B2B-Vertrieb im Homeoffice
Die Arbeit aus dem Homeoffice wird immer beliebter. Doch wer im B2B-Vetrieb tätig ist, muss einiges beachten – insbesondere im Kundenkontakt von zu Hause aus. Erfahren Sie, wie der Vertrieb im Homeoffice gelingt!
Arbeitnehmer:innen sparen sich die nervige Pendelei, haben einen gemütlichen Arbeitsplatz und können in der verlängerten Mittagspause die Kinder aus der Schule abholen. Arbeitgeber:innen können die Anzahl der Arbeitsplätze im Büro reduzieren und profitieren von weniger Personalausfällen. Doch egal in welchem Bereich Sie tätig sind: Das Arbeiten im Homeoffice bringt einige Besonderheiten und Herausforderungen mit sich, die beachtet werden müssen - das gilt auch für Vertriebsaktitvitäten aus dem Homeoffice. Im Folgenden wird es darum gehen, wie das Homeoffice den B2B-Vertrieb verändert und was es dadurch zu beachten gilt.
Videotelefonate aus dem Homeoffice
Kernelement der Vertriebsarbeit ist das Kundengespräch - sei es persönlich oder telefonisch. Doch das persönliche Gespräch wird mehr und mehr durch Videotelefonate ersetzt. Aber können diese überhaupt ein adäquater Ersatz für den Face-to-Face-Kontakt sein?
Vorteile der Videotelefonie:
Persönliche Kommunikation trotz räumlicher Distanz
Ein klassisches Verkaufsgespräch ist mit viel Aufwand und entsprechenden Kosten verbunden: Die Termine müssen langfristig koordiniert werden, da sie gegebenenfalls mit weiten Anfahrten verbunden sind und man ist nicht davor geschützt, dass kurzfristig abgesagt wird.
In verschiedenen Phasen des Vertriebszyklus ist daher ein telefonischer Kontakt überlegen, denn so kann ein:e Vertriebsmitarbeiter:in im Innendienst viele Gespräche in kurzer Zeit führen - die Wege entfallen und wenn ein geplantes Gespräch ausfällt, kann die Zeit ohne Schmerz anders genutzt werden. Doch ein Telefongespräch ist sehr unpersönlich, weshalb Videotelefonate immer beliebter werden. Indem Vertriebsmitarbeiter:innen und Kund:innen sich sehen können, entstehen zusätzliche Ebenen der Interaktion. Mimik und Gestik können wahrgenommen, gedeutet und genutzt werden und der Sympathieaufbau ist deutlich realistischer.
Einfache Produktdemonstration
Zudem kann bei Videotelefonaten auch der Bildschirm geteilt werden. So können dem oder der Gesprächspartner:in Produktbilder gezeigt werden, oder auch Grafiken, Charts und Animationen, die den Informationsgehalt erhöhen oder die Gesprächsführung erleichtern. Egal, wo der oder die Vertriebsmitarbeiter:in sitzt: Durch Videotelefonie können die Produkteigenschaften leicht und sinnvoll präsentiert werden. Es können also auch Aufgaben aus dem Außendienst ins Homeoffice verlegt werden.
Risiken und Herausforderungen:
Unterschiedliche Software
Die Herausforderungen, mit denen Vertriebsmitarbeiter:innen in diesem Zusammenhang konfrontiert werden, sind in der Regel technischer Natur. Es gibt zahlreiche Hersteller:innen, die Software-Lösungen anbieten, welche jedoch meist nicht kompatibel sind. Dieser Herausforderung kann man aber einfach durch eine vorherige Absprache begegnen. Indem man dem oder der Gesprächspartner:in die erforderlichen Zugangsdaten sendet, kann diese:r dem Meeting einfach beitreten.
Qualität der Internetverbindung
Für ein angenehmes Videotelefonat muss auf beiden Seiten eine stabile und ausreichend schnelle Internetverbindung bestehen. Und auch, wenn diese Voraussetzung erfüllt zu sein scheint, sind Störungen und Abbrüche nie ganz auszuschließen.
