Vom ibau Xplorer ins CRM: So arbeitet PROJECT FLOORS mit Projektdaten
Wie lassen sich relevante Bauprojekte möglichst effizient in den Vertriebsprozess integrieren? PROJECT FLOORS zeigt, wie der ibau Xplorer und die CRM-Anbindung im Arbeitsalltag zusammenspielen.
Seit 1999 ist PROJECT FLOORS mit hochwertigen Designbodenbelägen erfolgreich am Markt. Damit die Produkte bei passenden Bauvorhaben zum Einsatz kommen können, ist es für den Vertrieb entscheidend, zu wissen, wo neue Bauvorhaben entstehen und bei welchen sich eine gezielte Ansprache lohnt. Seit rund 15 Jahren arbeitet PROJECT FLOORS deshalb mit ibau zusammen.
Während die Zusammenarbeit mit der klassischen Projektrecherche im ibau Xplorer begann, werden die für PROJECT FLOORS relevanten Projektdaten heute über die CRM-Anbindung direkt in das eigene Salesforce-System übertragen. Die Anbindung wurde dabei auf die bestehenden Datenfelder und Vertriebsprozesse des Unternehmens abgestimmt. So können die Außendienstmitarbeitenden neue Leads direkt im gewohnten System sichten, priorisieren und weiterbearbeiten.
Die Erfahrungen von PROJECT FLOORS mit dem ibau Xplorer zeigen, wie aus Projektdaten konkrete Vertriebsleads werden: Der Außendienst kann relevante Auftragschancen im gewohnten System bewerten, priorisieren und weiterbearbeiten. Dadurch reduziert sich der Recherche- und Verwaltungsaufwand und es bleibt mehr Zeit für die persönliche Akquise.
Inhaltsverzeichnis
- Warum PROJECT FLOORS seit über 15 Jahren auf die Zusammenarbeit setzt
- Relevante Projekte statt Informationsflut
- Vom Xplorer in den bestehenden CRM-Prozess
- So funktioniert die Integration bei PROJECT FLOORS
- Mehr Zeit für die eigentliche Vertriebsarbeit
- Eine Partnerschaft, die mit den Anforderungen wächst
- Relevante Bauprojekte finden und Vertriebschancen früher erkennen
ibau x PROJECT FLOORS: Die Zusammenarbeit auf einen Blick
Kunde
PROJECT FLOORS GmbH
Branche
Bodenbelagsindustrie
Standort
Frechen
Ansprechpartner
Dominik Wichert, Verkaufsleiter Deutschland
Zusammenarbeit mit ibau
Seit über 15 Jahren
Eingesetzte Lösung
ibau Xplorer mit CRM-Integration
Im Fokus
Relevante Bauprojekte frühzeitig erkennen, Projektdaten gezielt filtern und direkt in den bestehenden Vertriebsprozess integrieren.
Das Ergebnis
Individuell gefilterte Projektdaten für unterschiedliche Regionen und Vertriebsgebiete
Neue Projektchancen direkt im bestehenden CRM-Workflow
Weniger Aufwand für Recherche, Filterung und Datenpflege
Aktuelle Projektinformationen und automatische Aktualisierung bestehender Leads
Mehr Zeit für die eigentliche Vertriebs- und Akquisearbeit
PROJECT FLOORS: Erfahrungen mit ibau
Warum PROJECT FLOORS seit über 15 Jahren auf die Zusammenarbeit setzt
Die Zusammenarbeit zwischen PROJECT FLOORS und ibau reicht rund 15 Jahre zurück. Im Gespräch blickt Dominik Wichert auf die Anfänge der Partnerschaft zurück.
Wie kam die Zusammenarbeit zwischen PROJECT FLOORS und ibau zustande?
„Wir haben uns verschiedene Marktblätter angeschaut [...] und sind im Endeffekt zum Schluss gekommen, dass die Daten, die Zusammenarbeit, die Einfachheit bei ibau definitiv am besten ist.“
Die Erfahrungen von PROJECT FLOORS mit ibau haben sich über die Jahre gemeinsam mit den Anforderungen des Vertriebs weiterentwickelt. Heute geht es längst nicht mehr nur darum, Bauvorhaben zu finden. Entscheidend ist, aus der Vielzahl verfügbarer Informationen genau die Projekte herauszufiltern, die zum jeweiligen Vertriebsgebiet und zu den aktuellen Schwerpunkten passen.
Relevante Projekte statt Informationsflut
Der ibau Xplorer bündelt mehr als eine Million Auftragsinformationen und Bauprojekte. Über verschiedene Filtermöglichkeiten lassen sich die Ergebnisse gezielt eingrenzen, zum Beispiel nach Branche, Region, Suchbegriff oder Produktbezeichnung. So können aus der großen Datenmenge genau die Projekte herausgefiltert werden, die für den jeweiligen Vertrieb relevant sind.
