Mehr Kunden erreichen: Tipps fürs Anschreiben zur Neukundengewinnung

Schon die Überschrift beziehungsweise der Betreff kann entscheidend dafür sein, ob Kund:innen weiterlesen möchten oder nicht. So sollten Sie eine Überschrift wählen, die aussagekräftig genug ist, aber auch auf den Inhalt des Briefes neugierig macht.

Der richtige Einstieg im Akquise-Anschreiben

Der erste Satz im Anschreiben zur Kundenakquise bestimmt meist darüber, ob es weitergelesen wird oder nicht. Starten Sie also mit einem Satz, der Erstaunen und Neugier beim Lesenden erzeugt. Das kann zum Beispiel ein Fakt darüber sein, welche Erfolge bereits bestehende Kund:innen mit dem betreffenden Angebot erzielt haben oder ein branchenspezifischer Falt aus einer Statistik.

Verkaufen Sie zum Beispiel Arbeitsausrüstung für sichereres Arbeiten auf der Baustelle, können Sie ihr Anschreiben mit einer Unfallstatistik aufmachen:

„Allein im Jahr 2017 verunglückten 103.755 Beschäftigte auf Baustellen, 88 davon tödlich. Die Ursache sind häufig Sturz- und Absturzunfälle.“ Im nächsten Absatz können Sie dann bereits auf Ihr Unternehmen und Ihren Tätigkeitsbereich eingehen.

Danach sollten Sie das Basis-Angebot bestehend aus Hauptangebot, Zusatzangebot und Boni zusammenstellen und die Vorteile Ihres Angebots formulieren. Der Absatz sollte „emotional“ geschrieben werden. Das bedeutet, dass Sie auf wesentliche Bedürfnisse der Empfänger:innen eingehen und Lösungen dafür anbieten. Im Beispiel der Herstellung von sicherer Arbeitsausrüstung könnte dies mit einem Appell an Arbeitgeber:innen erreicht werden, für die Sicherheit ihrer Arbeitnehmer:innen zu sorgen, damit sie sicher und fit arbeiten können. Versetzen Sie sich in die Lage des Lesenden und formulieren Sie klare Kundenvorteile, die er aus Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung ziehen kann.

Aufbau des Kundenanschreibens

Auch sollten Sie immer daran denken, genügend Absätze in Ihr Anschreiben einzubauen. Das schafft eine gewisse Übersichtlichkeit und verhindert eine zu enge Informationsflut im Fließtext. Ein gutes Anschreiben ist außerdem nie länger als eine DIN-A4-Seite. Nutzen Sie außerdem interessante Zwischenüberschriften, um stets neue Leseanreize zu setzen. Für die Bindung des Lesenden sollte der Text einen Spannungsbogen verfolgen. Nutzen Sie wenn möglich sogenannte Cliffhänger am Ende eines Absatzes. Diese kündigen am Ende eines Absatzes eine interessante Information oder ein Angebot im nächsten Absatz an und animieren den Lesenden somit, gespannt weiterzulesen und herauszufinden, worum es sich bei dieser Ankündigung handelt.

Im Falle eines Angebots für sichere Arbeitsausrüstung könnte das am Ende der Einleitung zum Beispiel folgender Satz sein:

„Zum Glück lassen sich solche Unfälle mit passender Schutzausrüstung und -vorkehrungen verhindern.“ Damit kündigen Sie an, dem Lesenden im Folgenden eine passende Lösung anzubieten. Da dieser bereits vermutet, dass eine solche Lösung im nächsten Absatz auftaucht, liest er gespannt weiter.

Handlungsaufforderungen zur Neukundengewinnung

Der letzte Absatz sollte einen Hinweis darüber enthalten, wo der Lesende mehr Informationen zum Angebot erhalten kann. Am besten eignen sich dafür persönliche Ansprechpartner:innen, deren Kontaktdaten im Schreiben angegeben werden sollten. Außerdem sollte jedes Schreiben eine sogenannte Handlungsaufforderung enthalten. Das kann am Ende des Schreibens oder im P.S.-Segment des Briefs auftauchen. Fassen Sie die Vorteile Ihres Angebots kurz und prägnant zusammen und fordern Sie den Lesenden dazu auf, das Angebot anzufragen oder sich weiter darüber zu informieren – ob auf einer Website, durch einen Anruf oder das Zurücksenden eines beigelegten vorbereiteten Antwortbriefs.

