5 Tipps: Erfolgreich Angebote nachfassen

Wieso ist es so sinnvoll, ein Angebot nachzufassen? Dafür ist es wichtig, erstmal zu verstehen, welche Gründe eine potentielle Kundin beziehungsweise ein potentieller Kunde hat, sich nicht mehr zu melden.

Angebot nicht erhalten

Sehr selten, aber dennoch möglich: Die Kundin oder der Kunde hat das Angebot nicht erhalten. Es wäre fatal, ihre oder ihm nicht noch einmal zu schreiben. Ihr Angebot wird Erwartet und das Gegnüber ist eventuell genervt, nichts von Ihnen zuhören und rät seinen Bekannten davon ab, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Dabei wäre das Problem so leicht zu beheben: Schicken Sie das Angebot einfach noch einmal.

Wartet auf Ihre Initiative

Häufig haben Kund:innen zwar das Angebot erhalten, wartet aber dennoch explizit darauf, dass Sie sich melden. Sie wollen schließlich ihre potentielle Kundschaft davon überzeugen, dass Ihr Angebot besser ist als das der Konkurrenz, deswegen sind Sie im Zugzwang.

Unbeantwortete Fragen

Andere Kund:innen melden sich nicht, weil sie viele Fragen haben oder mit dem Angebot unzufrieden sind. Insbesondere bei Zweiterem ist es wichtig, dass Sie sich melden und die Kritikpunkte gemeinsam besprechen, bevor die Kundin oder der Kunde sich gegen Ihr Angebot entscheidet.

Kein Bedarf mehr

Eventuell besteht auch der Bedarf nicht mehr, sodass die Kundin oder der Kunde sein Interesse verloren hat. Hier gilt: Trotzdem dran bleiben, eventuell ändert sich die Situation irgendwann wieder. Da ist es wichtig, dass Sie einen positiven Eindruck hinterlassen. Wenn die Kundschaft andeutet, dass sie die Entscheidung nach hinten verschoben hat, fragen Sie höflich, ob Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt, eventuell in einem Monat oder auch erst in einem Jahr, noch einmal melden sollen.

Konkurrent erhält Vorzug

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, dass sich bereits für eine:n andere:n Anbieter:in entschieden wurde. Doch auch in diesem Fall kann es Ihnen viel bringen, noch einmal mit der Kundschaft zu sprechen und herauszufinden, was gegen ihr Angebot gesprochen hat. Wichtig ist, dass sie eine angenehme Stimmung hinterlassen: “Vielen Dank für das angenehme Gespräch, auch wenn wir uns persönlich nicht kennenlernen konnten. Weiterhin gute Geschäfte und auf Wiederhören!” Eventuell besteht irgendwann noch einmal Bedarf und die Kundin beziehungsweise der Kunde erinnert sich positiv an Sie zurück oder empfiehlt Sie einem anderen potenziellen Kund:innen.

Darauf sollten Sie achten

Insbesondere nach einer Messe sind Sie mit Sicherheit nicht die einzige Person, von der potentielle Kund:innen Post erhält. Ihr Ziel ist es also, dass sie sich durch die Nachfass-E-Mail an Sie erinnern. Weisen Sie also darauf hin, wie und wo Sie sich kennengelernt haben. Haben Sie sich etwa an einem Messestand getroffen, sollten Sie in der ersten Zeile darauf Bezug nehmen. Nennen Sie die Messe, den Tag und den ungefähren Inhalt ihres Gesprächs. Bevor Sie einer Kundin oder einem Kunden eine Mail schicken, sollten Sie sich ausführlich über sie oder ihn informieren. Mit einem personalisierten Angebot zeigen Sie, dass Sie die Interessen ihres Gegenübers wertschätzen. Das erhöht die Chance, dass er sich auf die Nachfass-E-Mail meldet. Um den Schreibprozess zu vereinfachen empfiehlt es sich, verschiedene Muster zu verfassen, die dann auf die jeweilige Person oder das Unternehmen angepasst werden müssen. Achten Sie allerdings darauf, dass die Mails nicht aus Floskeln bestehen - das wirkt, als wären sie aus irgendeiner Vorlage übernommen worden. Weichen Sie bewusst von den Standard-Formulierungen ab. Außerdem sollte Ihre Mail kurz und knackig sein. Und vermeiden Sie zu aufdringlich zu wirken: Anstatt das Nachfassen in den Vordergrund zu stellen, überzeugen Sie Ihre Kund:innen lieber mit konkreten Fakten.

Die richtigen Kunden auswählen

So wie Ihre potentielle Kundin oder Ihr potentieller Kunde wahrscheinlich eine Vielzahl an Mails erhält, haben sie vermutlich eine Vielzahl an erfolgversprechenden Neukund:innen auf einer Messe kennengelernt. Aber anstatt all diesen Kontakte einen E-Mail zu schicken, selektieren Sie vorab: Haben Sie bereits jemandem ein konkretes Angebot versprochen? Dann sollten Sie sich bei ihm als erstes melden! Übrigens, schicken Sie während der Veranstaltung bereits entsprechende Daten, Informationen und Kundenwünsche an den Innendienst, so erhalten die potentiellen Kund:innen die gewünschten Informationen viel schneller.