Bei PROJECT FLOORS unterscheiden sich Anforderungen und Potenziale je nach Region und Vertriebsgebiet. Deshalb werden die Filter nicht einmalig festgelegt, sondern regelmäßig überprüft
und an aktuelle Schwerpunkte angepasst.
Wie filtern Sie denn genau die richtigen Leads aus der Vielzahl der ibau-Projektinformationen heraus, um dort eine erfolgreiche Akquise draus zu gestalten?
„Also, das Filtern ist natürlich ein stetiger Prozess. Das heißt, wir stellen die Filter auch öfter mal um. Das heißt, wir schauen uns einzelne Gebiete an: Wo sind die Schwerpunkte? Wo haben wir Nachholbedarf? Und passen unsere Filter eigentlich monatlich den Gegebenheiten an.“
Statt mit starren Suchprofilen zu arbeiten, lassen sich die Filter im ibau Xplorer flexibel an unterschiedliche Vertriebsgebiete, regionale Schwerpunkte und aktuelle Anforderungen anpassen. So kann PROJECT FLOORS regelmäßig nachsteuern und festlegen, welche Projektinformationen für die jeweiligen Vertriebsbereiche relevant sind.
Doch die Identifikation eines passenden Projekts ist nur der Anfang. Entscheidend ist, wie schnell die Information anschließend beim Vertrieb ankommt.
Vom Xplorer in den bestehenden CRM-Prozess
Ein passendes Bauprojekt zu identifizieren, ist für PROJECT FLOORS nur der erste Schritt. Entscheidend ist, dass die Projektinformationen anschließend dort zur Verfügung stehen, wo der Vertrieb täglich arbeitet und sie unmittelbar weiterbearbeiten kann.
Dafür wurde die CRM-Anbindung gemeinsam mit PROJECT FLOORS auf das bestehende Salesforce-System und die internen Vertriebsprozesse abgestimmt. Über individuelle Suchprofile werden die für PROJECT FLOORS relevanten Projektdaten aus dem ibau Xplorer ausgewählt und über die Schnittstelle strukturiert im CRM bereitgestellt. Welche Informationen übertragen werden, in welchen Feldern sie erscheinen und wie sie innerhalb des CRM abgebildet werden, wurde dabei gemeinsam auf die bestehende Daten- und Prozesslogik von PROJECT FLOORS abgestimmt.
Warum war es PROJECT FLOORS wichtig, die Projektdaten in den bestehenden CRM-Prozess zu integrieren?
„Das ist eigentlich ein ganz profaner Grund. Es geht eigentlich um Schnelligkeit. Es geht darum, einen Außendienstmitarbeiter, der im Vertrieb die Projektdaten verarbeitet, natürlich nicht mit einer Administration irgendwo […] vollzuladen. […] Das ist für den Außendienst natürlich viel viel schneller, als wenn er selber filtern muss, selber laden muss und sich die Projekte anschauen muss.”
So kann der Außendienst schneller mit passenden Projektchancen arbeiten, ohne die Informationen zuvor selbst recherchieren, filtern und aufbereiten zu müssen.
So funktioniert die Integration bei PROJECT FLOORS
- 1. Anforderungen und Zielprozess klären
Zu Beginn betrachteten PROJECT FLOORS und ibau gemeinsam den gewünschten Vertriebsprozess. Dabei wurde festgelegt, wie die Projektdaten künftig im CRM genutzt werden sollen und welche Anforderungen die Integration erfüllen muss.
- 2. Daten passend zur CRM strukturiert bereitstellen
Im nächsten Schritt wurde definiert, welche Projekt- und Unternehmensdaten PROJECT FLOORS benötigt und in welchen Feldern der CRM-Umgebung sie erscheinen sollen. Auch die Bezeichnungen einzelner Datenfelder wurden an die im Unternehmen verwendete CRM-Sprache angepasst. Zusätzlich legten die Beteiligten fest, wie mit doppelten Datensätzen umgegangen wird und ob beziehungsweise, wie ein Abgleich mit bereits vorhandenen Unternehmensdaten erfolgt.
- 3. Sicherheitsanforderungen abstimmen
Anschließend wurde die Anbindung mit dem bestehenden Security-Konzept von PROJECT FLOORS abgestimmt, damit sich die Datenübertragung in die vorhandenen technischen Vorgaben einfügt.
- 4. Individuelle Suchprofile einrichten
Auf Basis der Vertriebsgebiete, regionalen Schwerpunkte und gewünschten Projektdaten wurden die entsprechenden Suchprofile eingerichtet. Dadurch erhält der Vertrieb genau die Projektinformationen, die für die jeweiligen Gebiete und Anforderungen relevant sind.
- 5. Projektchancen bearbeiten
Die Vertriebsmitarbeitenden können die bereitgestellten Projekte im CRM prüfen, priorisieren und entscheiden, welche Chancen weiterverfolgt werden sollen.
