Vertriebsteam aufbauen: So gelingt die Vertriebsorganisation
Vertriebsteams sind wie ein gut geöltes Uhrwerk: Jedes Zahnrad muss zusammenarbeiten, um das gesamte System am Laufen zu halten. Doch wie stellt man sicher, dass alles reibungslos funktioniert? Ein Vertriebsteam aufzubauen, ist mehr als nur Personalplanung. Es erfordert das perfekte Zusammenspiel von Talenten, Strategien und Strukturen, um langfristig erfolgreich zu sein.
Das Wichtigste zum Aufbauen eines Vertriebsteams in Kürze
- Ein starkes Vertriebsteam sorgt für mehr Abschlüsse, stabile Kundenbeziehungen und nachhaltiges Wachstum
- Grundlage ist eine klare Vertriebsorganisation mit Zielgruppe, Alleinstellungsmerkmalen, passenden Kanälen, SMART-Zielen und ausreichenden Ressourcen wie CRM-Systemen
- Strukturen können regional, produkt- oder kundenorientiert sein, zentral, dezentral oder ausgelagert – passend zu Markt und Unternehmensgröße
- Teamaufbau erfolgt schrittweise: Start mit Generalist:innen, ab fünf Personen Vertriebsleitung einsetzen, bei Wachstum gezielt ausbauen
- Rollen klar definieren: Außendienst, Innendienst, SDR, Pre-Sales Consultants, Key Account Management und Customer Success Management
- Strategien wie Insel-, Fließband- oder Hybridmodell geben Struktur und verteilen Aufgaben entlang des Sales Funnels
- Best Practices sind strukturierte Rekrutierung, intensives Onboarding, kontinuierliche Schulungen und eine Kultur von Feedback, Anerkennung und Motivation
- Investition in das Team zahlt sich durch höhere Performance, geringere Fluktuation und langfristigen Unternehmenserfolg aus
Ein starkes Vertriebsteam ist der Schlüssel zu nachhaltigem Unternehmenserfolg – schließlich sorgt ein gut funktionierender Vertrieb nicht nur für mehr Abschlüsse und Umsatz, sondern auch für langfristige Kundenbeziehungen und stabile Wachstumsperspektiven. Es geht darum, eine gut strukturierte Vertriebsorganisation zu schaffen, die klar strukturiert ist und durch strategische Rekrutierung sowie gezielte Förderung kontinuierlich gestärkt wird. Aber wo setzt man an, um einen Vertrieb zu gründen? Strategien und Tipps dafür, wie Sie Ihr Vertriebsteam aufbauen, finden Sie in unserem Ratgeber!
Inhaltsverzeichnis
- Sales Organisation: Ziele und Ressourcen festlegen
- Vertriebsorganisation umsetzen: Strukturen bestimmen
- Vertriebsteam aufbauen: Rollen, Aufgabenverteilung und Hierarchien
- Best Practices: Vertriebsteam aufbauen und langfristig unterstützen
- Fazit: In ein organisiertes Vertriebsteam investieren lohnt sich
Sales Organisation: Ziele und Ressourcen festlegen
Der Erfolg im Vertrieb beginnt mit einer klaren Vision und einer gut durchdachten Vertriebsstruktur. Bevor Sie ein Vertriebsteam aufbauen und potenzielle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für Ihr Team gewinnen, sollten Sie die Grundlagen Ihrer Vertriebsorganisation festlegen. Entscheidend ist, die richtigen Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen und dem Team die nötigen Ressourcen zu bieten, um effizient und erfolgreich arbeiten zu können.
1. Zielgruppe definieren
Überlegen Sie sich, wer Ihre potenziellen Kund:innen sind. Wer soll von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung angesprochen werden? Auf diese spezifische Gruppe werden sich Ihre Vertriebsmitarbeitenden fokussieren.
2. Alleinstellungsmerkmale festlegen
Welche Merkmale machen Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung einzigartig? Fokussieren Sie sich auf eine kompakte und konkrete Formulierung. Je nach Ihrer definierten Zielgruppe können Innovation, Qualität oder auch Nachhaltigkeit im Vordergrund stehen. So wirbt beispielsweise Knauf mit einer Kombination aus lang bewährter Expertise und der Entwicklung innovativer Baustoffe.
3. Vertriebswege
Über welche Wege wollen Sie Kundschaft erreichen? Idealerweise sind diese an Ihre Zielgruppe angepasst. Die Möglichkeiten reichen von direkten Vertriebskanälen über Kataloge und Social Media bis hin zu indirekten Vertriebskanälen über Großhändler.