Wenn Sie keine Antwort erhalten haben

Hatten Sie bereits Mail-Kontakt zu der Kundin oder dem Kunden und sie oder er hat ein Angebot vorliegen, sie erhalten allerdings keine Antwort, haken Sie ruhig nochmal nach. Erinnern Sie ihn an das Angebot und hängen Sie es noch einmal an, um es Ihrem Gegenüber so leicht wie möglich zu machen.

Größere Angebote sollten Sie nach Möglichkeit telefonisch nachfassen. Die Hemmschwelle ein Angebot abzusagen, ist per E-Mail weitaus geringer als während eines Telefonats. Vor allem, wenn die Kundin oder der Kunde sich noch nicht wirklich mit dem Angebot auseinander gesetzt hat, haben Sie telefonisch bessere Chancen auf einen Vertragsabschluss. Per Telefon kann können Sie sich zudem noch als freundliche und kompetente Fachkraft präsentieren und anfallende Fragen direkt klären.

Selbstbewusst ins Gespräch gehen

Trotz der hohen Erfolgsquote zählt das telefonische Nachfassen nicht unbedingt zu den liebsten Aufgaben von Vertriebler:innen. Kein Wunder, eine Absage bekommt man direkt zu spüren. Häufig führt dies zur Unsicherheit, was auch im Gespräch ausgestrahlt wird - dabei wäre es hier viel wichtiger, kompetent und vertrauenswürdig rüber zu kommen. Hier greift die sogenannte “selbsterfüllende Prophezeiung”: Wer Angst davor hat, Ablehnung zu erfahren, erfährt sie öfters. Für das telefonische Nachfassen ist also eine überzeugende und positive Grundeinstellung notwendig. Und diese können Sie zurecht haben: Es ist völlig in Ordnung, dass sie das Angebot nachfassen. Sie haben Zeit und Mühe in die Angebotserstellung investiert, also dürfen Sie sich auch melden und nachfragen. Gehen sie also selbstbewusst und entspannt in das Gespräch und begreifen sie sich nicht als störende:r Bittsteller:in.

Telefonat ankündigen

Minimieren Sie die Sorge, Ihren Kund:innen auf die Nerven zu gehen, indem Sie das Telefonat idealerweise vorab ankündigen. Schreiben Sie bei der Angabe des Angebots oder bei einer zweiten Mail, dass sie sich zu einer bestimmten Zeit noch einmal telefonisch melden, um alles Weitere zu besprechen. Der Kunde kann sich so angemessen vorbereiten, da er weiß, bis wann er sich das Angebot angesehen und sich ernsthafte Gedanken gemacht haben sollte. Zudem fühlt er sich nicht überrumpelt, weil er mit Ihrem Anruf rechnet. Sind sie deswegen auch ruhig konkret, nennen Sie das Datum und ein ungefähres Zeitfenster, in dem sie sich melden. So weiß die Kundin oder der Kunde, in welchen Zeiten sie oder er andere Meetings vereinbaren kann, ohne Ihren Anruf zu verpassen. Wichtig: Rufen Sie in dem Zeitfenster auch tatsächlich an, Terminabsprachen sind nicht unflexibel oder abschreckend, sondern strahlen Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit aus. In der Regel treffen Kund:innen auch noch keine Kaufentscheidung, wenn sie damit rechnen, noch ein Gespräch mit Ihnen zu führen.

Telefonische Knigge

Beim Telefonat selber gilt: Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus, sondern führen Sie ruhig ein wenig Smalltalk am Anfang. Gerade dann, wenn man zum ersten Mal mit dem Gegenüber redet, ist eine kleine Kennenlernphase ideal und Sie haben die Chance, direkt einen sympathischen Eindruck zu hinterlassen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie um den heißen Brei herumreden sollen - ganz im Gegenteil! Kommen Sie im geschäftlichen Teil direkt zum Punkt. Stellen Sie dabei den Nutzen ihres Angebotes in den Vordergrund. Fragen Sie nicht nur, ob das Angebot den Wünschen entspricht, oder was sie ändern sollen. So betonen Sie ausschließlich die Aspekte, die der Kundin oder dem Kunden nicht gefallen haben. Fragen Sie beispielsweise “Was denken Sie über den von uns gewählten Support?”, wenn Sie der Meinung sind, dass dieser besonders gut ist. Oder fragen Sie, ob bereits Erfahrung mit den hochwertigen Materialien besteht, die Sie verwenden. Zudem sollten Sie im Gespräch immer die Oberhand behalten. Lassen Sie sich nicht abspeisen mit “Wir melden uns bei Bedarf.” Rufen Sie, wenn nötig, noch ein zweites oder drittes Mal an. Wenn der Bedarf entsteht, könnte die Konkurrenz sonst schneller sein.

