Sales Automation im B2B – mit der richtigen Strategie zu mehr Erfolg im Vertrieb!

Der Begriff Sales Automation (SA) bedeutet übersetzt Vertriebsautomatisierung und beschreibt die Strategie eines Unternehmens, Vertriebsprozesse zu automatisieren beziehungsweise zu digitalisieren. Auf Basis komplexer Soft- oder Hardware und Systemen Künstlicher Intelligenz (KI) werden einzelne Tätigkeiten des Vertriebs so gestaltet, dass diese automatisch ausgeführt werden und sich die Mitarbeiter:innen auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Dies betrifft insbesondere administrative beziehungsweise ressourcen- und zeitintensive Tätigkeiten, die sich häufig wiederholen. Dazu zählen zum Beispiel die Leadgenerierung und -priorisierung, die Terminplanung oder Erstellung von Angeboten, aber auch die Dokumentation von Kundendaten sowie das Vertragsmanagement. Mithilfe verschiedener Werkzeuge, darunter CRM-Systeme wie Salesforce und Hubspot, wird die Kommunikation innerhalb des Vertriebsteams strukturiert und eine Grundlage für vertriebliche Entscheidungen gebildet. Somit kann Sales Automation Vertriebstätigkeiten beschleunigen und verbessern, indem diese automatisch ablaufen und mehr Zeit für den eigentlichen Verkauf bleibt.

Durch eine Salesautomatisierung wird im Unternehmen grundsätzlich das Ziel verfolgt, bestehende Prozesse und Abläufe zu optimieren, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dadurch wird die Effizienz des Gesamtprozesses im Vertrieb gesteigert und die Produktivität der Mitarbeiter:innen erhöht. Der Business-to-Business (B2B)-Bereich ist dadurch gekennzeichnet, dass Unternehmen mit anderen Unternehmen agieren und im Rahmen von Verkaufsgesprächen ihre Produkte und Dienstleistungen an diese verkaufen. Der Fokus liegt hier insbesondere auf den Besonderheiten in den B2B-Kundenbeziehungen. Diese sind in der Regel professioneller und weniger durch emotionale und persönliche Interessen der Kund:innen geprägt als im Business-to-Consumer (B2C) Bereich. B2B-Kund:innen treffen Ihre Kaufentscheidungen primär auf Basis von Fakten und logischen Argumenten anstelle individueller Präferenzen. Sales Automation im B2B knüpft daran an und ermöglicht den Vertriebler:innen, sich stärker auf die Pflege der Kundenbeziehungen zu konzentrieren. Indem nervige und zeitintensive Tätigkeiten digitalisiert werden, können die Mitarbeitenden ihre Zielgruppe besser betreuen und professionelle Gespräche führen. So wird mit Sales Automation also außerdem das Ziel verfolgt, die Aktivitäten im Vertrieb besser zu managen und die Pflege der Kundenbindungen zu optimieren.

Die Umsetzung einer Vertriebsautomatisierung kann einem Unternehmen erhebliche Vorteile bringen. Doch anhand welcher Kriterien kann entschieden werden, ob eine Sales Automation auch für Ihr Unternehmen sinnvoll ist? Prinzipiell eignet sich eine Vertriebsautomatisierung für jedes Unternehmen, das seinen Vertrieb entlasten und optimieren will. Dennoch sollten einzelne Aspekte beachtet werden. Sind bereits viele Teile weitestgehend digitalisiert, kann eine zusätzliche Ausweitung auch negative Effekte haben. Viele Mitarbeiter:innen fürchten, durch zunehmende Automatisierung ihren Job zu verlieren. Um die Zufriedenheit innerhalb Ihres Teams nicht zu gefährden, ist es also wichtig darauf zu achten, die persönliche Ebene nicht zu vernachlässigen. Auch für die Kund:innen kann es abschreckend sein, wenn zu viele Kontaktpunkte mit Ihrem Unternehmen nur noch unpersönlich und automatisiert ablaufen. Besonders große Unternehmen, mit komplexen Kundenstrukturen können jedoch davon profitieren. Die Einbindung des CRM-Systems in den Vertriebsalltag ist essentiell und kann diesen im Rahmen einer Automatisierung erheblich erleichtern.

1. Leadgenerierung und -qualifikation

Ein wesentlicher Aspekt der Sales aber auch Marketing Automation ist der Aufbau sowie die Pflege von Kundenbeziehungen. Dazu gehört jedoch weitaus mehr, als regelmäßige Erinnerungsmails zu verschicken. Der Prozess startet ganz vorne. Wie sammle ich Daten zu potentiellen Kund:innen? Woher weiß ich, was die aktuellen Trends und Bedürfnisse meiner Zielgruppe sind? Und wie nutze ich diese Informationen effektiv? Sales Automation setzt an jedem dieser Punkte an und optimiert die Arbeit des Vertriebs.