Dieser vorbereitete Antwortbrief sollte das Interesse der Kund:innen vorformulieren und Platz für die Angabe persönlicher Daten lassen. So kann der Antwortbrief zum Beispiel die Anmeldung für einen postalischen Newsletter oder die Anforderung von zusätzlichem Infomaterial wie Broschüren oder Flyern sein. Kund:innen, die das Anschreiben erhalten haben, können den vorbereiteten Antwortbrief ausfüllen, unterschreiben und direkt abschicken, ohne selbst eine Antwort formulieren zu müssen.

Das bedeutet weniger Aufwand und eine leichtere Bereitschaft der Kund:innen, der Handlungsaufforderung nachzukommen und einen Antwortbrief auszufüllen. Noch einfacher ist es, wenn für dieses Schreiben ein zusätzlicher, bereits frankierter Briefumschlag beigelegt wird. Das gibt den Kund:innen das Gefühl, dass auf seine Bedürfnisse eingegangen wird und er für bekundetes Interesse keine weiteren Schritte vornehmen muss.

Ein weiterer Weg, Kund:innen zu einer Handlung zu bewegen, ist die Versprechung von Belohnungen. So können Sie Kund:innen, die sich innerhalb eines gewissen Zeitraums auf das Angebot zurückmelden einen exklusiven Rabatt auf spezielle Angebote gewähren. Das erzeugt attraktive Angebote und bewegt Empfänger:innen zum Handeln.

Sprachgebrauch

Formulieren Sie Ihr Angebot verständlich und ohne zu viele Fachbegriffe. Dabei kann es helfen, sich in die Zielgruppe und ihre Bedürfnisse hineinzuversetzen. Nutzen Sie zum Beispiel nicht ausschließlich die Namen Ihrer Produkte, sondern erklären Sie immer auch, worum es sich hierbei handelt. Auch sollten Sie auf Standard-Floskeln wie zum Beispiel „Weniger ist mehr“ oder „Aller Anfang ist schwer“ verzichten. Diese sind meist inhaltslos und wirken seitens des Unternehmens schnell unseriös. Gehen Sie auch mit sehr positiv behafteten Worten wie „zuverlässig“, „erstklassig“ und „erfolgreich“ sparsam um, da sie nicht besonders originell sind und von jedem benutzt werden.

Auch auf standardisierte Phrasen wie „Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung“ sollten vermieden werden, wählen Sie lieber direktere Formulierungen wie zum Beispiel „Haben Sie noch Fragen oder Wünsche? Rufen Sie mich gerne unter der Telefonnummer 0123 456789 an.“

Layout und Optik

Die Gestaltung des Schreibens sollte einheitlich sein und gegebenenfalls das bereits vorhandene Schrift- und Farbdesign Ihres Unternehmens aufnehmen. Farbliche Akzente wie zum Beispiel Überschriften oder den Namen Ihres Unternehmens könnten zum Beispiel die Hauptfarbe ihres Logos tragen. Hochwertiges und dickeres Papier machen außerdem einen edlen Eindruck. Die Schriftgröße sollte nicht zu klein gewählt werden, um gut lesbar zu sein. Aber auch eine zu große Schrift ist nicht ratsam, damit genug Inhalt auf eine DIN-A4-Seite passt.

Das Firmenlogo sollte nicht auf dem Briefumschlag, aber auf dem Anschreiben sichtbar oberhalb des Fließtextes platziert werden. Platzieren Sie Ihr Logo bereits auf der Außenseite des Briefumschlags, kann es sein, dass der Kunde es bereits als ein Werbeschreiben erkennt und aus Gewohnheit ungelesen wegwirft. Auch sollten Sie, wenn möglich, die Empfängeradresse handschriftlich auf den Umschlag schreiben. Das erzeugt die Wirkung eines persönlich und mit Mühe erstellten Anschreibens. Um nicht den Eindruck eines maschinell und in Massen abgefertigten Anschreibens zu erwecken, sollte der Brief außerdem nicht mit einer Frankier-, sondern mit einer Briefmarke frankiert werden.

Nach Erwähnung eines Ansprechpartners oder einer Ansprechpartnerin und der entsprechenden Kontaktdaten sollte am besten auch diese Person den Brief unterschreiben. Dabei sollte es sich am besten um eine Originalunterschrift, und nicht um eine digital eingefügte handeln. Das erweckt Authentizität und den Anschein, dass eine reale Person hinter dem Anschreiben sitzt und die Kund:innen direkt anspricht.

