Vertriebsoutsourcing meistern: Von der Planung bis zur Praxis
Sales Outsourcing kann eine hilfreiche Ergänzung bereits bestehender Vertriebsstrukturen sein. Doch lohnt es sich auch für jedes Unternehmen? Erfahren Sie hier, ob Vertriebsoutsourcing eine geeignete Lösung für Ihren Vertrieb wäre!
Das Wichtigste zum Meistern von Vertriebsoutsourcing in Kürze
- Vertriebsoutsourcing entlastet interne Teams, erweitert den Vertrieb und ermöglicht schnellere Skalierung
- Externe Teams übernehmen Aufgaben wie Leadgenerierung, Terminierung, Telesales oder Social Selling und agieren als verlängerter Arm des Vertriebs
- Vorteile sind Zeitersparnis, Flexibilität, Zugang zu Spezialisten und modernen Tools, Nachteile sind Abhängigkeit, weniger Kontrolle und Datenschutzrisiken
- Besonders sinnvoll für Unternehmen mit vielen Bestandskunden, komplexen Produkten, Serviceverträgen oder bei Markteintritt neuer Produkte
- Mögliche Modelle sind Near- & Offshoring, projektbasiertes Outsourcing oder Business Process Outsourcing, je nach Bedarf auch Teilprozesse oder Segmente der Kundenpyramide
- Kosten variieren zwischen 2.000–6.000 € monatlich oder 30–80 € pro Stunde, Vertragsarten reichen von Festpreis- über T&M- bis zu Hybridverträgen
- Erfolgreiche Umsetzung erfordert klare Zieldefinition, sorgfältige Partnerwahl, Onboarding des externen Teams und laufendes Qualitätsmanagement
Langfristiger Erfolg eines Unternehmens braucht einen starken Vertrieb. Mitarbeitende, die sich bestens mit den Produkten und Prozessen auskennen, bauen enge Kundenbeziehungen auf und überzeugen auch im Verkauf. Aber steigende Kundenzahlen, eine fehlende Fokussierung und schnelle Expansion führen oft dazu, dass Teams an ihre Grenzen stoßen.
In solchen Fällen kann Vertriebsoutsourcing eine effektive Lösung sein. Ob Kundenbetreuung, Leadgenerierung oder Akquise – eine externe Vertriebsunterstützung eröffnet viele Möglichkeiten, Ihr internes Team zu entlasten. Aber wie gestalten Sie diese Entscheidung am besten? Wir zeigen Ihnen, auf welche Aspekte des Vertriebsoutsourcings Sie besonders achten müssen!
Inhaltsverzeichnis
- Definition: Was ist das Vertriebsoutsourcing im B2B?
- Vertriebsoutsourcing: Vorteile, Chancen und Nachteile
- Lohnt sich Vertriebsoutsourcing für Ihr Unternehmen?
- Welche Outsourcing-Modelle eignen sich für Ihr Unternehmen?
- Kosten und Vertragsabschluss: Worauf es bei der Planung ankommt
- Wie sieht die Planung einer Zusammenarbeit aus?
- Fazit: Das Potenzial von Vertriebsoutsourcing
Definition: Was ist das Vertriebsoutsourcing im B2B?
Der Begriff Vertriebsoutsourcing bezieht sich auf die Auslagerung von Vertriebsprozessen oder auch einzelnen Aufgaben eines B2B-Unternehmens. Diese werden dann von einem externen Dienstleister, wie einer Vertriebsagentur, übernommen.
Der externe Vertrieb agiert als ein ‘verlängerter Arm’ des eigenen Vertriebs. Das heißt, der eigene Vertrieb wird nicht abgebaut, sondern vielmehr ausgedehnt. Je nach Modell und Fokus kann ein externes Vertriebsteam verschiedene Aufgabenbereiche übernehmen:
- Leadgenerierung: Zielgerichtetes Generieren von neuen Interessent:innen und das Weitergeben von neuen Leads an die Vertriebsabteilung.