Mehr Zeit für die eigentliche Vertriebsarbeit
Wie sich dieser Zeitgewinn im Arbeitsalltag konkret bemerkbar macht, beschreibt Dominik Wichert direkt im Anschluss:
„Das spiegelt sich insofern wider, dass man sich das gesamte Filtern, Anpassen, Anschauen von Projekten komplett sparen kann. Dadurch, dass wir eben wirklich in unser CRM-System die Xplorer-Daten live einspielen lassen, ist es so, dass sie als Lead generiert werden und die Mitarbeiter bekommen quasi tagtäglich neue Leads, müssen nur kurz in Leads reinschauen: Jawohl, interessant oder uninteressant, hat ein bisschen Zeit, hat wenig Zeit. Und das ist dann schon eine große Zeitersparnis.“
Innerhalb ihrer gewohnten CRM-Umgebung können die Mitarbeitenden direkt prüfen, welche Projekte interessant sind, wie
hoch ihre Priorität ist und wie schnell darauf reagiert werden sollte. Relevante Projekte müssen dafür nicht jedes Mal eigenständig gesucht, gefiltert und durchgesehen werden. Der Außendienst kann sich also früher mit den entscheidenden Fragen beschäftigen: Ist das Projekt für uns relevant? Wie hoch ist die Priorität? Und was ist der nächste vertriebliche Schritt?
Gerade bei großen und stark umworbenen Bauprojekten spielt Geschwindigkeit eine entscheidende Rolle. Wer relevante Projekte frühzeitig erkennt und weniger Zeit für Recherche und Verwaltung aufwenden muss, kann schneller reagieren, die verantwortlichen Ansprechpartner kontaktieren und Termine vereinbaren.
Der Effizienzgewinn durch den ibau Xplorer zeigt sich bei PROJECT FLOORS auf zwei Ebenen: Zum einen werden neue Bauprojekte, die den hinterlegten Suchprofilen entsprechen, erstmals als Lead im CRM bereitgestellt und können dort vom Vertrieb priorisiert werden. Zum anderen werden Veränderungen an bereits bekannten Bauprojekten als Updates in den bestehenden Lead eingespielt. Das ist besonders relevant, weil sich Termine, Projektstände, Ansprechpartner oder andere Informationen im Verlauf eines Bauvorhabens verändern können. Für PROJECT FLOORS ist deshalb entscheidend, dass solche Aktualisierungen nicht jedes Mal als vermeintlich neue Projektchance im CRM erscheinen. Stattdessen werden die Veränderungen dem bereits
vorhandenen Lead zugeordnet.
Aktualisierte Leadinformationen durch Projekt-Updates
„Das ist für mich ein ganz, ganz wichtiger Punkt, dass eben Updates nicht als neue Projekte eingespielt werden, sondern die Updates quasi automatisch auf die Leads quasi upgedatet werden. […] Und so habe ich einfach nur Updates von einem Lead. Ich kann reinschauen, sehe, hat sich was verändert, eine Kleinigkeit, der Termin verändert oder wie auch immer. Das ist ein Riesenvorteil.“
Die Entwicklung eines Projekts bleibt dadurch innerhalb des bestehenden Leads nachvollziehbar. Die Mitarbeitenden können direkt erkennen, welche Informationen sich verändert haben und ob daraus ein neuer Handlungsbedarf entsteht. Bereits bekannte Projekte müssen nicht immer wieder als neue Datensätze geprüft und eingeordnet werden.
Eine Partnerschaft, die mit den Anforderungen wächst
Die Erfahrungen von PROJECT FLOORS mit ibau reichen mittlerweile über 15 Jahre zurück. In dieser Zeit hat sich auch die Art verändert, wie das Unternehmen Projektinformationen im Vertrieb nutzt. Aus der klassischen Recherche nach relevanten Bauvorhaben ist ein integrierter Prozess entstanden: Informationen werden gezielt gefiltert, in die bestehende CRM-Umgebung eingebunden, laufend aktualisiert und vom Vertrieb dort bearbeitet, wo auch die übrigen Vertriebsaktivitäten stattfinden.
Dabei geht es für PROJECT FLOORS nicht allein um Technik. Auch die Qualität der Daten und die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Teams spielen eine wichtige Rolle. Wie Dominik Wichert seine Erfahrungen mit ibau nach vielen Jahren Zusammenarbeit zusammenfasst?
Die Daten sind immer aktuell – das ist für uns das Entscheidende. Die Zusammenarbeit mit dem gesamten ibau Team macht einfach Spaß und ist für uns ein absoluter Mehrwert.
Relevante Bauprojekte finden und Vertriebschancen früher erkennen
Sie möchten eigene Erfahrungen mit ibau und dem ibau Xplorer sammeln und relevante Bauprojekte gezielt in Ihren bestehenden Vertriebsprozess integrieren?
Mit dem ibau Xplorer finden Sie öffentliche Ausschreibungen und gewerbliche Bauvorhaben passend zu Ihren individuellen Anforderungen. Durch gezielte Filter und Möglichkeiten zur CRM-Integration werden aus Projektinformationen konkrete Ansatzpunkte für Ihren Vertrieb.