4. Zielvorgaben zur Umsatzsteigerung
Legen Sie sowohl messbare Verkaufsziele als auch Erfolgsindikatoren fest – sie bieten Ihrem Team Orientierung im Verkaufsprozess und dienen als Motivation. Beachten Sie das SMART-Prinzip: Ziele sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.
Ein Beispiel für ein SMART-Ziel könnte lauten: Das Vertriebsteam soll bis zum Ende des dritten Quartals dieses Jahres ein strukturiertes Schulungsprogramm absolvieren, bei dem jede Vertriebskraft mindestens zwei Weiterbildungsmaßnahmen erfolgreich abgeschlossen hat, um Verkaufsstrategien und Verhandlungstechniken gezielt zu verbessern.
5. Ressourcen bereitstellen
Ein Sales Team benötigt nicht nur motivierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, sondern auch die richtigen Ressourcen. Dazu gehört ein angemessenes Budget für Schulungen, Marketing und moderne Vertriebstools wie CRM-Systeme, Automatisierungssoftware und Kommunikationslösungen. Diese Ressourcen vereinfachen Arbeitsprozesse, reduzieren administrative Aufgaben und verbessern die Kundenkommunikation, so dass das Team die aufgestellten Ziele effizient erreichen kann.
Die Publikation GründerZeiten des BMWK führt in ihrer 20. Ausgabe weitere interessante Informationen zur Produktvermarktung und zu Vertriebswegen auf.
Vertriebsorganisation umsetzen: Strukturen bestimmen
Ein optimal aufgestelltes Vertriebsteam wächst nachhaltig mit Ihrem Unternehmen und den Marktbedingungen mit. Ebenso kann es mit einer wachsenden Zahl von potenziellen Kund:innen umgehen. Die Art und Weise, wie eine Sales Organisation strukturiert wird, beeinflusst maßgeblich seine Leistung und Effizienz. Deswegen ist es wichtig, dieses von Beginn an zu strukturieren und ausbaufähig zu organisieren.
Strukturoptionen
Die Art der Vertriebsstruktur hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Unternehmensgröße und den Marktbedingungen. Zu den gängigen Strukturoptionen gehören:
- Regionale Struktur: Das Team wird nach geografischen Gebieten aufgeteilt, was besonders dann nützlich ist, wenn unterschiedliche Marktbedingungen in verschiedenen Regionen bestehen.
- Produktorientierte Struktur: Jede:r Vertriebler:in ist für eine bestimmte Produktkategorie verantwortlich.
- Kundenorientierte Struktur: Die Abteilung wird nach Branchen oder Kundensegmenten aufgeteilt, was insbesondere bei stark differenzierten Zielgruppen sinnvoll ist.
Vertriebsnetz
Wichtig ist, im Vorhinein zu überlegen, ob Sie Ihren Vertrieb intern oder extern organisieren wollen. Sie können Ihr Vertriebsnetz und dessen Organisationseinheiten beispielsweise auf folgende Arten aufbauen:
Vertriebsart | Merkmale | Unternehmenseignung |
|---|---|---|
Zentraler Vertrieb | Alle Sales Aktivitäten werden in Ihrem Unternehmen gebündelt. | Für Unternehmen mit stabiler Marktposition, komplexe oder beratungsintensive Produkte. |
Dezentraler Vertrieb | Alle vertrieblichen Aufgaben werden an unterschiedliche Niederlassungen abgegeben. | Für Unternehmen mit vielen regionalen Kunden, Produkte mit lokalem Bezug. |
Ausgegliederter Vertrieb | Der gesamte Verkaufsprozess oder Teile davon werden an eine Vertriebsagentur übergeben. | Besonders für Unternehmen, die schnell skalieren oder neue Märkte testen möchten. |
Strukturvertrieb | Hierarchisch aufgebaute Vertriebsorganisation mit Anteilen des Direktvertriebs, zuständig für sowohl Verkauf und Kundengewinnung als auch Rekrutierung von Vertriebspersonal. | Häufig vorzufinden in der Finanz- und Versicherungsbranche. |
Vertriebsteam Schritt für Schritt ausbauen
Neben der Art der Strukturierung und des Vertriebsnetzes richtet sich die Aufstellung Ihres Teams auch nach Unternehmensgröße. Bauen Sie Ihr Vertriebsteam zentral auf, sollten sie es schrittweise ausbauen: So können Sie Strukturen kontinuierlich im Blick behalten, pflegen und Schwächen frühzeitig erkennen.