- Terminierung für Außendienstmitarbeitende: Externe Inside Sales Mitarbeitende, die die Terminplanung mit Kund:innen für den Außendienst übernehmen.
- Telesales: Übernahme vom Verkauf von Leistungen und Produkten am Telefon sowie Cross- und Upselling.
- Social Selling zur Kontaktanbahnung im Vertrieb: Pflege und Aufbau von Geschäftskontakten auf Plattformen wie LinkedIn und Xing.
Vertriebsoutsourcing: Vorteile, Chancen und Nachteile
Outsourcing ist keine ungewöhnliche Methode, Aufgaben zu verlagern. Laut aktuellen Statistiken der Knowledge Sourcing Intelligence setzen ungefähr 52 Prozent aller Führungskräfte auf Outsourcing – 35 Prozent aller ausgelagerten Geschäftsfunktionen sind im Vertrieb.
Vorteile, die sich durch Vertriebsoutsourcing bieten, sind nämlich vielfältig. Das Ziel einer externen Vertriebsunterstützung liegt primär in der Schonung interner Vertriebsressourcen und der gezielten Umverteilung von Kapazitäten. Gegenüber den Chancen sollte man allerdings auch immer die Nachteile in Erwägung ziehen, bevor man sich an die Planung macht:
Vorteile | Nachteile |
|---|---|
Zeitersparnis und Schonung von Ressourcen: Das interne Team wird entlastet und externe Mitarbeitende werden vom Dienstleister betreut. | Nicht gewinnbringend: Auch wenn Outsourcing kosteneffizienter sein kann – das Risiko besteht, dass keine Gewinne erbracht werden, wenn Leistungen ausbleiben. |
Flexibilität und Skalierbarkeit: Bei Bedarf kann die Anzahl der externen Vertriebsmitarbeiter:innen zusätzlich erhöht oder reduziert werden. | Abhängigkeit vom Dienstleister: Wenn der externe Dienstleister wirtschaftlich scheitert oder sich als unzuverlässig herausstellt, kann dies zu Verlusten in Zeit und Geld führen. |
Spezialisierte Expertise: Externe Dienstleister sind Spezialisten in ihrem Gebiet und arbeiten effizienter und fokussierter. Sie bieten Kontinuität im Service mit einer geringen Vorlaufzeit. | Weniger Kontrolle: Qualitätssicherung erweist sich als schwieriger: Prozesse müssen regelmäßig gegengeprüft werden, um sicherzustellen, dass qualitative Leistungen erbracht werden. |
IT-Systeme: Je nach Bedarf bieten externe Dienstleister spezialisierte Tools für komplexe Vertriebsaufgaben an. | Datensicherheit: Der externe Dienstleister erhält gegebenenfalls Einblicke in interne Informationen. Damit Datenschutz gewährleistet werden kann, sollte eine Geheimhaltungsvereinbarung getroffen werden. |
Lohnt sich Vertriebsoutsourcing für Ihr Unternehmen?
Sales Outsourcing kann in vielen Bereichen Prozesse deutlich vereinfachen. Doch nicht jeder profitiert gleichermaßen von denselben Lösungen. Je nachdem, in welcher Branche Sie sich bewegen – ob Handel, Industrie oder Maschinenbau – externe Vertriebsteams können verschiedene lohnenswerte Lösungsansätze bieten.
Für Branchen mit großem Bestandskundenbasis
Wenn mehrere tausend Kund:innen betreut werden müssen, ist dies intern oft schwer abbildbar. Bleiben Kundenanfragen unbeantwortet, können Kundinnen und Kunden an die Konkurrenz abtreten. Verkaufschancen werden dadurch vernachlässigt.
Lösung: Ein externes Inside Sales Team kann die Betreuung von C-Kundschaft übernehmen. So kann sich Ihr internes Vertriebsteam auf wichtige und große Bestandskund:innen fokussieren.
