eAkte
Eine eAkte enthält dieselben Inhalte und Elemente wie die bisher gebräuchlichen Papierakten, ist aber, im Gegensatz zu ihrem Vorgänger aus Papier, digital abrufbar.
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Was ist eine eAkte?
Der Begriff eAkte ist eine Abkürzung für “elektronische Akte”. In ihr werden alle relevanten Daten digital gesammelt, wobei die Inhalte und auch die Gliederung der einer Papierakte ähneln. Eine eAkte unterteilt sich wie eine Papierakte in Deckblatt, Register und Unterlagen. Elektronische Akten sind von berechtigten Nutzer:innen digital abrufbar und einsehbar, rund um die Uhr und völlig ortsunabhängig.
Wie funktioniert eine eAkte?
Elektronische Akten basieren immer auf einem Dokumentenmanagement-System. Hier kann die eAkte entweder von einer Person angelegt werden, oder sie kann automatisch hinzugefügt werden, wenn dies im System als Regel festgelegt wurde.
In Dokumentenmanagement-Systemen gibt es einen festgelegten Ablauf: Die Dokumente gehen entweder digital ein, werden aus einem Portal, wie einem E-Mail-Anbieter oder einer Office-Anwendung, heraus erzeugt oder – die dritte Option – der Scan eines Papierdokumentes wird hinzugefügt. Die so erstellte eAkte kann beliebig erweitert und bearbeitet werden.
Von der Struktur her sind eAkten wie herkömmliche Akten aufgebaut. Es gibt Aktendeckblätter, Laschen und Register.
In dem Dokumentenmanagement-System lassen sich Personenkreise festlegen, die auf bestimmte eAkten zugreifen dürfen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über eine Berechtigung verfügen, können die eAkten ortsunabhängig über eine Client-Anwendung einsehen.
Wo kommen eAkten zum Einsatz?
Gerade an Stellen, wo derzeit noch viel mit Papierakten gearbeitet wird, kann die Umstellung auf eAkten einen echten Mehrwert bieten – etwa in den Behörden des Bundes und der Länder. In den Bundesbehörden sollen die herkömmlichen Papierakten nach und nach durch elektronische Akten abgelöst werden. Diese als “ E-Akte-Bund” bezeichneten eAkten sollen das Kernelement der elektronischen Verwaltungsarbeit werden – so sieht es das E-Government-Gesetz (EGovG) aus dem Jahr 2013 vor.
Welche Vorteile haben eAkten?
Der Vorteil ist, dass auch unterschiedliche Dokumententypen in ein und derselben eAkte gebündelt werden können. Neben Scans und E-Mails sind das häufig Excel-Tabellen oder Word-Dokumente. Das vereinfacht den gesamten Ablauf innerhalb der Datenverwaltung. Das Arbeiten mit eAkten vereinfacht den Arbeitsalltag:
- Sie können von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen werden
- Sie können unabhängig vom Ort aufgerufen werden
- Sie sind immer verfügbar und leicht auffindbar
- Sie können ohne Medienbrüche bearbeitet werden
- Die Bearbeitungszeiten fallen kürzer aus
- Es können Ressourcen eingespart werden. Es ist weder Papier erforderlich noch muss ein Archiv gebaut oder angemietet werden.
