Preiskalkulation im Handwerk: So berechnen Sie Angebotspreise
Wie viel kostet mich das? Jeder Betrieb sollte die Lieblingsfrage aller Kund:innen souverän beantworten können. Die Basis hierfür ist eine gut durchdachte Kalkulation. Doch wie stellt man das an?
Das Wichtigste zur Preiskalkulation im Handwerk in Kürze
- Eine solide Angebotskalkulation ist entscheidend, damit Handwerksbetriebe kostendeckend und gewinnbringend arbeiten können
- Basis ist die Berechnung des Stundensatzes, der alle Kosten (Löhne, Miete, Verwaltung, Steuern, Rohstoffe etc.) und die produktive Arbeitszeit berücksichtigt
- Auf den Stundensatz müssen weitere Faktoren wie Umsatzsteuer, Gewinnaufschlag und Ausfallrisiken aufgeschlagen werden, um wirtschaftlich tragfähig zu bleiben
- Zusätzlich sollten Material-, Geräte-, Transport- und Verwaltungskosten einbezogen werden und für Kund:innen transparent wirken
- Typische Irrtümer: Viele Betriebe setzen Preise zu niedrig an, aus Angst Kund:innen zu verlieren, dabei ist nicht allein der Preis ausschlaggebend – oft zählen emotionale Faktoren oder Alleinstellungsmerkmale stärker
- Eine konsequent geführte Kalkulation ermöglicht es zudem, schnell zu erkennen, welche Leistungen Gewinne oder Verluste bringen, und unternehmerische Entscheidungen gezielt anzupassen
Im Grunde weiß jeder, dass für den geschäftlichen Erfolg eine gute Kalkulation unabdingbar ist. So manchem Betrieb fällt es jedoch nicht leicht, für seine Leistungen den richtigen Preis zu ermitteln. Zum einen wollen sie potentielle Kundinnen und Kunden nicht durch zu hohe Preise verschrecken. Zum anderen fürchten sie, bei zu niedrig angesetzten Preisen nicht kostendeckend arbeiten zu können. Doch bei der Suche nach dem richtigen Preis sollte man sich nicht auf sein Gefühl verlassen, sondern auf eine gute Kalkulation – sagen Expert:innen.
Inhaltsverzeichnis
Warum ist die Angebotskalkulation wichtig?
Das hat natürlich seinen Grund. Schließlich wollen Sie – das unterstellen wir einfach mal – Ihre Produkte und Dienstleistungen vor allem deshalb anbieten, um ihren Betrieb wirtschaftlich nachhaltig aufzubauen und darüber hinaus noch einen Gewinn zu erwirtschaften. Wenn dies über einen längeren Zeitraum nicht funktioniert, kann der Betrieb auf Dauer nicht überleben. Doch damit es nicht so weit kommt, sollten sie alle finanziellen Aspekte auf eine solide Basis stellen. Dies kann nur dann gelingen, wenn der Umsatz die Kosten langfristig übersteigt – also dann, wenn die Preise für die Produkte und Dienstleistungen gut kalkuliert wurden und es insgesamt im Unternehmen eine transparente Kostenstruktur gibt. Nur wenn Sie einen Überblick darüber haben, welche Kosten Sie für den laufenden Betrieb tragen müssen, können Sie den jeweiligen Angebotspreis so kalkulieren, dass er sowohl kostendeckend als auch gewinnbringend ist. Diese Informationen sind auch dann wichtig, wenn unternehmerische Entscheidungen anstehen. Nur, wer die entscheidenden Parameter kennt, kann souverän die Weichen stellen.
Auch um im Nachhinein Rückschlüsse ziehen zu können, ist eine Angebotskalkulation sehr nützlich. Dadurch durchschaut man schnell, mit welchen Leistungen oder Produkten man Gewinn erwirtschaftet, und mit welchen sogar Verluste einhergehen.
Wie werden die Preise kalkuliert?
Im Grunde ist es jedem Unternehmen selbst überlassen, für welchen Preis es die eigenen Produkte und Dienstleistungen verkaufen möchte. Doch leider gilt das auch umgekehrt. Verbraucher:innen müssen Ihnen ihre Produkte nicht abkaufen. Damit sie es dennoch tun, muss neben der Produktqualität und dem Service auch der Angebotspreis überzeugen. Wenn Sie diesen zu hoch ansetzen – also höher als vergleichbare Angebote – ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie darauf sitzen bleiben. Besser also, Sie machen sich vorab genügend Gedanken zur Preisgestaltung.
Beim Vorgehen an sich ist für jedes Unternehmen, egal ob Handwerksbetrieb oder Großkonzern, der erste Schritt, den sogenannten Stundensatz zu ermitteln. Das ist der Preis, den Sie für eine Arbeitsstunde verlangen. Hierbei sollten die Einnahmen die Eigenkosten mindestens decken, besser aber übersteigen.
Wie wird der Stundensatz im Handwerk kalkuliert?