Für Branchen mit hoher Produktkomplexität oder einem großen Produktportfolio
Erklärungsbedürftige Produkte brauchen eine intensive Beratung und individuelle Lösungen. Zudem erfordern längere Sales Cycles eine kundennahe Betreuung.
Lösung: Ein externes Inside Sales Team kann Kundenbetreuung parallel übernehmen und aufkommende Fragen klären.
Für Branchen mit Service- oder Rahmenverträgen
Bei langfristigen Verträgen und Partnerschaften ist es besonders wichtig, Kundenbeziehungen auch nach Vertragsabschluss zu pflegen.
Lösung: Ein externes Vertriebsteam kann die proaktive Kundenansprache, durch beispielsweise Feedback Calls von B-Kund:innen, übernehmen. So bleibt ein spürbarer Kundenkontakt bestehen und eine hohe Abwendungsrate kann reduziert werden.
Für Branchen, in denen ein Unternehmen als Marktpionier agiert
Gute Kundenbindungsmaßnahmen sind entscheidend, um neue Märkte zu erschließen und neue Produkte zu vermarkten.
Lösung: Durch Spezialisierung und jahrelanger Erfahrung können externe Vertriebsmitarbeitende auch bei Markteinführung professionelle Unterstützung bieten.
Welche Outsourcing-Modelle eignen sich für Ihr Unternehmen?
Ihr Vertrieb ist spürbar ausgelastet und für Ihre Unternehmensbranche bieten sich externe Lösungen an? Dann liegt der nächste Schritt darin, eine geeignete Strategie zu entwickeln, die sich für Sie anbietet. Nutzen Sie verschiedene Outsourcing-Modelle zur Orientierung – setzen Sie aber auch auf Strategien, aus denen Sie den größtmöglichen und langfristigen Nutzen ziehen können.
Modell | Beschreibung | Vorteile |
|---|---|---|
Nearshoring und Offshoring | Verlagerung von Geschäftsprozessen in andere Länder | Kosteneinsparungen, Zugang zu spezialisierten Arbeitskräften in anderen Ländern, Flexibilität bei kurzfristigen Geschäftsaktivitäten |
Projektbasiertes Outsourcing | Verlagerung von spezifischen Aufgaben oder Projekten, beispielsweise durch den Einsatz von Call-Center-Diensten | Schnelle Lösung zur kurzfristigen Erreichung von Betriebszielen |
Business Process Outsourcing (BPO) | Verlagerung gesamter Geschäftsprozesse, beispielsweise den gesamten Kundenservice | Langfristige Unterstützung und Ergänzung des eigenen Vertriebs, Fokus auf Entlastung interner Ressourcen und auf Wachstum |
Je nach Vertriebsart, Ihrem Marktumfeld oder der Anzahl Ihrer Kund:innen können verschiedene Teile oder Prozesse extern übernommen oder erweitert werden.
1. Parallele Prozesse:
Teilprozesse Ihres Unternehmens werden extern ausgelagert – finden aber parallel weiterhin auch in Ihrem Unternehmen statt. Dies entlastet Ihr internes Team durch zusätzliche Unterstützung und hilft auch, wenn eine schnelle Expansion notwendig ist.
2. Übernahme von Teilen des Sales Funnels:
Der externe Dienstleister übernimmt Teile des Vertriebstrichters, wie beispielsweise die gesamte Neukundenakquise. Hierdurch kann sich Ihr internes Team auf ihre Kernkompetenzen fokussieren.
3. Übernahme von Teilen der Kundenpyramide:
Prozesse können auch in Bezug auf die Kundenpyramide ausgelagert werden: Kund:innen werden nach ihrer Rentabilität in bestimmte Segmente geteilt und gezielt betreut. So kann ein externer Partner die Betreuung von Kleinkund:innen übernehmen, während sich intern auf die wichtigsten Kund:innen fokussiert wird.