Sich seriös präsentieren
Videotelefonate kann man von überall aus machen, also auch aus dem Homeoffice. In erster Linie ist das natürlich ein Vorteil, doch nun gilt es auch hier für eine stabile Verbindung zu sorgen und auch Störfaktoren wie schreiende Kinder oder bohrende Nachbar:innen erschweren es, dass das Unternehmen serös präsentiert wird. Zudem müssen Vertriebsmitarbeiter:innen auch in ihren privaten Räumen professionell auftreten, durch angemessene Kleidung und einen ordentlichen, am besten unternehmensweit einheitlichen digitalen Hintergrund.
Klassische Telefonie oder Videotelefonat?
Um die Probleme der Videotelefonie zu umgehen, kann man auch auf das klassische Telefonat zurückgreifen. Man benötigt keine technischen Vorbereitungen und Absprachen, die Störanfälligkeit ist deutlich geringer und man muss weniger beachten, um professionell zu wirken. Aber zugleich gehen auch die Vorteile des Videotelefonats verloren. Der Austausch wird wieder unpersönlicher und die Produktpräsentation eintöniger. Welcher Kommunikationsweg ist aus dem Homeoffice also besser geeignet?
Als Faustregel kann man sich merken: Der Einsatz der Videotelefonie bietet sich je mehr an, je weiter man im Sales-Prozess fortgeschritten ist. Das Werkzeug der Kaltakquise oder der kurzen Gespräche ist das Telefon. Hat bereits persönlicher Kontakt bestanden und möchte man in einem ausführlicheren Gespräch viele Detailfragen klären, empfiehlt sich ein Videotelefonat. Sie eignen sich auch besonders, wenn sie einen Besuch vor Ort ersetzen sollen, da dieser aus logistischen Gründen nicht zustande kommt.
Die Videotelefonie ist weder eine Alternative zu klassischen Telesales noch zum Vertriebsaußendienst, sondern eine sinnvolle Ergänzung.
Die wichtigsten Vorteile sowie Herausforderungen auf einen Blick
Vorteile der Videotelefonie | Risiken und Herausforderungen |
|---|---|
Viel weniger Aufwand als persönliche Gesprächstermine | Die Software muss vorhanden sein |
Persönlicher als ein Telefonat | Ausreichende Internetqualität |
Einfache Produktdemonstration | Auftreten und Umgebung müssen seriös wirken |
Herausforderungen für den B2B-Vertrieb im Homeoffice
Doch die Arbeit aus dem Homeoffice besteht natürlich nicht nur aus Videotelefonaten, sondern ist genau so umfangreich, wie im Büro oder im Vertriebsaußendienst. Entsprechend gibt es noch weitere Aufgaben, die sich an die Besonderheiten der Heimarbeit anpassen müssen.
Alle Unterlagen müssen digital vorliegen
Damit alle wichtigen Dokumente und Unterlagen problemlos an die Geschäftpartner:innen versendet und auch von den Vertriebler:innen überall und in Echtzeit angesehen werden können, müssen diese digitalisiert und in einer Cloud gespeichert sein.