1. Anfangsphase
Wenn Sie Ihren Vertrieb gründen, starten Sie idealerweise mit ein bis zwei Generalist:innen, die für den gesamten Verkaufsprozess – von der Leadgenerierung bis hin zum After-Sales-Prozess – verantwortlich sind.
2. Vertriebsleitung einsetzen
Sobald Ihr Team auf fünf Personen herangewachsen ist, ist es sinnvoll, eine Vertriebsleitung einzusetzen. Diese Rolle kann von einer erfahrenen Person aus Ihrem Team übernommen werden, die bereits mit den Prozessen in Ihrem Unternehmen vertraut ist, oder von einer externen Führungskraft, die frische Perspektiven bietet.
3. Weiterer Ausbau
Bei einem steigenden Arbeitsvolumen können Sie da Vertriebsteam weiter ausbauen, um die steigende Zahl der Leads effektiv zu bearbeiten. Eine strategische Herangehensweise an die Leadgenerierung trägt dazu bei, dass kontinuierlich hochwertige Leads generiert werden. Achten Sie auf eine gute Balance zwischen der Anzahl an Leads und Angestellten – ein zu schneller Ausbau kann zu unausgelasteten Mitarbeitern, hohen Kosten und sinkender Motivation führen, wenn nicht genügend Verkaufschancen vorhanden sind. Ein zu langsamer Ausbau birgt hingegen das Risiko überlasteter Mitarbeiter, längerer Reaktionszeiten und entgangener Verkaufschancen.
Vertriebsteam aufbauen: Rollen, Aufgabenverteilung und Hierarchien
Ein erfolgreiches Vertriebsteam aufbauen bedeutet, eine klare Struktur mit definierten Rollen und Zuständigkeiten zu etablieren. Nachdem die grundlegende Struktur steht, geht es darum, die verschiedenen Bereiche der Sales-Team-Aufgaben sinnvoll zu verteilen. Die Zuweisung von Aufgaben im Vertrieb hängt von Ihrer Ausbauphase und dem spezifischen Vertriebskonzept ab, das sich nach Branche, Produkt, Vertriebswegen und -kanälen richtet. Die wesentlichen Rollen im Vertrieb umfassen:
Vertriebsmitarbeiter:innen
Das Vertriebspersonal ist die treibende Kraft hinter jedem Verkauf und übernimmt dabei mehrere Kernaufgaben. Sie finden nicht nur neue Geschäftsmöglichkeiten, sondern stellen auch den ersten Kontakt zu potenziellen Kunden her. Sobald das Produkt oder die Dienstleistung präsentiert ist, überzeugen sie die Kundinnen und Kunden von den Vorteilen.
Der Außendienst trifft Kunden vor Ort, während der Innendienst den digitalen und telefonischen Vertrieb übernimmt. Sales Development Representatives (SDR) suchen und qualifizieren Leads, bevor diese an das Vertriebsteam weitergegeben werden. Pre-Sales Consultants sorgen mit ihrer technischen Expertise für maßgeschneiderte Lösungen. Von der Lead-Identifikation über Verkaufsverhandlungen bis hin zum Vertragsabschluss gestalten sie den gesamten Prozess. Doch der Job endet nicht mit dem Abschluss – durch Kundenbetreuung, schnelle Reklamationslösungen und gezieltes Upselling und Cross-Selling sorgen sie für langfristige Kundenbindung und steigern den Umsatz.
Führungskräfte im Vertrieb
Auf der Führungsebene gibt der Vertriebsleiter den Ton an – er gibt die Strategie vor und richtet das Team auf die Unternehmensziele aus. Er sorgt dafür, dass die Vertriebsaufgaben aufeinander abgestimmt sind, die Teamleistung überwacht wird und das Team stetig weiterentwickelt wird.
Über den Vertriebsleiter hinaus gibt es spezialisierte Führungskräfte: Key Account Manager kümmern sich um die wichtigsten Kundenbeziehungen und stellen sicher, dass diese langfristig zufrieden sind. Der Customer Success Manager sorgt dafür, dass bestehende Kunden weiterhin erfolgreich mit dem Produkt oder der Dienstleistung arbeiten und zusätzliches Potenzial ausgeschöpft wird.
