperte Informationsmedien verzichten, sollten diese aber nicht für jeden greifbar ausliegen. Besser ist, wenn das Personal am Messestand die Materialien den Besucher:innen aus nicht öffentlich zugänglichen Prospektständern überreicht.
• Erfassen und dokumentieren Sie die Namen beziehungsweise persönlichen Angaben und Anwesenheitszeiten von sämtlichen Personen, die am Messestand anwesend waren – sowohl während der Messe selbst als auch beim Auf- und Abbau. Da sind zum einen die eigenen Mitarbeiter:innen zu nennen, aber auch Dienstleister:innen und Fremdfirmen.

Hygienemaßnahmen

• Für die Messebesucher:innen gibt es auf dem gesamten Messegelände verschiedene Möglichkeiten, sich die Hände zu desinfizieren. Ergänzend dazu können Sie auch auf Ihrem Messestand Desinfektionsmöglichkeiten bereitstellen. Besonders im Eingangsbereich ist dies ratsam. Als zusätzlichen Service können Sie an Ihrem Messestand für die Teilnehmer:innen Einmal-Mund-Nasenschutz vorhalten.
• Desinfizieren Sie alle Kontaktflächen regelmäßig. Wichtig sind hierbei vor allem die Info-Theke, Tische sowie Exponate. Sitzbereiche und Tische mit Verkostung sollten Sie nach jedem Gastwechsel desinfizieren.
• Auf Händeschütteln als Begrüßungsritual sollten Sie verzichten.

Vereinbaren Sie mit ausgewählten Unternehmen einen Termin

Sie sind bei der Vorbereitung auf interessante Aussteller:innen gestoßen? Dann bietet es sich an, diese zu kontaktieren und für die Messe einen Termin zu vereinbaren. Stellen Sie sich kurz vor und sagen Sie, dass Sie Interesse an einem persönlichen Austausch haben. Wenn Sie einen Termin bekommen, beschäftigen Sie sich vorher mit den Unternehmen und deren Produkten und Services. Natürlich können Sie auch passende Unterlagen wie einen Kooperationsvertrag, ein Portfolio Ihres Unternehmens mit den wichtigsten Angaben oder einen Angebotsentwurf mitbringen. Wenn Sie ausreichend Kapazitäten für neue Interessent:innen haben, planen Sie Beiträge auf Social Media, um von Ihrem Stand zu berichten. Verwenden Sie Hashtags, um andere Messebesucher:innen über Ihren Messestand zu informieren.

Bereiten Sie einen kurzen Pitch vor

Was wollen Sie über sich und Ihr Unternehmen erzählen? Welche Botschaft wollen Sie überbringen? Sie werden auf der Messe mehr als einmal erläutern müssen, was Ihr Unternehmen genau macht und welche Produkte und/oder Dienstleistungen Sie anbieten. Dabei sollten Sie sich natürlich möglichst knapp halten, aber trotzdem alle Informationen vermitteln. Es bietet sich an, einen sogenannten Elevator Pitch als kleine Präsentation vorzubereiten: Versuchen Sie in dreißig Sekunden, das Wichtigste über Ihr Unternehmen zusammenzufassen.

Bereiten Sie eine Checkliste für den Messetag vor

Erstellen Sie vorher eine Checkliste mit einem Zeitplan für Veranstaltungen und Meetings, an denen Sie teilnehmen wollen. Sie können diese Liste auch noch um persönliche Ziele erweitern. Ein Ziel kann es beispielsweise sein, mehr über ein Thema zu erfahren, mit dem Sie sich noch nicht gut auskennen. Oder Sie könnten sich das Ziel setzen, herauszufinden, mit welchen Tools Ihre Mitbewerber:innen gerne arbeiten.

Die Checkliste kann Ihnen auch dabei helfen, rechtzeitig bei Vorträgen und Meetings zu erscheinen – schließlich wollen Sie nichts verpassen. Oft ist es sogar eine gute Idee, etwas früher da zu sein. Gerade beliebte Themen und Speaker:innen wecken bei vielen Teilnehmer:innen Interesse und die guten Plätze dürften schnell belegt sein.

Für Besucher:innen ist eine Messe mit vielen Eindrücken und Informationen verbunden. Manches wird schnell wieder vergessen, anderes bleibt wiederum länger in Erinnerung. Sie wünschen sich natürlich letzteres für sich und Ihr Unternehmen, doch dafür ist eine gezielte Nachbearbeitung notwendig. Hier bietet sich der Einsatz von Give-aways als Werbemittel an. Richtig eingesetzt schaffen Sie eine Beziehung zwischen Unternehmen und Kund:innen und erhöhen den Recall. Dabei gilt: Je größer der Nutzen im Alltag, desto besser. Wenn die Messebesucher:innen Ihr Give-away täglich verwenden können, wird gleichzeitig für eine nachhaltige und langfristige Unternehmenspräsentation gesorgt. Bei der Auswahl von Messeartikeln gilt das Motto „Klasse statt Masse“. Da sich auf der Messe garantiert die beabsichtigte Zielgruppe befindet, lohnt es sich, etwas mehr Sorgfalt und finanzielle Mittel in die Auswahl der Give-aways zu investieren. Darüber hinaus kann es für Ihren Betrieb von Nutzen sein, Visitenkarten anzubieten. Dadurch haben die Interessent:innen alle wichtigen Angaben über Sie auf einen Blick und können im Nachgang leichter Kontakt zu Ihnen aufnehmen.