Den Kontakt zu Interessenten, Kund:innen und Wettbewerber:innen nicht verlieren – Online-Messen und Veranstaltungen
Die Pandemie hat gezeigt, wie komfortabel es sein kann, Veranstaltungen digital zu organisieren. Nur weil Messen und Co nun wieder analog möglich sind, sollten Sie die digitalen Angebote nicht vergessen. Für viele ist es attraktiver, sich nachmittags eben eine halbe Stunde an den PC zu setzen und dort eine Produktpräsentation anzusehen, als durch halb Deutschland zu fahren. Nehmen Sie also aktiv an solchen Veranstaltungen teil, entweder selbst, als Aussteller:in beziehungsweise Redner:in oder als Besucher:in – auf beide Weisen lassen sich gut neue Kontakte und potentielle Kund:innen kennenlernen, insbesondere im B2B. Denn anders als im B2C-Bereich werden Kaufentscheidungen im B2B so weit wie möglich rationalisiert. Das bedeutet, bevor eine Kaufentscheidung getroffen wird, die potentiell mit sehr hohen Geldsummen verbunden ist, werden möglichst viele Informationen recherchiert, um die Alternativen miteinander zu vergleichen. Zudem wird ihr Angebot nicht nur anhand des Produktes oder der Dienstleistung bewertet, sondern anhand des Gesamtangebots. Wie ist ihr Knowhow? Welche Kontakte haben Sie? Wie sieht ihr weiterführender Service aus? Damit diese Informationen mit möglichst wenig Aufwand aller Beteiligten eine große Menge potentieller Kund:innen und Geschäftspartner:innen erreicht, bieten sich Messen und Veranstaltungen an.
Welche Software ist für B2B-Vertrieb im Homeoffice nötig?
Um effektiv arbeiten und sowohl mit (potentiellen) Kund:innen als auch mit den Kolleg:innen kommunizieren zu können, ist es wichtig, eine Grundausstattung an geeigneter Software zur Verfügung zu stellen. In der Regel werden diese Anwendungen auch schon für die Arbeit im Büro genutzt und müssen nur minimal modifiziert werden, um auch im Homeoffice einsetzbar zu sein. In unserem Artikel zu Sales Intelligence im Vertrieb erfahren Sie, welche Softwares und Porgramme im Vertrieb häufig eingesetzt werden, um Arbeitsweisen zu optimieren und somit auch eine Grundlage für das Homeoffice darstellen können.
Software zur Kommunikation innerhalb des Unternehmens
Eines der gängigen Argumente gegen Homeoffice ist die Annahme, dass schnelle und unkomplizierte Kommunikation nicht möglich sei. Und das stimmt zu Teilen. Der sogenannte Flurfunk entfällt. Kurze Gespräche über die Arbeit aber auch über Persönliches, die ein Gemeinschaftsgefühl ermöglichen, werden seltener. Die essenzielle Kommunikation lässt sich aber problemlos auch technisch realisieren. Es gibt Tools wie Microsoft Teams, TeamViewer oder Zoom Cloud Meeting, die Online-Meetings ermöglichen. Ob im Chat, im Telefonat oder Video-Telefonat – je nach Anliegen kann der passende Kommunikationsweg gewählt werden. Zudem ist es möglich, in vielen verschiedenen Gruppen zu sein und so in Konstellationen miteinander zu sprechen, die sich auf dem Flur nicht so leicht realisieren lassen.
Externe Kommunikation
Ein Telefonanruf ist in allen Phasen des Vertriebsprozesses eine einfache und beliebte Möglichkeit, den persönlichen Kontakt zum Kunden oder zur Kundin zu pflegen und auch für den Kundenservice ist das Telefon unverzichtbar. Jeder hat zu Hause ein Telefon stehen, doch es sollte für den Kunden oder die Kundin nicht ersichtlich sein, ob er mit einem Mitarbeiter beziehungsweise einer Mitarbeiterin im Büro oder im Homeoffice redet. Wenn ein:e Mitarbeiter:in einen Kunden oder eine Kundin kontaktiert, sollte diese:r ausschließlich den Firmenanschluss erkennen können. Ein Anruf von einem privaten Anschluss kommt nicht in Frage. Auch nicht, oder erstrecht nicht, mit unterdrückter Rufnummer. Gleiches gilt, wenn Kund:innen im Unternehmen anrufen, sei es durch Direktwahl oder Vermittlung: Was zählt ist die Festnetznummer des Unternehmens.