Vertriebsstrategien: Aufgabenverteilung durch Vertriebskonzepte
Während Sie sich zu Beginn Generalist:innen anstellen, weiten Sie im weiteren Ausbau Ihr Team aus. Um die verschiedenen Rollen zuweisen zu können, müssen Sie sich ebenfalls für eine Vertriebsstrategie entscheiden. Durch diese ergeben sich verschiedene Aufgabenteilungen und Schwerpunkte, die Sie setzen können:
Hier betreut eine Vertriebskraft den gesamten Verkaufsprozess von der Akquise bis zum Abschluss. Dieses Konzept empfiehlt sich gerade in der Anfangsphase.
Jedes Teammitglied ist für eine bestimmte Phase des Verkaufs verantwortlich, wie etwa die Akquise, die Verhandlungen oder die Nachbetreuung der Kundinnen und Kunden.
Die Sales Abteilung wird in kleinere Gruppen aufgeteilt, wobei jede Gruppe für unterschiedliche Phasen des Verkaufsprozesses zuständig ist.
Best Practices: Vertriebsteam aufbauen und langfristig unterstützen
Der Erfolg eines Vertriebsteams steht und fällt mit der Auswahl und Förderung der richtigen Talente – haben Sie notwendige Grundlagen geschaffen, ist der nächste Schritt also, die richtigen Teammitglieder einzustellen. Im Folgenden finden Sie hilfreiche Tipps, um Ihr Sales Team aufzubauen und zu fördern.
Rekrutierung
Eine falsche Personalentscheidung kann Konsequenzen für den gesamten Betrieb mit sich bringen. Um Kosten und Zeitverlust durch eine Fehleinstellung zu vermeiden, ist ein strukturierter Auswahlprozess und gründliche Vorbereitung auf Bewerbungsgespräche besonders entscheidend.
Bei der Auswahl von Vertriebspersonal sollten Sie bedenken, dass sie im direkten Kundenkontakt stehen und Ihr Unternehmen nach außen vertreten. Deshalb müssen sie im Einklang mit Ihrem Unternehmensleitbild handeln. Wählen Sie Vertriebsmitarbeiter:innen aus, die nicht nur Verkaufskompetenz, sondern auch ein gutes Verständnis Ihrer Produkte oder Dienstleistungen mitbringen.
Aber ein wirtschaftliches und technisches Knowhow kann genauso ausschlaggebend sein wie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten. Machen Sie sich also im Vorfeld bewusst, auf welche Kernkompetenzen Sie bei Ihren Mitarbeitenden setzen.
Onboarding und Schulungen
Ein strukturiertes Onboarding hilft neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, sich schnell einzuarbeiten. Fortlaufende Schulungen sind unerlässlich, damit alle Teammitglieder Vertriebsaufgaben effizient ausführen können und Ihr Produkt erfolgreich an den Kunden bringen. Ebenso ermöglichen Probezeiten und eine ausführliche Einarbeitung eine realistische Bewertung ihrer Kompetenzen. Nutzen Sie ebenfalls Online Learning Plattformen wie LinkedIn Learning, um Ihren Mitarbeitenden zusätzliche Schulungen anbieten zu können.
Motivation
Der erfolgreiche Aufbau eines Vertriebsteams endet nicht mit dem Einstellungsprozess – es lebt von kontinuierlicher Pflege und Unterstützung. Denn motivierte Arbeitskräfte sind der Schlüssel zum Erfolg im Vertrieb.
Leistungsorientierte Boni, regelmäßiges Feedback und die Anerkennung guter Leistungen sind dabei effektive Methoden, um die Motivation und Zufriedenheit zu steigern. Kombiniert mit einer lebendigen Feedback-Kultur, die Raum für Fragen und ungeklärte Unstimmigkeiten schafft, sorgt dies für eine gemeinsame Zielsetzung.
Die Investition in Ihr Team ist eine Investition in den Erfolg Ihres Unternehmens. Wenn sich Mitarbeiter:innen in ihren Positionen wohlfühlen, wird sich dies in ihrem Engagement widerspiegeln.
Fazit: In ein organisiertes Vertriebsteam investieren lohnt sich
Ein erfolgreiches Vertriebsteam aufzustellen, bereitet vielen Unternehmer:innen Kopfzerbrechen. Doch sowohl durch die Setzung von klaren Zielen und Vertriebsstrukturen als auch die Ausbildung von kompetenten Mitarbeitenden haben Sie bereits die richtigen Voraussetzungen für nachhaltigen Erfolg geschaffen. Jedes dieser Elemente spielt eine zentrale Rolle, wenn Sie ein Vertriebsteam aufbauen. Investieren Sie in ein Team, das mit Ihnen wächst und schaffen Sie die Grundlage für nachhaltigen Erfolg!