Nach dem Telefonat

Am Ende des Gesprächs sollte Ihr:e Gesprächspartner:in keine offenen Fragen mehr haben. Wenn Kund:innen im Gespräch nicht zusagen und Sie Unsicherheiten spüren, haken Sie nach, indem Sie offene Fragen stellen: “Wie denken Sie über das Angebot?” oder “Welche Informationen benötigen Sie noch, um eine fundierte Entscheidung zu treffen?”. Wichtig ist, dass Sie keine Fragen stellen, auf die man nur mit Ja oder Nein antworten kann. Ihr Ziel ist es, ein Gespräch in Gang zu bringen. Versuchen Sie ihren Kund:innen zu zeigen, dass Sie sie unterstützen - das kann auch bedeuten, dass Sie Ihr Angebot noch einmal anpassen.
Äußert die Kundin oder der Kunde Einwände, müssen Sie in der Lage sein, diese fundiert zu entkräften. Lassen Sie sich von Einwänden nicht entmutigen. Das bedeutet, dass sich ihre Gegenüber mit ihrem Angebot auseinandergesetzt hat und sie die Chance bekommen, wichtiges zu erklären. Wichtig ist allerdings, dass Sie sich dabei nicht zu Versprechungen hinreißen lassen, die sie nicht erfüllen können. Wenn Sie die versprochenen Konditionen nicht einhalten können, provozieren sie negative Mundpropaganda.

Bei der Frage, wann der richtige Zeitpunkt zum Nachfassen ist, scheiden sich die Geister. Die Empfehlungen reichen hier von einem bis zu 14 Tage - die eine Antwort gibt es also nicht. Grundsätzlich kann man aber sagen: Je teurer und komplexer ihr Angebot ist, desto mehr Bedenkzeit sollten sie ihren Kund:innen lassen. Deswegen ist es auch wichtig, dass man den Termin zum Nachfassen abspricht. Erfahren Sie während des Verkaufsgespräches schon, dass die Kundin oder der Kunde bis zu einem bestimmten Zeitpunkt die Entscheidung treffen möchte oder muss, sollten Sie einplanen, ungefähr zwei Tage vorher noch einmal mit ihr oder ihm zu sprechen. Als Faustregel gilt: Bei Postversand frühestens nach zwei Tagen, beim Mailversand frühestens nach zwei Stunden, grundsätzlich spätestens nach 14 Tagen und 1-2 Tage vor der Entscheidung.

Ein definitives “Nein” sollte nicht als Anlass genommen werden, die Flinte ins Korn zu werfen - auf keinen Fall generell und nicht einmal in Bezug auf diese spezifische Kundon beziehungsweise diesen spezifischen Kunden. Eventuell hat sie oder er aktuell keinen Bedarf. Wenn Sie ihm aber positiv in Erinnerung bleiben und sich später Bedarf einstellt, könnte sie oder er sich wieder bei ihnen melden. Wenn man die Absage persönlich nimmt, begibt man sich in eine Abwärtsspirale: Negative Einstellung, schlechtes Gespräch, Absage und so weiter. Stattdessen sollten Sie nachfragen, warum sich ihre Gegenüber gegen das Angebot entschieden hat. Erbitten Sie eine möglichst konkrete Auskunft, damit sie aus der Absage auch etwas lernen können und erfahren, wie genau sie im Vergleich zu ihrer Konkurrenz abschneiden.

Tipp 3: Erwischen Sie den richtigen Moment

Insbesondere wenn Sie das Telefonat ankündigen, sollten Sie darauf achten, dass Sie einen möglichst passenden Zeitpunkt vorschlagen. Wenn die potentiellen Kund:innen erst antworten müssen, dass sie zu dem Zeitpunkt nicht können und diverse Terminvorschläge verschickt werden müssen, steigt die Wahrscheinlichkeit des Misserfolgs. Dazu gehört zum einen, dass Sie sich überlegen, wie der Tagesablauf aussieht. Bieten Sie eventuell nicht an, direkt um acht oder halb neun anzurufen, wenn die betroffene Person noch nicht wirklich am Arbeitsplatz angekommen ist. Ebenso gilt zu prüfen, dass der Termin nicht in die Betriebsferien fällt.

Tipp 4: Lernen Sie aus Ihren Fehlern

Warum war das Nachfassen in diesem Fall nicht erfolgreich? Warum war es in diesem Fall wiederum erfolgreich? Stellen Sie sich regelmäßig diese Fragen und haken Sie auch bei Kund:innen nach, die sich gegen Sie entschieden haben. Sie können nur erfolgreicher werden, wenn Sie wissen, was Ihre Kund:innen erwarten und wieso sie sich für die Konkurrenz entschieden haben.

Tipp 5: Erschaffen Sie Wiedererknnungswert

Insbesondere wenn jemand viele Angebote einholt, kann es leicht passieren, dass Ihr Angebot in der Masse untergehen. Versuchen Sie also, irgendwie positiv aufzufallen. Entweder durch ein besonderes Angebot oder durch den besonders freundlichen Kontakt.