Der Begriff Fristverlängerung bedeutet im Zusammenhang mit Ausschreibungen die Ausweitung von gesetzten Fristen durch den Auftraggeber beziehungsweise die Auftraggeberin. Eine Verlängerung ist mit Ausnahme von wenigen Fällen im Ermessen der Vergabestellen bei Unklarheiten möglich. Reglungen zu Fristverlängerungen enthält die Vergabeverordnung (VgV).
Begründete Unklarheiten treten zum Beispiel dann auf, wenn der oder die öffentliche Auftraggeber:in wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt. Aber auch, wenn ein Unternehmen rechtzeitig zusätzliche Informationen bei dem oder der Auftraggeber:in angefragt hat und diese:r nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist auf die Anfrage reagiert hat, kann eine Abgabeverlängerung veranlasst werden.
Das Ziel einer Fristverlängerung ist demnach, dass alle Unternehmen Kenntnis von den Informationen beziehungsweise Änderungen nehmen können. Diese Regelungen gelten allerdings nicht, wenn die Information oder Änderung der Vergabeunterlagen für die Erstellung eines Angebots unerheblich ist oder die Information nicht rechtzeitig angefordert wurde.
Folgende Fristen bestehen im Zusammenhang mit Ausschreibungsverfahren und können bei Unklarheiten im Ermessen der Vergabestellen verlängert werden:
Bis zu einem bestimmten Termin können die Ausschreibungsunterlagen angefordert werden.
Bis zum Ende der Bewerbungsfrist muss der Teilnahmeantrag des Bewerbers beziehungsweise der Bewerberin inklusive aller geforderten Unterlagen eingereicht werden. Alle Teilnahmeanfragen nach diesem Termin werden als unzulässig erklärt.
In diesem Zeitraum müssen Bewerber:innen ihr Angebot erarbeiten und bei dem oder der Auftraggeber:in einreichen. Nur während dieser Frist sind Nachfragen und das Einreichen von Rügen wegen Vergaberechtsverstößen möglich. Nach Ablauf der Angebotsfrist können Bewerber:innen ihr Angebot nicht mehr ändern.
Nachdem Bewerber:innen ihr Angebot abgegeben haben, sind sie bis zum Ablauf der Bindefrist zwingend daran gebunden. Sie können ihr Angebot in der Zeit also nicht zurückziehen.
Gleichzeitig mit der Bindefrist beginnt und endet die Zuschlagsfrist. Bis zum Ende dieser Laufzeit muss sich die Vergabestelle entweder für eine:n Bieter:in entschieden haben oder die gesamte Ausschreibung aufheben.
In einem vorher ausreichend bemessen bestimmtem Zeitraum sollte der Auftrag ausgeführt werden.
Gemäß §20 der Vergabeverordnung müssen bereits beim Festlegen der Ausgangsfristen alle besonderen Umstände des Einzelfalls von dem oder der Auftraggeber:in berücksichtigt werden. Dies ist auch im Falle von Fristverlängerungen wichtig. Ausschlaggebend für die angemessene Dauer ist nach der VgV die Bedeutung der Information oder Änderung.