Wenn Sie wissen, welche Kosten es in Ihrem Betrieb gibt, können Sie den Stundensatz ohne viel Aufwand in drei Schritten berechnen.
Schritt 1: Ermitteln Sie, welche Ausgaben es gibt
Schauen Sie sich einmal die Kosten an, die Ihr Unternehmen über das ganze Jahr trägt. Im Regelfall liegt über diese Gesamtkosten schon eine Übersicht vor. Zu den Gesamtkosten zählen in der Regel:
- Die Gehälter aller Mitarbeiter:innen zuzüglich aller Sozialabgaben und Personalnebenkosten
- Mietkosten, wenn das Gebäude nicht zum Firmeneigentum gehört.
- Verwaltungs- und Bürokosten
- Eventuell Einkauf von Rohstoffen
- Versicherungen
- Abschreibungen, beispielsweise für Fahrzeuge
- Kosten für Werbemaßnahmen
- Betriebliche Steuern
Sollte über die Gesamtkosten noch keine Übersicht vorliegen, dann ist nun der richtige Zeitpunkt, eine anzufertigen. Dafür bietet sich beispielsweise das Programm Excel an.
Schritt 2: Berechnen Sie die verfügbare jährliche Arbeitszeit
Damit ist die Zeit gemeint, die Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen für einen Kund:innen arbeiten können. Sie wird auch als produktive Arbeitszeit bezeichnet. Dazu müssen Sie die Anzahl der Arbeitstage des jeweiligen Kalendertages recherchieren, am einfachsten geht das durch eine einfache Internetsuche. Achten Sie aber darauf, Ihr jeweiliges Bundesland anzugeben, denn die Zahl der Feiertage variiert von Land zu Land.
Davon ziehen Sie die Urlaubstage und eventuell auch Fortbildungstage ab. Diese Summe multiplizieren Sie bei einer Vollzeitkraft mit acht beziehungsweise bei einer Halbtagskraft mit vier. Bedenken Sie aber, dass Sie diese Arbeitszeit nicht vollständig für die Durchführung von Kundenaufträgen verplanen können. Schließlich müssen auch interne Arbeiten erledigt werden, wie etwa das Schreiben von Angeboten oder die Bearbeitung von Reklamationen. Diese unproduktive Zeit können Sie entweder schätzen oder aber ermitteln, indem Sie diese Stunden notieren. So haben Sie für das nächste Geschäftsjahr genauere Angaben. Zur besseren Übersichtlichkeit haben wir Ihnen die einzelnen Punkte aufgelistet:
Jährliche Arbeitstage | |
- Urlaubstage (30 Tage) | |
- Sonstige Fehltage (Fortbildung, Krankheit) | |
= Mögliche Arbeitstage | |
x tägliche Arbeitszeit (8 oder 4 Stunden) | |
= Jährliche Arbeitszeit pro Mitarbeiter:in in Stunden | |
- Arbeitsstunden für interne Arbeiten | |
= produktive Arbeitsstunden |
Schritt 3: Dividieren Sie richtig
Nun haben Sie die Gesamtkosten und die produktiven Arbeitsstunden berechnet und somit die Basis für die Berechnung des Stundensatzes geschaffen. Nun müssen Sie lediglich Ihre Gesamtkosten durch die Anzahl der produktiven Arbeitsstunden dividieren und erhalten einen Stundensatz, den Sie mindestens ansetzen sollten – der aber in der Regel nicht ausreichen wird, um Ihren Betrieb am Laufen zu halten. Auch ein Gewinn sitzt damit nicht drin. Woran das liegt? Diese Zahl berücksichtigt nicht, dass Mitarbeiter:innen auch mal krank werden. Auch andere Ausfälle, wie etwa zahlungsunwillige Kund:innen kommen vor. Veranschlagen Sie lediglich die errechnete Zahl, führen diese Ausfälle dazu, dass Sie Minus machen. Außerdem sollten Sie die Umsatzsteuer und die Mehrwertsteuer auf dem Schirm haben. Sie sollten daher zum Stundensatz die folgenden Dinge zusätzlich addieren:
- Umsatzsteuer
- Mehrwertsteuer
- Ausgleich für ungeplante Ausfälle
- Gewinnzuschlag
Angebot statt reinem Stundensatz
Ein tragfähiger Stundensatz liefert Ihnen die Basis dafür, sich am Markt erfolgreich behaupten zu können. In vielen Fällen lohnt es sich aber, zusätzlich zum Stundensatz auch noch einen Angebotspreis zu berechnen. Dieser nimmt den Stundensatz und berücksichtigt zusätzlich noch die Materialkosten, die durch den Auftrag entstehen. Kund:innen erhalten dadurch einen besseren Überblick darüber, welche Kosten tatsächlich auf sie zukommen und greifen daher gerne auf Angebote zurück. Von Vorteil ist auch, dass bei Angeboten die Kund:innen den Stundensatz Ihrer Mitarbeiter:innen nicht kennen und ihn so auch nicht mit ihrem eigenen Stundensatz vergleichen können. Solch ein Vergleich kann nämlich manchmal zu Verärgerung führen.