Kosten und Vertragsabschluss: Worauf es bei der Planung ankommt
Durch die Anstellung eines externen Dienstleisters übergeben Sie Verantwortung – auch in Bezug darauf, wie Ihr Unternehmen nach außen verkörpert wird. Daher ist bei der Auswahl eines kompetenten Outsourcing-Dienstleisters einiges zu bedenken.
Qualifizierte externe Mitarbeitende, die fundamentale Kenntnisse im Vertrieb und Marketing besitzen, bilden nur die Basis. Prozesse, die nicht in Ihrem eigenen Vertrieb stattfinden, müssen transparent gestaltet werden. Nur so können die erbrachten Leistungen durch effektives Qualitätsmanagement sichergestellt werden. Durch Erfahrung in Ihrer entsprechenden Branche sollte ein externer Dienstleister ebenfalls in der Lage sein, schnell auf Marktveränderungen und Kundenverhalten zu reagieren.
Vertragsarten und Kosten
Manche Vertriebsagenturen arbeiten auf Provisionsbasis. Manche setzen ihren Preis pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin an. Generell liegen die Kosten für Vertriebsoutsourcing je nach Umfang und Qualität ungefähr bei zwischen 2.000 bis 6.000 Euro monatlich. Doch es kann auch sein, dass Sie pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin mit 30 bis 80 Euro die Stunde rechnen müssen.
Problematisch wird es dann, wenn langfristig bindende Verträge und hohe Mehrwertkosten für Verluste sorgen. Der Vertrag und die Rechnungsart sollten daher genaustens auf Ihre Zielsetzung und Bedürfnisse abgestimmt werden.
Vertragsart | Definition | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
Festpreisvertrag | Geltungsbereich und Preis werden genau definiert. | Keine etwaigen Mehrkosten wegen eines klar festgelegten Budgets. | Wenig flexibel, hohe konzeptionelle Arbeit. |
Time & Materials Vertrag (T&M) | Ein Stundensatz wird vor der Zusammenarbeit festgelegt. Eine Gesamtrechnung wird anschließend je nach Arbeitsstunden und verwendeter Materialien erstellt. | Einfach nach Bedarf skalierbarer Arbeitsaufwand, auch gut für kurzfristige Verträge. | Kein festgelegtes Budget: gegebenenfalls hohe Kostenzuschläge. |
Flexibler Hybridvertrag | Für festgelegte Ziele gibt es ein klares Budget, aber Leistungen können je nach Aufwand und Bedarf abgerechnet werden. | Einhaltung von festgelegtem Budget mit Möglichkeit zur Skalierung. | Hohe konzeptionelle Arbeit mit Verhandlungsaufwand. |
Wie sieht die Planung einer Zusammenarbeit aus?
- Vorgespräche
Bei einem Kennlerngespräch werden realistische Ziele festgesetzt und ein Vertriebskonzept nach Ihren Wünschen gestaltet.
- Onboarding
Wird ein Vertrag abgeschlossen, werden Mitarbeitende eingeschult und erhalten alle notwendigen Einweisungen zu Ihrem Produkt, Ihrem Markenauftritt und Ihrer Unternehmensphilosophie.
- Umsetzung
Ihr externes Vertriebsteam ist in der Regel in acht bis zwölf Wochen startklar.
Fazit: Das Potenzial von Vertriebsoutsourcing
Vertriebsoutsourcing ist ein wertvolles Instrument für viele Unternehmen. Umfangreiche Expertise von außen, die gleichzeitig flexible Skalierung ermöglicht, macht Prozesse effizienter, schont Ressourcen und entlastet Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Wer die Planung einer externen Vertriebsunterstützung strategisch und mit Bedacht angeht, kann die Vorteile von Sales Outsourcing in vollem Umfang nutzen. So können Sie sich intern vollkommen auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
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