Die intelligenten Systeme sind in der Lage aus einer riesigen Menge an Daten, wertvolle Informationen zu sammeln, die Ihnen Einblicke in die Wünsche und Interessen Ihrer Zielgruppe geben. Sie erfahren mehr über ihre Branchenzugehörigkeit, die Aktivitäten im Netz oder die Größe der Unternehmen. Dadurch können Leads an den einzelnen Kontaktpunkten ihrer Customer Journey automatisch erfasst und ihre Interessen analysiert werden, um detaillierte Kundenprofile zu erstellen. Ihre Mitarbeiter:innen definieren zudem im Vorhinein konkrete Kriterien, mithilfe derer Sie die Leads anschließend in einzelne Segmente zuordnen können. Und auch hier kommen Sales Automation Tools zum Einsatz. Auf Grundlage der gesammelten Daten werden die Leads automatisch in die verschiedenen Cluster eingeordnet und somit hinsichtlich ihrer Qualität priorisiert. Das hat den Vorteil, dass Ihre Vertriebler:innen genau wissen, welche Kontakte ein hohes Kaufpotential aufweisen und dementsprechend im Fokus der Kommunikation stehen sollten. So wird weniger Zeit in unprofitable Kontakte verschwendet und Angebote können später direkt an relevante Leads ausgespielt werden, sodass sich die Anzahl der Verhandlungsschleifen reduziert.

2. Personalisierung von Angeboten

Die gesammelten Kundeninformationen bieten dem Vertrieb essentiellen Input für persönliche Gespräche mit Kund:innen und Interessent:innen. Ihre Mitarbeitenden verfügen durch Sales Automation über individuelles Wissen zu den Bedürfnissen sowie Problemen Ihrer Zielgruppe und können darauf basierend maßgeschneiderte Angebote automatisch erstellen. So bekommen die Leads das Gefühl, wahrgenommen zu werden und Priorität für das Unternehmen zu besitzen. Diese zielgerichtete Kommunikation erhöht langfristig außerdem die Kundenzufriedenheit und bietet dem Vertrieb Möglichkeiten zum Cross- oder Upselling. Ersteres beschreibt den Ansatz, ergänzende Produkte zu den bereits bestehenden Angeboten zu verkaufen, während letzteres darauf abzielt, dem Kunden oder der Kundin höherwertige Produktvarianten anzubieten. Benötigt ein Kunde oder eine Kundin bestimmte Informationen, kann der Mitarbeitende automatisch benachrichtigt werden und die jeweiligen Unterlagen an den Kontakt versenden.

3. E-Mail Kommunikation

Vertriebler:innen führen täglich persönliche Gespräche mit Interessent:innen und Bestandskund:innen. Darüber hinaus werden jedoch auch regelmäßig E-Mails versendet, mit denen die Leads angesprochen und die Beziehungen gepflegt werden sollen. Aber kein Kunde und keine Kundin mag es, etliche unpersönliche Mails zu erhalten, die im schlimmsten Fall für ihre eigenen Bedürfnisse auch noch völlig irrelevant sind. Im Rahmen der Salesautomatisierung können Unternehmen jedoch automatische Mails erstellen, die trotzdem auf einzelne Leadgruppen abgestimmt werden. Insbesondere Erinnerungs-, Begrüßungs- oder Dankesmails sind leicht zu erstellen und an mehrere Kontakte zu versenden. Ihr Vertrieb sollte jedoch wissen, wie relevant der einzelne Kontakt für Ihren Erfolg ist, um diesen angemessen anzusprechen. Deshalb werden bei der Vertriebsautomatisierung mehrere Empfängergruppen gebildet, die beispielsweise anhand ihrer Lead-Qualität unterschieden werden können. Abhängig von ihrer Qualität oder Kaufwahrscheinlichkeit kann dann entschieden werden, auf welche Segmente sich der Vertrieb persönlich konzentriert und welche Gruppen vorerst mit automatischen Mailing-Vorlagen angesprochen werden. So wird die externe Kommunikation erleichtert und die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden auf relevante Kontakte gelenkt.

4. Interne Organisation

Abgesehen von den Auswirkungen der Sales Automation auf den Umgang mit Kundinnen und Kunden, eröffnen sich auch zahlreiche Möglichkeiten innerhalb des Teams. Grundsätzlich wird auf diese Weise die manuelle Arbeit im Vertrieb reduziert. Administrative Aufgaben wie das Planen zukünftiger Meetings, die Dokumentation der Tätigkeiten oder das Erstellen von Erinnerungen für wichtige To-Dos können automatisiert erfolgen. Das spart zum einen Zeit und Kosten und verbessert gleichzeitig die Produktivität sowie die Effizienz im Unternehmen, da Prozesse beschleunigt werden. Mitarbeitende im Vertrieb haben stattdessen mehr Zeit für den Verkauf und die tatsächliche Pflege der Kundenbeziehungen, wodurch sich auch die Reaktionszeiten auf Anfragen verkürzen. Aber auch innerhalb des Teams kann die Kommunikation durch den Einsatz von Sales Automation Tools zielgerichtet erfolgen, ohne dass dadurch viel Arbeitszeit verloren geht. Teammitglieder können abteilungsübergreifend auf Dokumente zugreifen und gleichzeitig daran arbeiten, da die Technologien alle Daten gebündelt und einheitlich abspeichern. Darüber hinaus ergeben sich allerdings auch neue Expansionsmöglichkeiten, da Märkte mit Sales Automation Tools schneller und besser erfasst und prognostiziert werden können. Insgesamt werden auf diese Weise somit die Wachstums- und Umsatzchancen Ihres Unternehmens gefördert.