Vor dem Verfassen und Abschicken des Anschreibens sollten Sie festlegen, wer von Ihrem Angebot profitieren soll. Daraus schlussfolgern Sie eine Zielgruppe, die Sie mit dem Schreiben erreichen wollen. Für verschiedene Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen sollten Sie inhaltlich angepasste Kaltakquiseanschreiben formulieren. Damit vermeiden Sie ein zu allgemeines Anschreiben, das an alle Kundengruppen geht und nicht auf individuelle Anforderungen angepasst ist. Zu allgemeine Schreiben landen nämlich häufiger im Müll als kundenspezifisch zugeschnittene Angebote. Für die Auswahl Ihrer Zielgruppe werten Sie bereits bestehenden Kontaktdaten von potenziellen Neukunden in Ihrer Datenbank aus. Dabei adressieren Sie das Schreiben am besten direkt an diejenigen Mitarbeiter:innen des Unternehmens, die die Kaufentscheidung auch tätigt.

Um mit dem Anschreiben einen guten und vor allem seriösen Eindruck zu hinterlassen, sollten Sie folgende Fehler vermeiden:

1. Überprüfung der Adressdaten: Prüfen Sie vor dem Absenden die Daten der Empfänger:innen. Tippfehler im Namen oder die Ansprache des falschen Geschlechts führen schnell zu Ärgernissen.
2. Nicht Nachhaken und auf Rückmeldung warten: Warten Sie nicht auf Rückmeldung der Empfänger:innen, sondern haken sie rechtzeitig selbst nach.
3. Ungeeignete Empfänger:innen auswählen: Akquise-Anschreiben sollten immer auf individuelle Bedürfnisse eingehen und nie blind an eine große Empfänger-Gruppe geschickt werden.
4. Aufdringlich sein: Achten Sie darauf, die Empfänger:innen zwar zu einer Antwort aufzufordern, dies jedoch nicht zu oft und penetrant oder gar unhöflich zu tun.

• Richtige Adressen, Namen und Ansprachen
• Persönliche Ansprache
• Klar formuliertes Angebot und sich daraus ergebende Vorteile
• Eindeutige Handlungsaufforderung, wenn Interesse am Angebot besteht (Anrufen, E-Mail schreiben, Antwort zurücksenden), am besten im P.S.-Zusatz
• Versprechen oder Belohnung für den Fall einer Rückmeldung
• Einen vorbereiteten ausfüllbaren Antwortbrief beilegen, falls die Empfänger:innen zum Zurücksenden einer Antwort aufgefordert werden
• Angabe eines Ansprechpartners oder einer Ansprechpartnerin im Unternehmen
• Unternehmenslogo (nur auf dem Schreiben, nicht auf dem Briefumschlag), Angabe von Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Briefmarke statt Frankiermarke

Im Internet finden Sie viele Beispiele und Muster für Akquise-Anschreiben. So stellen zum Beispiel Agenturen oder Werbe-Texter ihre Beispiele online. Hier können Sie sich Inspirationen für Ihr eigenes Schreiben einholen. Sie sollten aber in jedem Fall darauf achten, diese Musterschreiben nicht aus dem Original zu kopieren. Da die Beispiele online für jeden einsehbar sind, wirkt Ihr Schreiben wenig originell. Außerdem ist die Gefahr größer, dass mögliche Konkurrenz mit demselben Schreiben versucht, die gleiche Kundengruppe zu erreichen.

ibau-Kund:innen steht zudem die Möglichkeit offen, über den ibau Xplorer ein Werbeanschreiben zu erstellen. Dort müssen Sie lediglich die Empfängerdaten und die Angaben zum Bauprojekt hinterlegen. Dies ebnet gerade zu Beginn den Einstieg in das Anschreiben zur Neukundengewinnung. Zudem erhalten unsere Kund:innen die Möglichkeit, individuelle Werbeanschreiben erstellen zu lassen. Dabei erstellen unsere Mitarbeiter:innen eine Vorlage mit Ihrem Logo sowie Ihren Firmendaten. Textlich können Sie die Vorlage nach Belieben anpassen, um das meiste Potential aus dem Neukundenanschreiben herauszuholen.