Office-Anwendungen
Sei es Textbearbeitung, E-Mail, Tabellenkalkulation oder Bildschirm-Präsentation: In kaum einem Beruf kommt man ohne den Einsatz von Office-Anwendungen weit. Dabei ist es kein Problem, Lizenzen für beispielsweise Microsoft Office oder LibreOffice auch für das Homeoffice zur Verfügung zu stellen.
CRM – Customer Relationship Management
Die Kundendatenbank ist die wichtigste Basis für die Vertriebsarbeit. Darin finden sich alle wichtigen Informationen zu Leads, Zielkund:innen, Bestandskund:innen sowie Subunternehmer:innen, Zulieferern und anderen Stakeholdern und Multiplikatoren. Ein uneingeschränkter Zugriff auf das CRM-System ist also wirtschaftlich überlebenswichtig und Änderungen müssen nach Möglichkeit in Echtzeit verfügbar sein. Mithilfe einer VPN-Verbindung auf einen Firmenserver können Mitarbeitende auch im Homeoffice auf interne Daten zugreifen. Darüber hinaus bieten sich aber auch Cloud-CRM-Systeme an, um die CRM-Systeme ohne großen Aufwand aus dem Homeoffice nutzen zu können.
Filehosting und Filesharing
Filehosting bezeichnet die Nutzung von Online-Speichern zur Ablage und mobilen Nutzung von Dateien über das Internet. Können mehrere Nutzer:innen unabhängig voneinander auf diese Daten zugreifen, spricht man von Filesharing. Mithilfe dieser Software können interne Dokumente für alle zugänglich gemacht werden. Anders als Mails kommen diese bei großen Dateien nicht so schnell an ihre Grenzen.
Arbeits- und Aufgabenmanagement
In großen Teams, vielleicht sogar über mehrere Abteilungen hinweg, ist es wichtig, Arbeitsabläufe zu strukturieren, zu planen und für alle Beteiligten zugänglich zu dokumentieren. Wenn zwischen diesen zusätzlich noch eine räumliche Distanz besteht, wird es umso wichtiger sein, das Projektmanagement mit geeigneter Software zu strukturieren. Bekannte Tools sind beispielsweise Asana oder Microsoft Projekt.
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Fazit: Mit einer Mischform das Beste aus beiden Welten erhalten
Das Homeoffice galt vor einigen Jahren noch als absolute Ausnahme. Doch mittlerweile wird die einstige Innovation immer mehr zum Alltag. Der Arbeitsplatz wird weniger als physisches Büro verstanden, sondern vielmehr als virtueller und psychischer Ort. Doch macht Homeoffice auch im Sales Sinn?
Um von den Vorteilen des Büros und des Homeoffice zu profitieren, empfehlen sich Mischformen. Die Arbeit im Sales erfordert nicht, dass immer alle Kolleg:innen an einem Ort sind. Jede:r Mitarbeiter:in erzielt eigene Abschlüsse mit eigenen Methoden. Für den erfolgreichen Verkauf kann zudem ein angenehmer und ruhiger Arbeitsplatz ausschlaggebend sein. Die zunehmende Einbindung von Sales Automation im Vertrieb, sorgt außerdem dafür, dass Routineaufgaben automatisiert werden können und eine Verlagerung ins Homeoffice somit erleichtert wird. Doch das Sales Teams ist idealerweise auch eine eingeschworene Gemeinschaft, denn die Mitarbeiter:innen verfolgen eine gemeinsame Mission. Dazu ist auch eine gewisse Identifikation mit dem Unternehmen wichtig. Um das zu erreichen, müssen sich die Mitarbeitenden auch von Zeit zu Zeit begegnen. Viele Unternehmen entscheiden sich deswegen für einen Mittelweg. Je nach Wegstrecke oder Teamstruktur werden zwei oder drei Tage pro Woche im Homeoffice gearbeitet, die anderen im Büro. Für die extra Portion Gemeinschaftsgefühl kann man auch einmal im Monat einen Team-Tag etablieren, an dem die ganze Abteilung im Büro ist und man gemeinsam zu Mittag isst.
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