CRM-Systeme im Rahmen einer Sales Automation

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Software, die es Unternehmen ermöglicht, jegliche Daten zu Kund:innen und Leads gebündelt an einem Ort zu sammeln. Das System enthält alle gesammelten Informationen aus dem Marketing und kann diese Kundenprofile in Echtzeit an die Mitarbeitenden des Vertriebs übergeben. Dazu gehören Adressdaten, Kontaktdaten und Internetaktivitäten neuer Leads, die dem Vertrieb als Grundlage für weiterführende Gespräche dienen. Durch den Einsatz der Sales Automation Tools und vordefinierten Workflows können Vertriebler:innen automatisch über neue Verkaufschancen informiert werden und die Abschlusswahrscheinlichkeit erhöhen. Die Marketing Automation Tools ermöglichen wiederum eine Echtzeit-Synchronisierung der Daten im CRM-System, sodass diese nicht mehr händisch eingegeben werden müssen. Auf diese Weise reduzieren sich Fehlerquellen und die Anzahl der Dubletten. Somit stellt das CRM-System eine Schnittstelle zwischen den beiden Abteilungen dar und ermöglicht eine reibungslose Kommunikation. In der Praxis werden dafür häufig Programme wie Hubspot und Salesforce genutzt.

Sie wissen nun, wo Sales Automation im Unternehmen anknüpft und wie Sie davon profitieren können - alles schön und gut. Aber wie sollten Sie jetzt vorgehen, um den Prozess einer Vertriebsautomatisierung in Ihrem Unternehmen umzusetzen? Mit welchen Schritten können Sie sich optimal vorbereiten?

1. Zuallererst ist es wichtig herauszufinden, mit welcher Technologie Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten wollen. Haben Sie bereits Systeme implementiert, die als Grundlage für die Sales Automation dienen? Nutzen Sie beispielsweise Hubspot als CRM-System? Anhand dieser Informationen können Sie entscheiden, wie Sie die Sales Automation bestmöglich in Ihrem Unternehmen integrieren können.
2. Im Anschluss muss ein Plan aufgestellt werden, der genau beinhaltet, was beachtet und verändert werden muss. Sales Automation ist kein reines IT-Projekt. Denk- und Arbeitsweisen von Mitarbeitenden sowie bestehende Strukturen müssen angepasst werden – und das erfordert eine sorgfältige Planung.
3. In einem nächsten Schritt sollten Sie Ihre Mitarbeitenden im Vertrieb auf die Veränderungen vorbereiten. Durch Schulungen und regelmäßige Meetings können Sie ihnen sukzessive erklären, was sich in der Abteilung verändern wird und wie das Team bestmöglich mit den neuen Systemen umgehen kann, um die maximale Effektivität daraus zu schöpfen.
4. Darüber hinaus sollte nicht nur das Vertriebsteam, sondern auch die anderen Abteilungen in Ihrem Unternehmen mit den neuen Prozessen vertraut gemacht werden. Nur so kann eine effektive und störungsfreie Kommunikation beziehungsweise Zusammenarbeit gewährleistet werden. Stellen Sie also sicher, dass alle Mitarbeitenden im Unternehmen mit den Systemen vertraut sind und wissen, wofür sie verantwortlich sind.
5. Während des Einsatzes der Sales Automation Tools ist es darüber hinaus notwendig, die Prozesse und Aktivitäten regelmäßig zu überwachen und zu kontrollieren. So werden mögliche Fehlerquellen schneller identifiziert und Unklarheiten vermieden. Holen Sie sich außerdem Feedback von den Mitarbeitenden ein, um sicherzustellen, dass Probleme direkt gelöst werden können.

Der Einsatz von Sales Automation Tools in Ihrem Unternehmen bringt etliche Potentiale mit sich, um den Erfolg und die Produktivität zu steigern. Dafür müssen Sie und Ihre Mitarbeitenden jedoch genau wissen, wie man diese Potentiale richtig nutzt und wie sich die Tools optimal im Unternehmen integrieren lassen. Stellen Sie sicher, dass nicht alle Aktivitäten digitalisiert werden, da ansonsten die persönliche Ebene in Ihren Abteilungen und dem täglichen Arbeitsalltag verloren geht. Das ist nicht nur schlecht für das Arbeitsklima, sondern sorgt auch für Unzufriedenheit bei den Kund:innen. Persönliche Gespräche mit der Zielgruppe sind für den Vertrieb nach wie vor essentiell und sollten keinesfalls vernachlässigt werden. Trotzdem ist die Sales Automation eine gute Methode, um Routineaufgaben abzugeben und mehr Zeit für das Wesentliche zu schaffen!