Grundlagen der Angebotskalkulation
Ein Angebot zu kalkulieren ist oft schwieriger als gedacht. Voraussetzung ist immer, dass das Unternehmen grundsätzlich über eine gut durchdachte Kostenkalkulation verfügt. Hierauf kann dann die Angebotskalkulation, die auch Vorkalkulation oder Zuschlagskalkulation genannt wird, aufbauen – zumindest, was die Kosten anbelangt. Daneben ist auch eine gute Kundenkommunikation wichtig. So sollten Sie in einem gemeinsamen Gespräch herausarbeiten, was genau Ihre Kundin oder ihr Kunde möchte. So können Sie darauf aufbauend ein passendes Angebot erstellen, das beide Seiten zufriedenstellt.
Sobald der Auftragsgegenstand klar definiert wurde, lässt sich das Angebot kalkulieren. Die Angebotskalkulation erstellen Sie für sich selbst, um alle Positionen aufzulisten und im Blick zu haben. An Ihre Kund:innen sollten Sie diese nicht weiterreichen, da es viele interne Informationen enthält. Neben Kostendaten enthält diese Kalkulation auch Kundeninformationen sowie Details zum Auftrag, darüber hinaus auch Zahlungsbedingungen. Die Angebotskalkulation, die bei Vertragsabschluss gilt, wird übrigens auch Auftragskalkulation genannt. Auf Basis dieser Kalkulation lässt sich dann das eigentliche Angebot erstellen, das Sie an den Kunden weiterreichen können.
Wie werden Angebotspreise berechnet?
Letztendlich ist der Angebotspreis nichts anderes als das Ergebnis, das mit Hilfe der Angebotskalkulation ermittelt wurde. Er berücksichtigt alle Kostenpunkte und enthält einen Gewinnaufschlag. In der Regel werden auch Preisnachlässe wie Rabatt und Skonto mitgerechnet. Der Angebotspreis ist letztendlich der Preis, der den Verbraucher:innen kommuniziert wird und zu dem die Waren und Dienstleistungen auf den Markt kommen.
Sehen Sie im Folgenden die wesentlichen Aspekten für die Ermittlung eines Angebotspreises im Überblick:
Angebotskalkulation | |
|---|---|
+ Materialkosten | |
+ eventuelle Geräte- und Gerüstkosten | |
+ Löhne | |
+ Transportkosten | |
+ Verwaltungskosten | |
= Selbstkosten | |
+ Gewinn | |
= Barverkaufspreis | |
+ Skonto | |
+ Provision | |
= Zielverkaufspreis | |
- Rabatt | |
= Angebotsverkaufspreis |
Irrtümer der Preiskalkulation
Viele Unternehmen glauben, dass der Preis für Kund:innen das wichtigste Kriterium überhaupt ist. Sie hoffen, dass Ihre Produkte im Warenkorb der Verbraucher:innen landen, wenn sie diese möglichst billig anbieten. Doch das erweist sich nicht selten als Trugschluss. Der Grund: Während eine Angebotskalkulation anhand von rationalen Kriterien erstellt wird, handeln viele Verbraucher:innen eher aus emotionalen Gründen. Oft wissen sie selbst nicht, warum sie sich für Produkt A entscheiden und Produkt B verschmähen. Der Grund: In der Regel steuert das Unterbewusstsein mit, wenn es um Entscheidungsprozesse geht – und dies ist nicht durch logisches Denken steuerbar.
Außerdem vergleichen Kund:innen nicht so ausgiebig die verschiedenen Angebote, wie Verkäufer:innen glauben. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Produkt komplex ist und sich nicht gut mit ähnlichen Produkten vergleichen lässt. Wenn dann das eigene Produkt über Eigenschaften verfügt, die andere nicht haben, sinkt die Vergleichbarkeit noch weiter. Manchmal lassen sich Kund:innen dann von einem Produkt begeistern, das teurer ist als ein Vergleichbares.
Fazit: Angebote richtig kalkulieren
Egal, ob es sich um Produkte und Dienstleistungen handelt: Für die Kalkulation der Angebotspreise sollten sich Unternehmen genügend Zeit nehmen und wirklich alle relevanten Parameter bedenken. So bringt es nichts, etwas günstig auf den Markt zu werfen, wenn dann der Gewinn ausbleibt oder nicht einmal die Eigenkosten wieder hereinkommen.
Auch bei grundsätzlichen, unternehmerischen Entscheidungen kann es hilfreich sein, auf eine gut geführte Kalkulation zurückzugreifen. Dank dieser bemerkt man es nämlich schnell, wenn ein Produkt nur wenig Gewinn abwirft und kann entsprechend gegensteuern.
Grundsätzlich gilt, dass nicht immer nur der Angebotspreis entscheidet. Gerade wenn Ihr Produkt einen zusätzlichen Mehrwert bietet, sind manche Verbraucher:innen bereit, dafür tiefer in die Tasche zu greifen.
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